Að vinna heiman frá getur verið aðlaðandi kostur fyrir suma starfsmenn. Hér skoðum við skattaleg áhrif af því að vinna heiman frá.
Staða þín skiptir máli
Skattareglurnar eru mjög mismunandi eftir því hvort þú ert sjálfstætt starfandi, sem einkarekinn atvinnurekandi eða meðeigandi, eða hvort þú ert starfsmaður, jafnvel þótt það sé sem starfsmaður eigin fyrirtækis. Hins vegar, á einn eða annan hátt, ef þú vilt hámarka skattstöðu þína, er mikilvægt að halda góð bókhald. Ef ekki, gæti HMRC reynt að leiðrétta skattstöðuna nokkrum árum síðar. Þetta getur leitt til óvæntra reikninga, þar á meðal nokkurra ára skatta, vaxta og viðurlaga.
Þessi upplýsingablað fjallar um stöðu starfsmanna.
Almennar reglur
Almennt séð er allur kostnaður sem greiddur er fyrir hönd starfsmanns eða endurgreiddur honum af vinnuveitanda hans skattskyldur. Starfsmaðurinn þarf þá sjálfur að sækja um persónuafsláttinn og sanna að hann hafi stofnað til þessa kostnaðar „að öllu leyti, eingöngu og nauðsynlega“ við störf sín. Orðið „nauðsynlega“ setur mun strangari skilyrði en fyrir sjálfstætt starfandi.
Auk þess getur það hvernig þjónustan er veitt stundum haft veruleg áhrif á skattkostnaðinn. Til dæmis, ef vinnuveitandinn útvegar starfsmanni eitthvað, eru reglurnar oft mun rýmri en ef starfsmaðurinn keypti það sjálfur og reyndi að sækja um skattalækkunina. Smá ráðgjöf og fyrirfram skipulagning getur oft reynst árangursrík.
Undanþága
Reglur um starfsmenn varðandi „notkun heimilis sem skrifstofu“ innihalda sérstaka undanþágu frá skatti. Þær heimila að greiðslur frá vinnuveitendum til starfsmanna vegna viðbótarútgjalda heimilishalds séu skattfrjálsar, þar sem starfsmaðurinn ber þann kostnað við að sinna skyldum sínum samkvæmt heimavinnusamningum. „Heimavinnusamningur“ þýðir samningur milli starfsmanns og vinnuveitanda þar sem starfsmaðurinn sinnir reglulega sumum eða öllum skyldum starfsins heima.
Fyrirkomulagið þarf ekki að vera skriflegt en það er ráðlegt að gera það, þar sem undanþágan á ekki við þegar starfsmaður vinnur óformlega heima.
Þar sem þessum reglum er fylgt er hægt að greiða aukakostnað vegna hitunar og lýsingar á vinnusvæði og mældan kostnað vegna aukinnar vatnsnotkunar. Einnig gætu verið hækkaðir gjöld fyrir aðgang að internetinu, innbústryggingar eða símtöl í vinnu og þar sem vinna heima leiðir til skuldbindingar við greiðslu rekstrargjalda. Skattstofan samþykkir að aukakostnaðurinn sem hlýst af geti einnig verið innifalinn.
Hins vegar, ólíkt sjálfstætt starfandi, samþykkir HMRC ekki að hluti af föstum kostnaði heimilis, svo sem vöxtum af húsnæðislánum, leigu, sveitarfélagsgjöldum eða vatnsgjöldum, sé leyfilegur.
Einfaldari fast gjald er í boði til að standa straum af aukakostnaði. Gjaldið er 6 pund á viku frá 6. apríl 2020. Ekki er þörf á að halda skrár. Til að réttlæta hærri greiðslu er þó boðskapurinn: sannið það!
Skattalækkanir
Ofangreindar reglur heimila aðeins skattfrjálsar greiðslur við sérstakar aðstæður. Hins vegar, ef greiðslur eru inntar af hendi utan þessara reglna eða í raun engar greiðslur eru inntar af hendi, getur starfsmaðurinn sjálfur sótt um persónuafslátt ef hann getur sannað að hann hafi stofnað til þessara kostnaðar eða fengið þessar greiðslur „að öllu leyti, eingöngu og nauðsynlega“ vegna starfs síns. Í raun er þetta afar erfitt – sumir myndu segja ómögulegt – þar sem Skattstofan (HMRC) krefst þess að eftirfarandi skilyrði séu uppfyllt:
- starfsmaðurinn sinnir meginskyldum starfs síns að heiman (þ.e. meginskyldum starfsins)
- þessum störfum er ekki hægt að sinna án þess að nota viðeigandi aðstöðu
- Engin slík aðstaða er tiltæk starfsmanninum á starfssvæði vinnuveitanda eða er of langt í burtu
- og hvorki fyrir né eftir að ráðningarsamningur er gerður getur starfsmaður valið á milli þess að vinna á starfsstöðvum vinnuveitanda eða annars staðar.
