کلاهبرداریها و ورشکستگیهای بزرگ شرکتها هر از گاهی تیتر اول رسانهها میشدند و بسیاری از این کلاهبرداریها بسیار پرسروصدا و مبالغ مربوط به آنها بسیار چشمگیر بود.
با فشارهای فعلی که هنوز از اقتصاد کند، چالشهای مرتبط با مشکلات تمدید تأمین مالی، چالش دستیابی به اهداف، حتی پرداخت ساده صورتحسابهای تأمینکنندگان با آن مواجه هستیم، به راحتی میتوان دید که خطر کلاهبرداری برای کسبوکارها در هر اندازهای به طور قابل توجهی افزایش یافته است.
مسائل مرتبط با کلاهبرداریهای تبلیغاتی ممکن است از کسب و کار شما دور به نظر برسد، اما حقیقت ساده این است که کلاهبرداری میتواند بر کسب و کارها در هر اندازهای تأثیر بگذارد. چه یک تیم کوچک داشته باشید و چه نیروی کار قابل توجهی، این برگه اطلاعاتی بررسی میکند که چگونه میتوانید آگاهی خود را از عواملی که نشان دهنده کلاهبرداری هستند افزایش دهید. همچنین راهکارهای دفاعی را که میتوانید برای به حداقل رساندن ریسک در کسب و کار خود به کار بگیرید، بیان میکند.
اینجا نمیتوانست اتفاق بیفتد
به راحتی میتوان فکر کرد که کلاهبرداری چیزی است که «نمیتواند یا قرار نیست اینجا اتفاق بیفتد». با این حال، در حالی که کسبوکارهای بزرگ منابع لازم برای پیادهسازی سیستمهای کنترل داخلی مؤثر برای جلوگیری از کلاهبرداری را دارند، کسبوکارهای کوچکتر و متوسط اغلب باید به تیم کوچکی از افرادی که به آنها اعتماد دارند، تکیه کنند. بدون شک میتوانید به تعداد انگشتشماری از کارمندان کلیدی فکر کنید که نمیتوانید بدون آنها زندگی کنید! در بسیاری از موارد، کارفرمایان گفتهاند: «او (کلاهبردار) مورد اعتمادترین کارمند من بود».
یکی از مشکلات اساسی که کسب و کارهای کوچک با آن مواجه هستند، فقدان گزینههای تفکیک وظایف است. افراد باید چندین نقش را انجام دهند و این میتواند منجر به افزایش فرصت و دامنه ارتکاب کلاهبرداری شود و برای برخی، این وسوسه میتواند بسیار زیاد باشد.
حوزههایی که امکان وقوع کلاهبرداری وجود دارد
اگرچه ماهیت دقیق هرگونه کلاهبرداری به ماهیت کسبوکار و فرصتهای فراهمشده برای یک کلاهبردار بالقوه بستگی دارد، اما تعدادی حوزه مشترک وجود دارد که کلاهبرداری میتواند در آنها رخ دهد.
سوءاستفاده کارمندان از موقعیت شغلیشان
بیشتر کلاهبرداریها بر حساب سود و زیان تأثیر میگذارند، جایی که یا هزینهها بیش از حد یا درآمد کمتر از حد واقعی نشان داده میشوند. کلاهبرداریها در اینجا میتوانند از چند پوند هزینهی دستکاریشده، که در آن هیچکس اسناد پشتیبان را بررسی نمیکند یا بررسی نمیکند که آیا ادعای مطرحشده منطقی است یا خیر، تا کلاهبرداریهای مهمتر متغیر باشند. این موارد میتواند شامل ایجاد تأمینکنندگان جعلی و تولید فاکتورهای جعلی یا کارمندی باشد که خریدها را با تبانی با یک تأمینکننده تأیید میکند.
همچنین ممکن است از موقعیتهای شغلی در مواردی که یک کسب و کار درخواست مناقصه میکند، سوءاستفاده شود. در اینجا خطر «رشوه» وجود دارد که در آن افراد درگیر در فرآیند مناقصه، رشوه یا شیرینکاریهایی را از تأمینکنندگان بالقوه دریافت میکنند. این امر میتواند منجر به امضای قراردادهای ناکارآمد، مثلاً برای کالاهایی با کیفیت مشکوک، شود.
مبالغ مربوط به این نوع کلاهبرداریها ممکن است زیاد نباشد، بنابراین برای مدتی مورد توجه قرار نمیگیرند. با این حال، با گذشت زمان، مبالغ مربوطه میتواند قابل توجه شود. بسیاری از کلاهبرداران اعتماد به نفس پیدا میکنند و با «حریص» شدن آنها، ارقام مربوط به آنها افزایش مییابد. البته احتمال کشف کلاهبرداریهای بزرگ بیشتر است و حرص و طمع اغلب در شناسایی و دستگیری کلاهبرداران نقش دارد.
