Það er oft talið heiður að starfa sem stjórnarmaður fyrir góðgerðarstofnun og tækifæri til að gefa samfélaginu eitthvað til baka. Hins vegar felur það í sér ákveðna skuldbindingu og ábyrgð sem ekki ætti að vanmeta að gerast stjórnarmaður.
Hvort sem þú ert nú þegar stjórnarmaður góðgerðarstofnunar, hvort sem það er staðbundið verkefni eða þekkt nafn, eða ert að hugsa um að taka þátt, þá fylgja því ýmsar skyldur sem stjórnarmaður hefur í för með sér.
Við lýsum helstu ábyrgðarsviðum hér að neðan, með sérstakri áherslu á bókhalds- og endurskoðunarkröfur fyrir skosk góðgerðarfélög.
Bakgrunnur
Góðgerðarstarfsemi í Skotlandi er almennt undir eftirliti Skrifstofu skosku góðgerðarstofnunarinnar (OSCR), einnig þekkt sem „Skotski góðgerðarstofnunin“. OSCR er óháð ráðuneyti sem er sjálfstæð eftirlitsaðili og skráningaraðili skoskra góðgerðarstofnana.
OSCR gegnir mikilvægu hlutverki í góðgerðargeiranum og er sett á laggirnar til að veita almenningi traust á heiðarleika góðgerðarstofnana og til að hjálpa stjórnendum góðgerðarstofnana að skilja og uppfylla lagalegar skyldur sínar.
Lykilþáttur í starfi OSCR er að veita stjórnendum ráðgjöf. Mikið af gagnlegum ráðum er að finna á vefsíðu, þar sem er kafli tileinkaður skyldum stjórnenda góðgerðarfélaga.
Tegundir góðgerðarstarfs
Helsta löggjöfin sem góðgerðarfélög í Skotlandi starfa undir er lög um góðgerðarmál og fjárfestingar í sjóðum (Skotland) frá 2005 (lögin frá 2005). Hægt er að stofna góðgerðarfélög á nokkra vegu en þau eru yfirleitt annað hvort:
- stofnað samkvæmt fyrirtækjalögum frá 2006 eða fyrr (góðgerðarfélög með takmarkaðan hlutafélagsrétt)
- stofnað samkvæmt lögum frá 2005 með reglugerðum um skoskar góðgerðarstofnanir frá 2011 („almennu reglugerðirnar“) (skoskar góðgerðarstofnanir, SCIO); eða
- stofnað með yfirlýsingu um traust (óinnlimaðar góðgerðarstofnanir).
Hvert þessara góðgerðarfélaga þarf að skrá sig og skila reikningum sínum hjá OSCR og einkahlutafélög eru einnig skráð hjá Fyrirtækjaskrá.
Tegund góðgerðarstofnunar mun ákvarða heildarumfang ábyrgðar stjórnanda.
Hver er sjóðsstjóri?
Í lögum frá 2005 eru stjórnarmenn skilgreindir sem „einstaklingar sem hafa almenna stjórn og stjórnun góðgerðarfélags“. Þessi skilgreining felur venjulega í sér:
- fyrir óinnlimaðar góðgerðarstofnanir og SCIOs, meðlimir framkvæmdastjórnar eða stjórnar
- fyrir góðgerðarfélög með takmarkaða ábyrgð, stjórnarmenn eða stjórnarmenn.
Góðgerðarfélög þurfa ávallt að uppfylla þann góðgerðartilgang sem þau voru stofnuð til og það er skylda allra stjórnarmanna að tryggja það.
Takmarkanir og ábyrgð sjóðsstjóra
Auk ábyrgðar sem fylgir því að vera stjórnarmaður geta einnig verið nokkrar takmarkanir sem kunna að gilda. Þessar takmarkanir miða að því að koma í veg fyrir hagsmunaárekstra milli persónulegra hagsmuna stjórnarmanns og skyldna hans sem stjórnarmanns. Þær kveða almennt á um að:
- Stjórnendur geta ekki notið persónulega góðgerðarstarfsemi, þó að hægt sé að endurgreiða sanngjarnan kostnað úr eigin vasa
- Stjórnendur ættu ekki að fá greitt fyrir hlutverk sitt sem stjórnendur.
Takmarkaðar undantekningar eru frá þessum meginreglum sem settar eru fram í lögum frá 2005. Ef stjórnendur hegða sér ekki skynsamlega, löglega eða í samræmi við stjórnarskjal sitt geta þeir orðið persónulega ábyrgir fyrir tapi sem þeir valda góðgerðarfélaginu.
Ábyrgð stjórnarmanna
Leiðbeiningar OSCR, „Skyldur stjórnarmanna góðgerðarfélags“, útskýra hvað það þýðir að vera stjórnarmaður. Stjórnendur bera fulla ábyrgð á góðgerðarfélaginu og almenna skyldu til að starfa í þágu þess. Þetta þýðir að þeir ættu að:
- starfa á þann hátt sem er í samræmi við góðgerðartilgang góðgerðarfélagsins
- fylgja lögum og reglum í stjórnarskjali góðgerðarfélagsins
- starfa af varúð og kostgæfni
- stjórna öllum hagsmunaárekstrum milli góðgerðarfélagsins og einstaklinga eða samtaka sem kunna að skipa stjórnendur þess.
Stjórnendur hafa skyldu til að tryggja að sjóðir góðgerðarfélaga þeirra séu eingöngu notaðir til að efla góðgerðarmarkmið þeirra. Þeir þurfa að geta sýnt fram á að svo sé og ættu því að halda skrár sem gera það mögulegt.