Þannig að siðferðisreglan fyrir starfsmenn er að sækjast eftir skattfrjálsum greiðslum, ekki skattalækkunum!
Kostnaður við búnað
Fyrirtæki mun fá fjármagnsfrádrátt vegna kostnaðar við að útvega starfsmönnum sem vinna heima búnað. Að því gefnu að einkanot starfsmannsins á þessum eignum sé óveruleg, þá verður enginn skattskyldur ávinningur fyrir starfsmanninn. Þetta gæti einnig átt við um hluti eins og fartölvu, skrifborð eða stól, að því gefnu að vinnuveitandinn hafi skriflega stefnu sem gerir það ljóst að útvegun búnaðarins sé í vinnutengdum tilgangi.
Ferðakostnaður
Reglurnar eru svo „einfaldar“ að skattyfirvöld í Bandaríkjunum (HMRC) útskýra þær í bæklingi IR490! Hins vegar er aðalatriðið að þótt heimili starfsmanns geti talist vinnustaður í skattalegum tilgangi, þá er það ekki nóg eitt og sér til að starfsmaðurinn fái skattalækkun vegna ferðakostnaðar til annars fasts vinnustaðar.
Starfsmenn geta sótt um skattalækkun af öllum ferðakostnaði sem stofnað er til við störf sín. Hins vegar er engin lækkun veitt fyrir kostnað við venjulegar samgöngur eða einkaferðir.
Reglurnar eru flóknar en venjuleg samgöngur eru skilgreindar sem ferðalög milli heimilis starfsmanns og staðar sem er „fastur vinnustaður“. „Fastur vinnustaður“ nær yfir staði þar sem samfellt starf er lengur en 24 mánuðir eða þar sem viðverutíminn er allur eða meirihluti starfstímans.
Í leiðbeiningum HMRC segir að fyrir flesta sé búsetustaður einstaklingsbundinn, þannig að kostnaður við ferðalög milli heimilis og fastrar vinnustaðar sé afleiðing af þeirri persónulegu ákvörðun. Þar af leiðandi telst slíkur ferðakostnaður ekki gjaldgengur nema staðsetning heimilis starfsmannsins sé sjálf ráðin af kröfum starfsins.
Jafnvel þótt því skilyrði sé fullnægt er kostnaður við ferðalög milli heimilis starfsmanns og annars fasts vinnustaðar aðeins frádráttarbær á þeim tímum sem heimilið er vinnustaður.
Að sjálfsögðu eiga starfsmenn sem vinna heima rétt á frádrætti vegna ferðakostnaðar á tímabundinn vinnustað – það er allt sem ekki er fastur vinnustaður. Það er alveg ljóst!
Dæmi
Starf Jane felur oft í sér að hún vinnur fram á kvöld og hún hefur ekki aðgang að húsnæði vinnuveitanda síns (fasta vinnustað hennar) á nóttunni, þannig að hún tekur vinnuna með sér heim. Þar sem það er persónulegt val hvar vinnan er unnin (það er engin hlutlæg krafa um að hún muni vinna hana heima), er ekki hægt að telja að ferðir til eða frá heimili hennar séu í tengslum við skyldur hennar og engin úrræði eru í boði fyrir neinn kostnað.
Eiginmaður Jane er þó sölustjóri á svæðinu og býr í Leicester. Hann stýrir söluteymi fyrirtækis síns á Midlands-svæðinu og næsta skrifstofa fyrirtækisins er í Newcastle. Hann er því skyldugur til að sinna öllum stjórnunarstörfum sínum heima, þar sem hann hefur tekið frá herbergi sem skrifstofu. Hann á rétt á niðurfellingu vegna ferðakostnaðar á skrifstofu fyrirtækisins í Newcastle, sem og vegna ferðalaga innan Midlands-svæðisins þar sem þetta ætti allt að teljast tímabundin vinnusvæði.
Vertu sanngjarn
Eins og þú sérð er allt mögulegt en lykilatriðið er að vera skýr varðandi reglurnar, halda góðum bókhaldi og vera skynsamur varðandi það hversu mikið á að krefjast.
