Það er frábært fyrir viðskipti að afla nýrra viðskiptavina, nema þeir greiði þér ekki. Ef þú vanrækir að ganga úr skugga um að viðskiptavinurinn geti staðið undir lánsfjárhæðinni sem þú veitir, þá getur það verið langt, tímafrekt og hugsanlega kostnaðarsamt ferli að höfða mál þegar þeir greiða ekki.
Ef greiðsla frá viðskiptavini berst ekki og vörur eða þjónusta hefur verið afhent, er líklegt að sjóðstreymi fyrirtækisins verði undir þrýstingi. Að tryggja að viðskiptavinir greiði á réttum tíma mun auðvelda stjórnun fyrirtækisins.
Ef þú borgar ekki birgjum þínum vegna þess að viðskiptavinurinn hefur ekki greitt þér, gætirðu einnig verið að skaða viðskipti þeirra. Þetta eru ekki aðeins slæmir viðskiptahættir heldur gæti það einnig verið talið samfélagslegt ábyrgðarleysi fyrirtækja. Komdu fram við birgja þína eins og þú vilt að viðskiptavinir þínir komi fram við þig.
Þættir sem þarf að hafa í huga
Það fyrsta sem þú ættir að gera er að kynnast viðskiptavininum þínum. Þetta ætti að byrja áður en þú tekur við nýjum viðskiptavini og áður en þú veitir þeim einhverja inneign. Það allra lágmarks sem þú ættir að vita er:
- nákvæmt nafn viðskiptavinarins og viðskiptafang (íhugaðu að nota Companies House Webcheck þjónustuna)
- Tegund rekstrarforms þeirra, t.d. er um að ræða einkafyrirtæki, sameignarfélag eða hlutafélag?
- Nöfn og heimilisföng eigenda ef stofnun þeirra er ekki löggilt félag (íhugið að staðfesta bréfsefni til að styðja þessar upplýsingar)
- hafa samband við aðra birgja til að fá meðmæli
- lánshæfiseinkunn þeirra í gegnum lánshæfismatsfyrirtæki.
Áður en þú afhendir vöru eða þjónustu til viðskiptavina skaltu ganga úr skugga um að þú hafir fjallað um eftirfarandi:
- ræða og semja um greiðsluskilmála við viðskiptavininn áður en pöntunin er samþykkt
- samþykkja skilmálana skriflega
- fara yfir öll skjöl frá viðskiptavininum þar sem þeir reyna að breyta samþykktum greiðsluskilmálum
- semja um og koma sér saman um greiðsluskilmála við birgja áður en pöntunin er samþykkt
- Ef bil er á milli greiðsluskilmála viðskiptavina og birgja, íhugaðu hvort fjármagn sé tiltækt til að brúa bilið (þetta krefst skilnings á stjórnun veltufjármagns)
- gera spá um sjóðstreymi sem nær yfir allar væntanlegar tekjur og gjöld
- hafa staðlaða stefnu til staðar til að tryggja að ekki sé hægt að breyta greiðsluskilmálum án viðeigandi heimildar
- vertu viss um að þú hafir rétt til að innheimta vexti og dráttarvexti af reikningum.
Eftir að þú hefur afhent viðskiptavini vöru eða þjónustu skaltu ganga úr skugga um að þú:
- gefa út reikninga tafarlaust
- útbúa reikninga nákvæmlega til að tryggja að allar vörur séu innifaldar á tilboðsverði
- tilgreinið tilvísunarnúmer fyrir pöntunina og vitnið í það ef einhver ágreiningur kemur upp
- hafa allt sem viðskiptavinurinn óskar eftir á reikningnum
- hafa ferli til að sækja reikninga
- hafa ferli til að takast á við ágreiningsmál
- halda skrá yfir deilur til að kanna hvort svipaðar deilur komi upp hjá viðskiptavinum
- Gakktu úr skugga um að reikningar þínir séu að fullu í samræmi við reglur HMRC varðandi virðisaukaskatt.
Hugleiddu birgja þína – komdu fram við þá eins og þú vilt að komið sé fram við þig
Mundu að það er slæmur viðskiptavenja að greiða ekki birgjum þínum á réttum tíma og það getur leitt til lækkunar á lánshæfiseinkunn þinni. Þú ættir að:
- vertu viss um að láta birgja þína vita af öllum ágreiningi um leið og hann kemur upp
- greiðið á réttum tíma með því að tryggja að lánardrottnabók ykkar sé rétt aldursbundin og
- Haltu birgjum þínum upplýstum um öll vandamál sem þú lendir í varðandi greiðslur á réttum tíma.
Sum fyrirtæki fara því miður „vandræðalega“ svo þú gætir viljað íhuga að fá lánatryggingu ef fyrirtækið:
- gæti ekki starfað ef lykilviðskiptavinir yrðu gjaldþrota
- hefur ekki eftirlit til staðar til að kanna hvort viðskiptavinur sé líklegur til að fara í gjaldþrot
- á erfitt með að afla upplýsinga um væntanlega viðskiptavini
- þarf að bæta lánastjórnun
- er að íhuga nýja markaðsherferð.
Fyrirtæki ættu að íhuga að fá lántökur og fjármögnunarleiðir þegar:
- Ófullnægjandi reiðufé er til staðar til að greiða birgjum á réttum tíma
- fyrirtækið þarf að vaxa
- skammtímafjármögnun (þar með talið yfirdráttarheimild) er ófullnægjandi
- Starfsfólk hefur ekki næga færni í lánastjórnun.