Stjórnendur góðgerðarfélagsins verða að setja hagsmuni góðgerðarfélagsins ofar eigin þörfum eða hagsmunum ættingja eða viðskiptahagsmunum. Þegar taka þarf ákvörðun þar sem einn kostur væri í þágu stjórnarmanns og hinn í þágu góðgerðarfélagsins ætti stjórnandi að ganga úr skugga um að hinir stjórnendurnir viti af árekstrum og ættu ekki að taka þátt í umræðunni eða ákvörðuninni.
Skyldur stjórnarmanna góðgerðarfélaga veita einnig upplýsingar um nokkrar sértækar skyldur sem fram koma í lögum frá 2005. Leiðbeiningarnar setja fram skyldur stjórnarmanna til að:
- uppfæra upplýsingar um góðgerðarfélagið þitt – veita allar upplýsingar sem þarf til að halda skosku góðgerðarskránni uppfærðri
- skýrslugjöf til OSCR – uppfylla lögbundna skyldu til að veita OSCR ákveðnar upplýsingar varðandi árlegt eftirlit, bókhald góðgerðarfélagsins og breytingar á góðgerðarfélaginu þínu.
- Fjárhagsskýrsluhald og skráning – halda rétt bókhald og útbúa ársreikning og ársskýrslu sem eru yfirfarin af utanaðkomandi aðilum og send ásamt ársreikningnum til OSCR.
- fjáröflun – hafa stjórn á því hvernig góðgerðarfélagið safnar fjármunum
- veita almenningi upplýsingar.
Þessum skyldum er deilt á milli allra einstaklinga sem hafa umsjón með góðgerðarfélaginu. Enginn einstakur stjórnarmaður góðgerðarfélagsins (til dæmis formaður eða gjaldkeri) ber meiri ábyrgð en nokkur annar stjórnarmaður.
Kröfur um bókhald
Lögin frá 2005 kveða á um að góðgerðarfélög:
- halda nákvæmum og fullum bókhaldsgögnum (og fjárhagskröfur eru sérstaklega mikilvægar hér)
- semja reikninga góðgerðarfélagsins og ársskýrslu um starfsemi þess
- tryggja að endurskoðun eða óháð skoðun fari fram
- skila ársreikningi, ársskýrslu og reikningum til OSCR (og, fyrir góðgerðarfélög með takmarkaða ábyrgð, til Fyrirtækjaskrár).
Að hve miklu leyti þessum kröfum þarf að uppfylla fer almennt eftir tegund góðgerðarstofnunar og hversu miklar tekjur af henni eru.
Fjárkröfur
Mikilvægur þáttur í reikningsskilum góðgerðarstofnana er skilningur á þeim mismunandi „sjóðum“ sem góðgerðarstofnanir geta haft.
Í meginatriðum eru sjóðir tekjur góðgerðarstofnunarinnar og geta verið takmarkanir á því hvernig ákveðnar tegundir af söfnuðum fjármunum má nota. Til dæmis má aðeins taka við framlögum með þeim skilningi að þær eigi að nota í tilteknum tilgangi.
Það er síðan á ábyrgð stjórnenda að tryggja að slíkir „takmarkaðir“ fjármunir séu eingöngu notaðir eins og til er ætlast.
Fjáröflun
Skilvirk stjórnun og eftirlit með fjáröflun er einnig mikilvæg ábyrgð stjórnenda. Skoska nefndin um fjáröflunarstaðla hefur eftirlit með fjáröflunarstöðlum og fjallar um kvartanir vegna fjáröflunar fyrir skráð skosk góðgerðarfélög í samræmi við siðareglur um fjáröflun.
Ársskýrslan
Ársskýrslan er oft nokkuð ítarlegt skjal, þar sem lög kveða á um lágmarksupplýsingar sem þurfa að koma fram. Skýrslan inniheldur almennt:
- skýrslu stjórnar (sem getur bæði þjónað sem skýrsla stjórnar og stefnumótunarskýrsla, ef þess er krafist fyrir góðgerðarfélög)
- yfirlit yfir fjárhagslega starfsemi ársins
- tekju- og gjaldareikningur fyrir árið (fyrir sum góðgerðarfélög)
- efnahagsreikningur
- sjóðstreymisyfirlit
- skýringar við reikningsskilin (þar með taldar reikningsskilareglur).
Kröfur um endurskoðun
Hvort góðgerðarstofnun þarfnast endurskoðunar eða ekki fer aðallega eftir því hversu miklar tekjur hún hefur móttekið eða aflað sér og árslokum hennar:
- Öll góðgerðarfélög þar sem tekjur fara yfir 500.000 pund þurfa endurskoðun
- Öll önnur góðgerðarfélög krefjast óháðrar skoðunar. Þegar rekstrarreikningar eru gerðir verður óháði skoðunarmaðurinn að vera hæfur.
Það eru fleiri viðmið sem þarf að hafa í huga, sérstaklega varðandi heildareignir, og við myndum með ánægju ræða þau nánar við þig.
Skýrslugerðarkröfur
Til er ítarlegt rammaverk sem ákvarðar hvernig reikningsskil góðgerðarfélaga skuli gerð.
Óinnlimuð góðgerðarfélög með tekjur undir 250.000 pundum geta útbúið kvittanir og greiðslur, nema stjórnskjal þeirra segi annað.
Öll önnur góðgerðarfélög verða að útbúa reikninga sem sýna „sanna og glögga“ mynd og eru nefndir „uppsafnaðar“ reikningar. Til að sýna „sanna og glögga“ mynd þurfa reikningarnir almennt að fylgja kröfum góðgerðarmálayfirlýsingarinnar um ráðlagða starfshætti (SORP). Hægt er að skoða SORP á www.charitysorp.org og góðgerðarfélög geta búið til sérsniðna útgáfu af SORP sem tekur á eigin aðstæðum.