با این وجود، زمان صرف شده برای تشخیص کلاهبرداری حیاتی است. این امر میتواند در جریان نقدینگی تفاوت زیادی ایجاد کند، زیرا کلاهبرداری منابع مورد نیاز یک کسب و کار برای رشد را از بین میبرد.
تأمینکنندگانی که سوءاستفاده میکنند
در جایی که یک کسب و کار رویهها و کنترلهای بررسی کم یا ضعیفی دارد، یک تأمینکننده ممکن است این واقعیت را تشخیص داده و از آن سوءاستفاده کند. به عنوان مثال، ممکن است اقلام کمتری نسبت به آنچه در رسید تحویل ذکر شده است، تحویل داده شود. فاکتورها ممکن است شامل مقادیر یا قیمتهای بالاتری نسبت به مقادیر تحویل داده شده و توافق شده باشند.
این موضوع اهمیت بررسی رسیدهای تحویل و فاکتورها و پیگیری سریع هرگونه مغایرت را برجسته میکند.
سایر مناطق پرخطر
سرقت اطلاعات محرمانه مانند لیست مشتریان یا اطلاعات مالکیت معنوی مانند یک فرآیند صنعتی، در صورت سرقت توسط کارمندان ناراضی، میتواند مشکلات غیرقابل توصیفی برای کسب و کار ایجاد کند. حتی نمونههایی از کپی شدن این اطلاعات روی تلفن هوشمند وجود داشته است!
اطلاعات همچنین میتواند در برابر حملات خارجی آسیبپذیر باشد. پیشرفت در تحولات فناوری به این معنی است که کسبوکارها باید خطرات مرتبط با فناوری اطلاعات را در نظر بگیرند. امروزه اغلب اعتقاد بر این است که کامپیوتر همیشه درست میگوید، بنابراین در نتیجه، بررسیهای دستی کمتری به طور کلی در سازمان انجام میشود.
انواع خاصی از سازمانها در معرض خطر بیشتری برای کلاهبرداری هستند، به عنوان مثال، سازمانهایی که مبتنی بر پول نقد هستند، به دلیل دشواری در اجرای کنترلهای مؤثر بر پول نقد، میتوانند آسیبپذیرتر باشند. به طور مشابه، مشاغلی که با کالاهای مصرفی جذاب سروکار دارند، در معرض خطر بیشتری هستند.
مثالها
جیاف بوگوس و پسران
شاید فکر کنید که این اتفاق هرگز برای شما نمیافتد، اما اگر حسابدار مورد اعتماد شما یک فاکتور و یک چک برای امضا به شما ارائه دهد، چقدر به فاکتور نگاه میکنید؟ مبلغ ممکن است نسبتاً کم باشد و البته توسط یک فاکتور پشتیبانی میشود. شما باید چک را با عجله امضا کنید زیرا فردا نخواهید بود و ساعت ۵:۱۵ بعد از ظهر است. حسابدار شما قبل از ارسال چک، ردیف گیرنده را پر میکند.
در نهایت، ارقام پایان سال شما کاملاً درست به نظر نمیرسند و تحقیقات بعدی، فاکتورهای مفقود شده را شناسایی میکنند و در نهایت، نشان میدهند که حسابدار این چکها را در وجه خودش صادر میکرده است.
زندگی ورزشی!
کنترل موجودی در تجارت پوشاک و تجهیزات ورزشی مورد آزمایش قرار گرفت که نشان داد اختلافات زیادی بین موجودی کامپیوتری و موجودی واقعی در پایان سال وجود دارد. این اختلافات قابل توضیح نبودند و در نهایت از سیستم نظارتی برای نظارت بر انبار استفاده شد.
فیلمهای افشاگرانهای نشان میداد که نظافتچیها هر شب انواع چوب بیسبال، توپ و لباس ورزشی را به کیسههای پر از زباله که جمعآوری میشدند، اضافه میکردند!
کسبوکارهایی که به سرعت در حال رشد هستند نیز ممکن است بیشتر در معرض کلاهبرداری قرار گیرند. وقتی منابع شرکت و مدیران شخصاً با حداکثر ظرفیت خود مواجه میشوند، حفظ یک دید کلی حتی دشوارتر میشود. نشانههای کلاهبرداری ممکن است نادیده گرفته شوند.
کسی میدونه سید کجاست؟
تصور کنید مدیر یک شرکت تولیدی محلی وقتی فیش حقوقی را به کارگرانش داد و دو نفر دیگر اضافه ماندند، چه شگفتزده شد! مسئول مالی او که قبلاً هرگز فیش حقوقی را از دست نداده بود، بیمار شده بود و نمیتوانست سر کار حاضر شود. تحقیقات بعدی نشان داد که مدتی است این کارمند بسیار مورد اعتماد، کارمندان خیالی ایجاد کرده و حقوقها را به حساب بانکی خودش واریز میکرده است.
