Reglugerðin um peningaþvætti, fjármögnun hryðjuverka og millifærslu fjármuna (upplýsingar um greiðanda) frá 2017 (með síðari breytingum) (reglugerðin) gilda um fjölda mismunandi fyrirtækja, þar á meðal endurskoðendur og bókhaldsmenn, skattaráðgjafa og söluaðila verðmætra vara. Reglugerðin inniheldur ítarlegar kröfur um málsmeðferð gegn peningaþvætti fyrir þá sem málið varðar.
Skattstofa Bretlands (HMRC) hefur verið falið eftirlit með söluaðilum með hátt verðmæti. Hér að neðan lýsum við helstu kröfum reglugerðarinnar og skráningarferlinu.
Hvaða fyrirtæki eru fyrir áhrifum?
Reglugerðin hefur áhrif á fyrirtæki sem uppfylla skilgreininguna á háverðmætissöluaðila (HVD).
Fyrirtæki er skilgreint sem stórfyrirtæki (HVD) þegar það verslar með vörur og tekur við eða greiðir reiðufé að jafngildi 10.000 evrum eða meira í hvaða gjaldmiðli sem er, þar á meðal þegar viðskiptavinur leggur reiðufé beint inn á bankareikning stórfyrirtækisins eða þegar hann greiðir þriðja aðila reiðufé í þágu stórfyrirtækisins. Þetta á við hvort sem viðskiptin eru framkvæmd sem ein færsla eða í nokkrum tengdum afborgunum.
Fyrirtæki sem aðeins taka við eða framkvæma slíkar færslur stöku sinnum eru meðtalin. Fyrirtæki sem taka ekki við miklum fjárhæðum reiðufjár eða bjóða ekki upp á þjónustu eru ekki fyrir áhrifum.
Almennt verða fyrirtækin sem verða fyrir mestum áhrifum þau sem selja verðmætar vörur eða lúxusvörur, listaverk, bíla, skartgripi og snekkjur.
Hins vegar á kerfið við um alla sem taka við nægilega miklum fjárhæðum í reiðufé fyrir vörur og hvaða fyrirtæki sem er gæti hugsanlega verið skráningarhæft.
Ef HVD hyggst ekki taka við háum greiðslum ætti það að hafa skriflega stefnu þar að lútandi og tryggja að starfsmenn og viðskiptavinir séu meðvitaðir um þessa stefnu.
Þátttakendur á listamarkaði
Þátttakandi á listamarkaði er einstaklingur sem í viðskiptalegum tilgangi verslar með eða hefur milligöngu um kaup eða sölu á listaverkum að verðmæti yfir 10.000 evrum. Þátttakandi á listamarkaði er skylt að skrá sig hjá HMRC óháð því hvernig slíkar greiðslur eru inntar af hendi eða mótteknar; það er að segja, skráningarskyldan er ekki takmörkuð við þá sem greiða eða taka við reiðufégreiðslum. Skráning sem þátttakandi á listamarkaði er einnig hjá HMRC.
Hvernig hefur það áhrif á fyrirtækið mitt?
Ef fyrirtæki þitt verslar með vörur og tekur við eða greiðir stórar reiðufégreiðslur þá er þér skylt að:
- koma á fót kerfum gegn peningaþvætti svo hægt sé að bera kennsl á og koma í veg fyrir peningaþvætti og tilkynna grunsamlegar færslur (sjá hér að neðan)
- skrá sig hjá HMRC
- greiða árgjald miðað við fjölda starfsstöðva sem þú verslar í gegnum. Einnig er umsóknargjald fyrir nýskráningar
- tilkynna allar breytingar á skráningarárinu
Ef þú ert óviss um hvort þú munir selja vörur fyrir þessa upphæð og skráir þig ekki, þá verður þú skyldugur til að hafna öllum greiðslum eða endurgreiðslum í reiðufé að upphæð 10.000 evrur (eða meira) eða krefjast greiðslu með öðrum hætti, svo sem ávísun, kredit- eða debetkorti.
