Nýr vinnuveitandi
Til að setja upp launatengda greiðsluáætlun (PAYE) hjá HMRC er nauðsynlegt að hafa samband við hjálparsíma nýrra vinnuveitenda í síma 0300 200 3211 eða skrá sig á netinu á vefsíðunni GOV.UK.
Sem vinnuveitandi berð þú ábyrgð á að reka launagreiðslur (PAYE) og reikna út iðgjöld þjóðtrygginga (NICs). Einnig eru ákveðnar lögbundnar greiðslur sem þú gætir þurft að greiða öðru hvoru sem þú þarft að vera meðvitaður um. Þar á meðal eru:
- lögbundin veikindaréttindi (SSP)
- lögbundin fæðingarorlof (SMP) og
- Venjuleg lögbundin feðralaun (OSPP)
- sameiginleg foreldragreiðsla (ShPP).
Mikið magn upplýsinga er að finna á vefsíðunni GOV.UK þar sem ítarlegar upplýsingar eru um virkni PAYE ásamt reiknivélum á netinu sem hægt er að nálgast sem hluta af grunn PAYE tólum HMRC.
Ef óskað er eftir því mun HMRC senda þér nokkrar bæklingar og töflur til að gera þér kleift að framkvæma viðeigandi frádrætti og greiðslur til starfsmanna þinna. Hins vegar nota meirihluti vinnuveitenda HMRC Basic PAYE verkfæri eða sambærilegan hugbúnað.
Skýrslugerð um upplýsingar í rauntíma
Vinnuveitendur, eða umboðsmenn þeirra, eru almennt skyldugir til að skila reglulega launaskrá á netinu fyrir hvert launatímabil á árinu þar sem fram koma greiðslur og frádrættir sem greiddir eru frá starfsmönnum á eða fyrir þann dag sem þeir eru greiddir starfsmönnum.
Ítarlegri leiðbeiningar og upplýsingar um rekstur launa með rauntímaupplýsingum er að finna hér eða í upplýsingablaði okkar um launavinnslu í rauntíma.
Hvaða skatt þarf ég að draga frá?
Með því að nota reiknivélarnar sem eru að finna á vefsíðu HMRC eða sambærilegan hugbúnað ættir þú að geta reiknað út skatta og iðgjaldaskuldir sem greiða þarf starfsmönnum þínum.
Skattur sem greiða skal tilteknum starfsmanni er reiknaður út frá brúttólaunum hans að frádráttar skattfrjáls laun sem endurspegla aðstæður hans (með því að nota kóðunartilkynningu hans og útborgunardag). Afgangurinn af laununum er skattskyldur og hann er reiknaður út með grunn PAYE verkfærum eða hugbúnaði.
Skattur er almennt reiknaður út frá uppsafnaðri upphæð, þar sem litið er til aðstæðna einstaklingsins fyrir skattárið til þessa.
Hvað með NIC-kort?
Starfsmaður og vinnuveitandi greiða launatengd iðgjald af brúttólaunum starfsmanns fyrir tiltekna skattviku eða mánuð og eru reiknuð út án uppsafnaðar. Hægt er að reikna út launatengd iðgjald með því að nota HMRC Basic PAYE verkfæri eða sambærilegan hugbúnað.
Hvenær þarf að greiða skattinn og lífeyrissparnaðinn til HMRC?
Skatturinn og iðgjaldaliðsgjöldin skulu vera greidd til HMRC fyrir 19. dag mánaðarins eftir greiðslu. Skattmánuðir eru frá 6. til 5. dags mánaðarins, þannig að ef starfsmaður fékk greitt 25. júlí (skattmánuður er frá 6. júlí til 5. ágúst) þarf að greiða skattinn og iðgjaldaliðsgjöldin til HMRC fyrir 19. ágúst.
Allir vinnuveitendur geta greitt rafrænt, ef þeir vilja, og nýtt sér þannig að rafræna greiðsludagurinn er 22. í stað hefðbundins 19.
Vinnuveitendum sem greiða lægra en 1.500 pund á mánuði er heimilt að greiða ársfjórðungslega í stað mánaðarlegra greiðslna.
Stórir vinnuveitendur, með fleiri en 250 starfsmenn, verða að greiða skatta og aðra frádráttarliði rafrænt.
Eyðublöð sem þú þarft að fylla út
Þú þarft að fylla út eftirfarandi eyðublöð eða geyma samsvarandi stafrænar skrár:
- P11 frádráttar vinnublað
- Þetta eyðublað (eða sambærilegt eyðublað sem er tölvugert) verður að geyma fyrir hvern starfsmann. Þar eru tilgreind laun þeirra og frádráttur fyrir hverja viku eða mánuð skattársins.
- P60 Yfirlit yfir árslok
- Þetta eyðublað þarf að fylla út fyrir og afhenda öllum starfsmönnum sem starfa á tilteknu skattári.
- P45 Upplýsingar um starfslok starfsmanns
- Þetta eyðublað þarf að afhenda öllum starfsmönnum sem hætta störfum og tilgreina tekjur og greiddan skatt hingað til á skattárinu. Nýir starfsmenn ættu að láta þig fá eyðublaðið frá fyrri vinnuveitanda sínum.
- Byrjunarlisti
- Þegar nýr starfsmaður byrjar þarftu að láta HMRC vita svo þú getir greitt honum samkvæmt RTI. Sumar nauðsynlegar upplýsingar má fá af P45 eyðublaðinu ef starfsmaðurinn hefur eitt slíkt frá fyrra starfi.
Refsingar
Skattyfirvöld leggja sektir á vinnuveitendur sem vanrækja að:
- skilið inn rafrænum innsendingum á réttum tíma
- greiða skuldirnar á réttum tíma
- halda nauðsynlegum skrám
- reka PAYE eða NI rétt
- greiða réttar lögbundnar greiðslur
- afhenda HMRC eða starfsmönnum viðeigandi eyðublöð á réttum tíma.
Það er mikilvægt að vinnuveitendur fari eftir öllum reglum.
Sjálfvirk skráning lífeyris
Sjálfvirk skráning leggur skyldur á vinnuveitendur að skrá „launþega“ sjálfkrafa í lífeyriskerfi sem byggir á vinnumarkaði frá tilteknum „uppgjörsdegi“. Helstu skyldurnar eru:
- meta tegundir starfsmanna í fyrirtækinu
- veita viðeigandi starfsmönnum sjálfvirka innritunarlífeyriskerfi sem uppfyllir skilyrði
- skrifa flestum starfsmönnum sínum og útskýra hvað sjálfvirk skráning í lífeyrissparnað á vinnustað þýðir fyrir þá
- skrá sjálfkrafa alla „hæfa starfsmenn“ í kerfið og greiða framlag vinnuveitanda
- fylla út samræmisyfirlýsinguna og halda skrár.
Nánari upplýsingar um lífeyri – sjálfvirka skráningu er að finna í upplýsingablaðinu.
