یک رژیم معافیت برای هزینههای کارکنان اعمال میشود.
این برگه اطلاعات، عملیات و گزارش هزینهها و مزایای کارکنان را بررسی میکند.
رژیم معافیت
ممکن است معافیتی برای گزارش هزینههای کارکنان در فرمهای P11D اعمال شود، مشروط بر اینکه شرایط لازم رعایت شود. طبق این معافیت، کسب و کار باید خود را متقاعد کند که کارمند حق دارد از تخفیف مالیاتی کامل برای هزینههای بازپرداخت شده بهرهمند شود.
معافیت
یک معافیت اعمال میشود که عملاً به این معنی است که کسبوکارها مجبور به پرداخت مالیات و NIC برای هزینههای پرداختی یا بازپرداختشده یا گزارش آنها در فرم P11D نخواهند بود. این معافیت، مسئولیت تعیین اینکه آیا هزینههای کارکنان برای اهداف مالیاتی به طور کامل قابل کسر است یا خیر را بر عهده کارفرمایان قرار میدهد.
انواع هزینهها
انواع اصلی هزینههایی که معافیت مالیاتی شامل آنها میشود عبارتند از:
- هزینههای سفر و اقامت
- هزینهها و حق اشتراکها
- هزینههای سرگرمی تجاری.
سایر هزینههای غیرمجاز همچنان در فرم P11D قابل گزارش و/یا مشمول PAYE (و احتمالاً NIC) هستند. کارمندان میتوانند در رابطه با هزینههای تجاری بازپرداخت نشده، درخواست تخفیف مالیاتی کنند.
این معافیت شامل هزینهها یا مزایای ارائه شده تحت یک توافقنامهی مربوط به از دست دادن حقوق نمیشود. این شامل هر توافقنامهای میشود که در آن کارمند از حق دریافت درآمد خود در ازای پرداخت هزینههای معاف از مالیات صرف نظر میکند یا جایی که سطح درآمد او به میزان پرداخت هرگونه هزینهای بستگی دارد.
شرایط رژیم
برای اینکه هزینه بازپرداخت شده به کارمند به عنوان یک پرداخت معاف در نظر گرفته شود، کارفرما باید خود را جای کارمند قرار دهد. سپس کارفرما از خود این سوال را میپرسد - آیا آن هزینه واجد شرایط تخفیف مالیاتی کامل برای کارمند بود (اگر مبلغ معاف نبود)؟
یک کارفرما باید موارد زیر را در نظر بگیرد:
- تعیین سیاست شرکتی در مورد اینکه کدام نوع هزینهها قابل جبران هستند و لزوم منطقی بودن این هزینهها
- الزام به تکمیل فرم درخواست هزینه استاندارد
- نیاز به ارائه رسید برای هرگونه ادعای هزینه
- بررسی ادعاهای هزینه
- الزام یک فرد ارشد برای تأیید ادعاها.
در مورد نرخهای مقیاس چطور؟
این قوانین اجازه میدهند مبالغی بر اساس نرخهای مقیاسی پرداخت یا بازپرداخت شوند، نه هزینههای واقعی کارمند در شرایط خاص. نرخهای مقیاسی عموماً برای هزینههای سفر و اقامت هستند و شامل مبالغ مجاز گرد شده برای شرایط خاص میباشند.
دو نوع کلیدی از نرخهای مقیاس برای استفاده توسط کارفرما در دسترس است:
- نرخهای «معیار» و
- نرخهای «سفارشی».
نرخهای معیار
نرخهای معیار، مجموعهای از حداکثر نرخهای بازپرداخت برای وعدههای غذایی هستند. این مبالغ رند میتوانند توسط کارفرمایان برای پرداخت یا بازپرداخت هزینههای کارمندان در صورت احراز شرایط لازم، مورد استفاده قرار گیرند.
این نرخها فقط در صورتی اعمال میشوند که کارمند در جریان «سفر کاری واجد شرایط» هزینههایی را به شرح زیر متحمل شود:
- یک کمک هزینه غذا در روز که برای یک مورد سفر واجد شرایط پرداخت میشود، و مبلغ آن از مبلغ زیر تجاوز نکند:
- ۵ پوند در صورتی که مدت سفر واجد شرایط در آن روز ۵ ساعت یا بیشتر باشد
- ۱۰ پوند در صورتی که مدت سفر واجد شرایط در آن روز ۱۰ ساعت یا بیشتر باشد، یا
- ۲۵ پوند در صورتی که مدت سفر واجد شرایط در آن روز ۱۵ ساعت یا بیشتر باشد و ساعت ۸ شب ادامه داشته باشد یا
- کمک هزینه غذا اضافی که بیش از 10 پوند در روز نباشد، در صورتی که کمک هزینه غذا الف) یا ب) پرداخت شود و سفر واجد شرایط که این کمک هزینه برای آن پرداخت میشود، ساعت 8 شب در حال انجام باشد.
نرخهای سفارشی
این نرخها، نرخهایی هستند که به صورت کتبی و مذاکرهای با HMRC توافق شدهاند. اگر کسب و کاری بخواهد نرخهای سفارشی برای وعدههای غذایی یا سایر هزینهها پرداخت کند، میتواند از HMRC درخواست کند.
