Að setja vettvanginn
Að halda þeim upplýstum
Þeir verða betur undirbúnir ef þeir vita af breytingum á rekstri þínum sem gætu haft áhrif á starf okkar. Þetta gæti falið í sér breytingar á:
- vara eða markaður
- viðskiptaáætlun t.d. verðlagningarstefna
- bókhaldskerfi
- lykilstarfsfólk.
Ef þú heldur fundargerðir af öllum stjórnendateymum sem þú heldur getur það verið mjög gagnleg leið fyrir þá að fá afrit af þeim til að skilja helstu atburði sem þú hefur staðið frammi fyrir á árinu.
Einnig, sem hluti af starfi þeirra, er líklegt að við munum spyrja þig hvort einhver tilvik hafi komið upp þar sem lagaleg og reglugerðarleg umgjörð fyrirtækisins hefur verið brotin, þar á meðal hvort um sviksamlega starfsemi hafi verið að ræða sem þú veist af. Þetta er hluti af skyldum þeirra sem þeir eru skyldugir til að uppfylla sem fagráðgjafi þinn og er ekki ætlað að gefa í skyn að þeir telji að þú hafir framið ranglæti.
Það sem þau þurfa
Ef þú veist hvaða upplýsingar þeir þurfa til að geta lokið verki sínu geturðu tryggt að þær séu tiltækar.
Þau geta ákveðið saman hvað þú getur útbúið fyrir þau og hvað þau þurfa að undirbúa.
Betri samskipti munu hjálpa til við að lágmarka misskilning og koma í veg fyrir óþarfa vinnu.
Tímaáætlun
Komið ykkur saman um viðeigandi tímaáætlun fyrirfram. Þetta gefur báðum tækifæri til að vera vel undirbúin.
Hins vegar, ef þú ert á eftir áætlun, láttu þá vita eins fljótt og auðið er svo hægt sé að endurskoða tímatöfluna ef þörf krefur.
Hvernig þú getur hjálpað
Bækur og skrár
Að setja upp og halda utan um bókhald þitt á skipulegan hátt mun hjálpa þér að afla fljótt og auðveldlega upplýsinga sem þarf til að undirbúa eða endurskoða reikninga þína. Það mun einnig gera þér kleift að sjá í fljótu bragði stöðu fyrirtækisins.
Að íhuga eftirfarandi atriði gæti bætt skipulag skjala þinna:
- Að leggja saman og jafna bókhaldið reglulega mun hjálpa þér að koma auga á og leiðrétta öll mistök
- að greina greiðslur þínar og kvittanir svo auðvelt sé að draga upplýsingar út
- að flokka reikninga þína í rökréttri röð (númera-, stafrófs- eða dagsetningarröð) til að auðvelda að finna hvern og einn þeirra.
Verklagsreglur
Með því að koma á fót og viðhalda ákveðnum verklagsreglum munt þú geta haft betri stjórn á skrám þínum og rekstri. Það þýðir einnig að þeir geta dregið úr vinnu sem þarf að vinna, sem gæti sparað þér peninga.
Þeir geta aðstoðað þig við að setja upp þessar aðferðir í upphafi og þegar þær eru komnar á fót muntu geta framkvæmt þær sjálfur. Þessar aðferðir munu fela í sér stjórnunarreikninga, afstemmingar og birgðatalningu.
Stjórnunarreikningar
Stjórnunarreikningar skrá hreyfingar reiðufjár, skuldara og lánardrottna með því að nota mánaðarlegar samtölur úr sjóðbók þinni og yfirlit yfir sölu og kaup.
Reiðufjárstýringarreikningurinn mun sýna hversu mikið reiðufé fyrirtækið hefur í lok hvers mánaðar.
Skuldareikningurinn eða sölureikningurinn sýnir hversu mikið viðskiptavinir þínir skulda þér í lok hvers mánaðar.
Kreditorar eða innkaupabókhaldsreikningur mun sýna hversu mikið þú skuldar birgjum þínum í lok hvers mánaðar.
Afstemmingar
Afstemmingar hjálpa til við að tryggja að tölurnar í bókhaldi þínu séu tæmandi og nákvæmar. Þess vegna, ef þær eru gerðar reglulega, munu þær hjálpa þér að koma auga á villur sem síðan er hægt að leiðrétta áður en við skoðum færslur þínar. Sumar af þeim færslum sem þarf að afstemma eru:
- bankareikningar
- stjórnunarreikningar
- yfirlýsingar birgja.
