هزینه سفر و اقامت مدیران و کارکنان

هزینه‌های سفر و معیشت که توسط کارمندان یا از طرف آنها متحمل می‌شود، مشکلات زیادی را ایجاد می‌کند.

در ادامه، موارد اصلی که باید در تصمیم‌گیری در مورد امکان برخورداری از تخفیف مالیاتی برای سفر و امرار معاش در نظر گرفته شوند، برجسته شده‌اند.

کارمندانی که محل کار دائمی دارند

بسیاری از کارمندان محل کاری دارند که مرتباً در آن حضور دارند و گهگاه از محل کار عادی خود به محل کار موقت خود سفر می‌کنند. اغلب یک کارمند مستقیماً از خانه به محل کار موقت خود و برعکس سفر می‌کند.

یک کارمند می‌تواند در سفرهای کاری خود، تخفیف مالیاتی کامل دریافت کند.

سفر کاری

سفر کاری سفری است که شامل یکی از موارد زیر باشد:

• از یک محل کار به محل کار دیگر یا
• از خانه به محل کار موقت یا
• از محل کار موقت به خانه.

سفرهای بین خانه یک کارمند و محل کاری که او مرتباً در آن حضور دارد، سفرهای کاری نیستند. این سفرها «رفت و آمد معمولی» هستند و هزینه‌های آنها باید توسط کارمند پرداخت شود. اصطلاح «محل کار دائمی» به مکانی گفته می‌شود که کارمند «به طور منظم» در آن حضور دارد. این اصطلاح برای تعیین یک سر سفر برای رفت و آمد معمولی استفاده می‌شود. خانه، سر دیگر سفر برای رفت و آمد معمولی است.

پرداخت‌های معیشتی

هزینه معیشت شامل هزینه‌های اقامت و غذا و نوشیدنی در مدت زمانی است که کارمند از محل کار دائمی خود دور است. هزینه‌های معیشت به طور خاص به عنوان محصول سفر کاری در نظر گرفته می‌شود و بنابراین به عنوان بخشی از هزینه آن سفر در نظر گرفته می‌شود.

ضد اجتناب

برخی از سفرهای بین محل کار موقت و خانه، در صورتی که سفر انجام شده «به طور قابل توجهی مشابه» سفر به یا از محل کار دائمی باشد، ممکن است واجد شرایط دریافت تخفیف نباشند.

«به طور قابل توجهی مشابه» توسط HMRC به عنوان سفری تفسیر می‌شود که در بیشتر طول سفر از همان جاده‌ها یا همان قطار یا اتوبوس استفاده می‌شود.

پست‌های موقت

در مواردی که کارمندی برای ماه‌ها از محل کار دائمی خود دور می‌شود، محل کار جدید همچنان به عنوان محل کار موقت در نظر گرفته می‌شود، اگر محل کار جدید یکی از موارد زیر را داشته باشد:

• انتظار می‌رود کمتر از ۲۴ ماه باشد، یا
• اگر قرار باشد بیش از ۲۴ ماه باشد، انتظار می‌رود کارمند کمتر از ۴۰٪ از زمان کاری خود را در محل کار جدید بگذراند.

کارمند همچنان باید محل کار دائمی خود را حفظ کند.

کارمندان مستقر در سایت

برخی از کارمندان محل کار ثابتی ندارند اما برای چندین روز، هفته یا ماه در مکان‌های مختلفی کار می‌کنند. نمونه‌هایی از کارمندان مستقر در محل شامل کارگران ساختمانی، بازرسان ایمنی، مشاوران کامپیوتر و امدادگران هستند.

هزینه سفر و اقامت یک کارمند مستقر در محل، در صورتی که مدت زمان سپری شده در محل کمتر از دو سال باشد و در واقع هم باشد، می‌تواند معاف از مالیات بازپرداخت شود.

مقررات ضد اجتناب وجود دارد تا اطمینان حاصل شود که در صورت اعطای تخفیف، استخدام واقعاً مبتنی بر محل کار است. به عنوان مثال، در صورتی که وظایف در آن محل کار برای تمام یا تقریباً تمام آن دوره استخدام انجام شود، ممکن است انتصابات موقت از تخفیف مستثنی شوند. این امر به ویژه با هدف جلوگیری از دستکاری محدودیت ۲۴ ماهه از طریق انتصابات موقت مکرر انجام می‌شود.

سایر کارمندانی که محل کار دائمی ندارند

قرارهای مسافرتی

برای برخی از کارمندان، سفر بخش جدایی‌ناپذیری از شغلشان است. به عنوان مثال، یک فروشنده سیار که پایگاهی برای کار یا جایی که مرتباً ملزم به گزارش‌دهی باشد، ندارد. هزینه‌های سفر و اقامت چنین کارمندی قابل کسر از مالیات است.

کارمندان خانگی

برخی از کارمندان گهگاه یا حتی به طور منظم در خانه کار می‌کنند. این لزوماً به این معنی نیست که خانه آنها را می‌توان به عنوان محل کار در نظر گرفت. باید یک الزام عینی وجود داشته باشد که کار در خانه و نه در جای دیگر انجام شود.

این ممکن است به این معنی باشد که مکان دیگری به عنوان محل کار دائمی تبدیل شود، مثلاً دفتری که کارمند «به طور منظم در آن حضور دارد». بنابراین هرگونه هزینه رفت و آمد بین خانه و دفتر، هزینه مجاز نخواهد بود. اما سفرهای بین خانه و محل‌های کار موقت مجاز خواهد بود.

اگر محل کار دائمی وجود نداشته باشد، با کارمند به عنوان کارمند مستقر در محل رفتار می‌شود. بنابراین تمام هزینه‌ها از جمله هزینه رفت و آمد گاه به گاه به دفتر کارفرما مجاز خواهد بود.

خانه همچنان می‌تواند طبق معیار عینی فوق به عنوان محل کار در نظر گرفته شود. در این صورت، رفت و آمد بین خانه و هر محل کار دیگری در رابطه با همان شغل مجاز خواهد بود.

اطلاعات تماس

ایمیل: info@facadecreations.co.uk

تی: +44 (0) 116 289 3343