اداره مالیات و گمرک بریتانیا (HMRC) فرم خاصی را منتشر کرده است: PAYE: معافیت از هزینهها و مزایای کارفرمایان
بررسی
هنگام پرداخت هزینه معیشت به کارمندان با استفاده از نرخهای معیار، نیازی به ارائه رسید نیست. این امر در مورد کمکهزینههای غذایی استاندارد پرداخت شده در رابطه با سفر واجد شرایط و اقامت در خارج از کشور و نرخهای معیار معیشت نیز صدق میکند. کارفرمایان همچنان باید اطمینان حاصل کنند که کارمندان سفر واجد شرایط را انجام میدهند.
قوانین سیستم چکینگ آسانتر شده و الزام کارفرمایان برای بررسی رسیدها هنگام پرداخت به کارمندان برای امرار معاش با استفاده از نرخهای معیار حذف شده است. این امر در مورد کمکهزینههای غذایی استاندارد پرداخت شده در رابطه با سفر واجد شرایط و اقامت در خارج از کشور و نرخهای معیار امرار معاش نیز صدق میکند. کارفرمایان همچنان باید اطمینان حاصل کنند که کارمندان سفر واجد شرایط را انجام میدهند.
نرخهای مقیاس اقامت و امرار معاش در خارج از کشور همانند نرخهای معیار در نظر گرفته میشوند. کارفرمایان فقط باید اطمینان حاصل کنند که کارمندان سفر واجد شرایط را انجام میدهند.
اداره مالیات و گمرک بریتانیا (HMRC) راهنماییهایی در مورد سیستمهای بررسی مورد انتظار کارفرمایان منتشر کرده است. ما میتوانیم در این زمینه یا درخواست نرخهای سفارشی به شما کمک کنیم، بنابراین لطفاً برای اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.
نرخ مسافت پیموده شده تجاری
هزینههای اصلی سفر و امرار معاش برای بسیاری از کارمندان، هزینههای استفاده از ماشین یا ون شخصی برای سفرهای کاری است. بسیاری از کارفرمایان و کارمندانشان از کمک هزینه مسافت پیموده شده قانونی که به عنوان «پرداختهای کمک هزینه مسافت پیموده شده مجاز» (AMAPs) شناخته میشود، استفاده میکنند. اینها مبالغی هستند که کارفرمایان میتوانند به کارمندانی که از وسیله نقلیه شخصی خود برای سفرهای کاری استفاده میکنند، پرداخت کنند. برای اتومبیلها و ونها، نرخ کمک هزینه ۴۵ پنی به ازای هر مایل تا ۱۰۰۰۰ مایل در سال مالیاتی و ۲۵ پنی به ازای هر مایل بالاتر از این مقدار است.
AMAP ها یک رژیم قانونی جداگانه هستند و در رژیم معافیت جدید قرار نمیگیرند.
برای خودروهایی که کارفرما در اختیار آنها قرار میدهد، میتوان از نرخهای مشاوره سوخت برای بازپرداخت هزینههای سوخت متحمل شده در سفرهای کاری استفاده کرد. این نرخهای مشاوره سوخت به صورت سهماهه در طول هر سال مالیاتی بهروزرسانی میشوند.
هزینههای سفر واجد شرایط
واجد شرایط بودن سفر، شرط لازم برای در نظر گرفتن هزینههای سفر و معیشت به عنوان هزینه معاف (و همچنین در استفاده از نرخهای مسافت پیموده شده تجاری برای اتومبیلها و ونها) است. سفر کاری سفری است که شامل یکی از موارد زیر باشد:
- از یک محل کار به محل کار دیگر یا
- از خانه به محل کار موقت یا برعکس.
با این حال، سفرهای بین خانه یک کارمند و محل کاری که او مرتباً در آن حضور دارد، سفرهای کاری نیستند. این سفرها «رفت و آمد معمولی» هستند و محل کار اغلب به عنوان یک محل کار دائمی شناخته میشود. این بدان معناست که هزینههای سفر باید توسط کارمند پرداخت شود.
اصطلاح «محل کار موقت» به این معنی است که کارمند برای مدت محدود یا هدفی موقت در آن مکان حضور دارد. با این حال، برخی از سفرهای بین محل کار موقت و خانه ممکن است واجد شرایط معافیت نباشند، اگر سفر انجام شده «به طور قابل توجهی مشابه» سفری باشد که به محل کار دائمی یا از آن انجام شده است. «به طور قابل توجهی مشابه» توسط HMRC به عنوان سفری تفسیر میشود که در بیشتر سفر از همان جادهها یا همان قطار یا اتوبوس استفاده میشود.
انواع سفرهایی که کارمندان انجام میدهند بسیار متنوع خواهد بود، بنابراین اطمینان از اینکه این یک سفر کاری است بسیار مهم است، به خصوص به این دلیل که اصطلاح «هزینههای سفر» شامل هزینههای واقعی سفر به همراه هرگونه هزینه معیشت و سایر هزینههای مرتبط با آن مانند عوارض یا هزینههای ترافیک میشود.