Birgðatalning
Ef fyrirtæki þitt á birgðir þarftu að telja þær að minnsta kosti einu sinni á ári. Til að tryggja að talningin sé framkvæmd á skilvirkan og nákvæman hátt ættir þú að hafa eftirfarandi atriði í huga:
- Vörur á lager ættu að vera geymdar snyrtilega og rökrétt til að auðvelda talningu
- Öllum starfsmönnum sem koma að talningu skal gefin skýr fyrirmæli
- Reynið að lágmarka hreyfingar á birgðum meðan á talningu stendur. Ef mögulegt er ætti að bíða með afhendingar inn og út þar til talningu er lokið
- Framkvæma skal staðbundnar athuganir meðan á talningu stendur.
Ef þú átt mikið magn af birgðum gætum við þurft að mæta við birgðatalningu og framkvæma okkar eigin athuganir.
Áætlanir
Það eru fjölmargar áætlanir sem þarf að útbúa til að hægt sé að útbúa og/eða endurskoða reikninga. Þeir geta útbúið allar þessar áætlanir sjálfir en augljóslega myndi það spara tíma og peninga ef þú myndir útbúa þær.
Þú gætir viljað íhuga að undirbúa nokkrar af eftirfarandi áætlanum:
- ítarlegur listi yfir viðbætur og ráðstafanir fastafjármuna ásamt afriti af viðeigandi sölu- og kaupreikningum
- Skýringar sem sýna hverja vöru á lager, magn, einingarverð og heildarverð. Tilgreinið allar vörur á lager sem eru gamlar eða skemmdar
- Listi yfir skuldunauta þína í árslok, þar á meðal hversu mikið þeir skulda þér og hversu lengi þeir hafa verið útistandandi. Tilgreindu þá sem ólíklegt er að muni greiða þér
- yfirlit yfir allar banka- og reiðufjárstöður í árslok, ásamt öllum bankayfirlitum fyrir hvern bankareikning
- listi yfir lánardrottna sem ætti að innihalda HMRC sem og venjulega birgja.
- Stuðningsupplýsingar sem þarf að taka með í reikningsskilum þínum, svo sem meðalfjölda starfsmanna, rekstrarleigusamningar eða laun stjórnarmanna (aðeins krafist fyrir fyrirtæki).
Ekki eiga allar þessar áætlanir við um fyrirtækið þitt og því gætirðu viljað ræða þetta áður en þú gerir nokkuð.
Önnur mál
Sum mál eiga aðeins við um fyrirtæki. Þar á meðal eru:
Frásagnarskýrslur
Stærri fyrirtæki gætu þurft að láta fylgja með einhvers konar frásagnarskýrslugerð, svo sem stefnumótandi skýrslu. Þetta er tækifæri þitt til að veita frekari upplýsingar sem geta stutt notendur reikninga þinna við að skilja fyrirtækið þitt og afkomu þess. Ef svo er munu þeir ræða þessar kröfur við þig svo þú getir útbúið orðalag nauðsynlegra skýrslna.
Framtíðaráætlanir
Sem hluti af gerð reikningsskila er skylt að taka tillit til rekstrarstöðu fyrirtækisins, til að tryggja að þú sért viss um að það hafi nægilegt fjármagn til að halda áfram rekstri í að minnsta kosti 12 mánuði frá þeim degi sem reikningsskilin eru samþykkt. Að auki er einnig skylt að íhuga hvort einhverjar vísbendingar séu um að virði eigna þinna hafi rýrnað, til dæmis vegna úreltingar af völdum breytinga á markaði eða tækniframfara.
Ef einhver óvissa ríkir varðandi framtíðarafkomu fyrirtækisins gætu þeir beðið þig um að leggja fram gögn til stuðnings mati þínu á rekstrarhæfi. Þetta gæti falið í sér spár um niðurstöður og sjóðstreymi, sölupantanir sem berast eða upplýsingar um nýjar fjármögnunarleiðir. Með því að leggja fram þessar upplýsingar eins fljótt og auðið er er tryggt að hægt sé að ljúka verkinu eins fljótt og skilvirkt og mögulegt er.
