جذب مشتریان جدید برای کسب و کار عالی است، مگر اینکه آنها از پرداخت به شما خودداری کنند. اگر نتوانید بررسی کنید که مشتری میتواند مبلغ اعتباری را که اعطا میکنید، پشتیبانی کند، شروع اقدام قانونی در صورت عدم پرداخت میتواند یک فرآیند طولانی، طولانی و بالقوه پرهزینه باشد.
اگر وجه از مشتری دریافت نشود و کالا یا خدمات ارائه شده باشد، احتمالاً جریان نقدی شما تحت فشار قرار خواهد گرفت. اطمینان از اینکه مشتریان به موقع پرداخت میکنند، مدیریت کسب و کار شما را آسانتر خواهد کرد.
اگر به دلیل عدم پرداخت وجه توسط مشتری، نتوانید به تأمینکنندگان خود پول پرداخت کنید، ممکن است به کسبوکار آنها نیز آسیب بزنید. این نه تنها یک رویه تجاری بد است، بلکه میتواند به عنوان بیمسئولیتی اجتماعی شرکتی نیز تلقی شود. با تأمینکنندگان خود همانطور رفتار کنید که میخواهید مشتریانتان با شما رفتار کنند.
عواملی که باید در نظر گرفته شوند
اولین کاری که باید انجام دهید این است که مشتری خود را بشناسید. این کار باید قبل از جذب مشتری جدید و قبل از دادن هرگونه امتیاز به او شروع شود. حداقل چیزی که باید بدانید این است:
- نام دقیق مشتری و آدرس تجاری (استفاده از سرویس وبچک شرکتها را در نظر بگیرید)
- نوع ساختار تجاری آنها، مثلاً آیا آنها یک تاجر انفرادی، یک شرکت تضامنی یا یک شرکت با مسئولیت محدود هستند؟
- نام و آدرس شخصی مالکان در صورتی که ساختار آنها ثبت نشده باشد (برای پشتیبانی از این اطلاعات، تأیید کاغذ سربرگدار را در نظر بگیرید)
- برای دریافت معرف با سایر تأمینکنندگان تماس بگیرید
- رتبهبندی اعتباری آنها از طریق یک آژانس اعتباری.
قبل از ارائه کالا یا خدمات به هر مشتری، مطمئن شوید که موارد زیر را رعایت میکنید:
- قبل از پذیرش سفارش، شرایط پرداخت را با مشتری در میان بگذارید و به توافق برسید
- شرایط را کتباً توافق کنید
- هرگونه اسناد و مدارکی از مشتری که در آن سعی در تغییر شرایط پرداخت توافق شده دارند را بررسی کنید
- قبل از پذیرش سفارش، با تأمینکنندگان مذاکره و شرایط پرداخت را توافق کنید
- اگر بین شرایط پرداخت مشتری و تأمینکننده شکافی وجود دارد، بررسی کنید که آیا منابع مالی برای پر کردن این شکاف در دسترس است یا خیر (این امر مستلزم درک مدیریت سرمایه در گردش شما خواهد بود)
- پیشبینی جریان نقدی را که تمام درآمدها و هزینههای مورد انتظار را پوشش میدهد، تهیه کنید
- یک سیاست استاندارد داشته باشید تا اطمینان حاصل شود که شرایط پرداخت بدون مجوز مناسب قابل تغییر نیست
- مطمئن شوید که حق دارید جریمه دیرکرد و بهره را روی فاکتورها اعمال کنید.
پس از ارائه کالا یا خدمات به مشتری، اطمینان حاصل کنید که:
- فاکتورها را فوراً افزایش دهید
- فاکتورها را به طور دقیق ثبت کنید تا مطمئن شوید که همه اقلام با قیمتهای ذکر شده درج شدهاند
- یک شماره مرجع برای سفارش درج کنید و در صورت بروز هرگونه اختلاف، آن را ذکر کنید
- هر آنچه مشتری نیاز دارد را در فاکتور داشته باشید
- فرآیندی برای پیگیری فاکتورها داشته باشید
- داشتن فرآیندی برای رسیدگی به اختلافات
- ثبت اختلافات برای اطمینان از اینکه آیا اختلافات مشابهی برای مشتریان رخ میدهد یا خیر
- اطمینان حاصل کنید که فاکتورهای شما برای اهداف مالیات بر ارزش افزوده کاملاً با HMRC مطابقت دارند.
تأمینکنندگان خود را در نظر بگیرید - با آنها همانطور رفتار کنید که دوست دارید با شما رفتار شود
به یاد داشته باشید که عدم پرداخت به موقع به تامینکنندگان، یک عادت تجاری بد است و ممکن است منجر به کاهش رتبه اعتباری شما شود. شما باید:
- اطمینان حاصل کنید که به محض وقوع هرگونه اختلاف، تأمینکنندگان خود را از آن مطلع میکنید
- با اطمینان از اینکه دفتر کل طلبکاران شما به طور دقیق قدیمی شده است، به موقع پرداخت کنید و
- تأمینکنندگان خود را در جریان هرگونه مشکلی که در پرداخت به موقع دارید، قرار دهید.
متأسفانه برخی از کسبوکارها «بد» میشوند، بنابراین ممکن است بخواهید در مواردی که کسبوکار:
- اگر مشتریان کلیدی ورشکسته شوند، قادر به ادامه کار نخواهند بود
- کنترلهایی برای تعیین احتمال ورشکستگی مشتری ندارد
- برای به دست آوردن اطلاعات در مورد مشتریان بالقوه تلاش میکند
- نیاز به بهبود مدیریت اعتبار
- در حال بررسی یک سرمایهگذاری جدید در بازار است.
کسبوکارها باید در موارد زیر گزینههای فاکتورینگ و تأمین مالی را در نظر بگیرند:
- ذخایر نقدی کافی برای پرداخت به موقع به تأمینکنندگان در دسترس نیست
- کسب و کار باید رشد کند
- سطح تأمین مالی کوتاهمدت (از جمله هرگونه تسهیلات اضافه برداشت) ناکافی است
- کارکنان از سطح مناسبی از مهارتهای مدیریت اعتبار برخوردار نیستند.