راهنمای ده مرحلهای برای پیشگیری و کشف کلاهبرداری
با توجه به طیف گسترده کلاهبرداریهایی که ممکن است رخ دهد، چه اقداماتی میتوانید برای به حداقل رساندن خطر ارتکاب کلاهبرداری در سازمان خود انجام دهید؟ ده نکته برتر ما برای تشخیص و پیشگیری از کلاهبرداری را در نظر بگیرید.
- با استخدام افراد مناسب برای کار در سازمان خود شروع کنید. مطمئن شوید که توصیهنامهها را به درستی بررسی کردهاید و مطمئن شوید که هر کارمند موقت نیز مورد بررسی قرار گرفته است، به خصوص اگر قرار است در زمینههای کلیدی کار کنند.
- اطمینان حاصل کنید که سیاست روشنی دارید که تقلب در سازمان تحمل نخواهد شد و این موضوع به همه کارکنان ابلاغ شده است.
- در نظر بگیرید که کدام بخشهای سازمان شما ممکن است در معرض خطر باشند، سپس دفاعهای مناسب را برنامهریزی و اجرا کنید. حوزههایی را که بیشتر درآمد شما از آنها میآید و بیشتر هزینههای شما در آنها نهفته است، هدف قرار دهید. چند سیستم ساده کنترل داخلی برای دفاع از این حوزهها ایجاد کنید. کنترلهای مؤثر عبارتند از:
- تفکیک وظایف
- نظارت و بررسی
- بررسیهای حسابی
- مقایسههای حسابداری
- مجوز و تصویب
- کنترلها و شمارشهای فیزیکی
- تا حد امکان، فقط یک نفر را مسئول کنترل کل حوزه کسبوکار نکنید. این امر به ویژه شامل عملکرد حسابداری میشود، اما سایر حوزههای کلیدی را نیز شامل میشود. به عنوان مثال، سفارش کالا، کنترل موجودی و ارسال در کسبوکاری که موجودی شامل کالاهای مصرفی جذاب است.
- همیشه تا حدی بر عملکردهای کلیدی حسابداری کسب و کار خود کنترل داشته باشید. به جز در شرایط استثنایی، چکهای سفید امضا از قبل صادر نکنید و مطمئن شوید که فاکتورهای مربوطه همراه با چکها ارائه میشوند.
- مراقب درخواستهای غیرمعمول از سوی کارکنان درگیر در بخش حسابداری باشید.
- مراقب کارمندانی باشید که بیش از حد از نقش خود محافظت میکنند - ممکن است چیزی برای پنهان کردن داشته باشند. به طور مشابه مراقب کارمندان ناراضی باشید که ممکن است کینه به دل داشته باشند یا کسانی که شرایطشان بدتر یا به طور غیرقابل توضیحی بهتر میشود!
- مراقب تغییرات قابل توجه در جریان نقدی باشید، زمانی که یک کارمند در دفتر نیست، مثلاً در تعطیلات. به طور مشابه، مراقب کارمندانی باشید که هرگز به تعطیلات خود نمیروند. هر دوی این موارد میتوانند نشانههایی از کلاهبرداری باشند، چیزی که وقتی به گذشته نگاه میکنیم، میبینیم.
- بودجهها و حسابهای مدیریتی ماهانه را آماده کنید و آنها را با نتایج واقعی خود مقایسه کنید تا از مغایرتها آگاه باشید. انجام اقدامات تحقیقاتی سریع در صورت بروز مغایرتها میتواند با بستن دریچه فرصت برای کلاهبرداران، تفاوت زیادی ایجاد کند.
- در جایی که یک کلاهبردار دستگیر میشود، مطمئن شوید که اقدام مناسب انجام میشود و از این تجربه درس بگیرید.
پیروزی در نبرد علیه کلاهبرداری
در حالی که ممکن است حیلهگرترین کلاهبرداران برای مدتی مورد توجه قرار نگیرند، بسیاری از کلاهبرداران افراد عادی هستند که فرصتی را میبینند. کلاهبرداریهایی که آنها مرتکب میشوند ماهیتاً بسیار ساده هستند.
اجرای برخی بررسیهای ساده در یک کسبوکار میتواند سوءاستفاده را برای یک کلاهبردار بسیار دشوارتر کند. نتایج میتواند شگفتانگیز باشد - کلاهبرداری ۱۰۰ پوندی در هفته معادل حدود ۵۰۰۰ پوند ضرر برای یک کسبوکار در طول یک سال است. فعالیت با حاشیه سود ۲۰٪ به معنای ایجاد ۲۵۰۰۰ پوند گردش مالی برای جبران این ضرر است.