Bakgrunnur krafnanna
Hvers vegna var þessi stjórn sett á?
Markmið kerfisins er að vernda samfélagið og berjast gegn peningaþvætti og þeirri glæpastarfsemi sem liggur að baki því, þar á meðal hryðjuverkum.
Þar sem peningaþvætti hafa gripið til flóknari aðferða til að dylja uppruna fjármuna sinna, varð nauðsynlegt að setja ný lög og reglugerðir sem miða að því að ná í þá sem að málinu komu.
Meginlöggjöfin er að mestu leyti að finna í lögum um ágóða af glæpum frá 2002 og lögum um hryðjuverk frá 2000 eins og þeim var breytt með lögum um hryðjuverk frá 2006 og síðar lögum gegn hryðjuverkum frá 2008.
Reglugerðirnar frá 2017 (með síðari breytingum) innleiða fjórðu og fimmtu tilskipun ESB um peningaþvætti sem miða að því að bæta og herða enn frekar á reglunum gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka. Brexit hefur ekki haft áhrif á beitingu þessara reglugerða.
Hvað er peningaþvætti?
Peningaþvætti er ferlið þar sem peningar eða aðrar eignir sem aflað er með glæpsamlegum hætti (eignir glæpsamlegra verka) eru skipt út fyrir „hreina“ peninga eða aðrar eignir sem ekki tengjast augljóslega uppruna þeirra.
Glæpsamleg eign
Eignin sem tengist glæpsamlegri háttsemi er ávinningur af glæpsamlegri háttsemi. Þetta felur í sér alla háttsemi, hvar sem hún á sér stað, sem telst refsiverð ef hún væri framin í Bretlandi. Þetta felur ekki aðeins í sér, til dæmis, fíkniefnasmygl, skattsvik, svik, fölsun og þjófnað heldur einnig önnur refsiverð brot sem framin eru í hagnaðarskyni.
Því er mikilvægt að hafa í huga að peningaþvætti nær til ágóða af hvaða glæp sem er en ekki aðeins þeirra glæpa sem tengjast hefðbundnari atriðum eins og fíkniefnasmygls og vændis.
Samkvæmt lögunum eru þrjú meginbrot sem varða peningaþvætti og tvö tengd peningaþvætti:
- að fela, dylja, umbreyta, flytja eða fjarlægja (frá Bretlandi) glæpaeign
- Gera ráðstafanir sem auðvelda öflun, varðveislu, notkun eða eftirlit með glæpsamlegum eignum af hálfu annars aðila eða fyrir hönd annars aðila
- að afla sér, nota eða hafa í fórum sínum eignir sem varða saknæma eignir
- vanræksla að upplýsa um vitneskju eða grun um eða hafa rökstudda ástæðu til að vita eða gruna að annar einstaklingur stundi peningaþvætti eða fjármögnun hryðjuverka
- að upplýsa um að grunur um peningaþvætti hafi verið gefinn upp eða að rannsókn á peningaþvætti sé í gangi eða íhuguð, þar sem það er líklegt til að skaða rannsókn. Þetta er kallað „ábending“.
HVD-fyrirtæki verða að vera meðvituð um hvernig þessar aðgerðir gætu haft áhrif á viðskipti þeirra, til dæmis þar sem ágóði af glæpum er notaður (eða peningaþvættur) innan fyrirtækisins
Mikilvægi stjórnkerfisins
Lögin leggja mjög strangar refsingar á alla sem taka þátt í peningaþvætti. Reglugerðin krefst þess að peningaþvættistofnanir taki upp verklagsreglur gegn peningaþvætti til að vernda sig gegn misnotkun peningaþvættismanna og hættu á saksókn.
Skráningarferlið
HVD skráir sig hjá HMRC með því að nota netþjónustu þeirra. Ef þú ert nú þegar með Government Gateway reikning notarðu þetta notandanafn og lykilorð til að skrá þig inn, en annars geturðu stofnað reikning sem hluta af þessu ferli.
Skattyfirvöld í Bretlandi (HMRC) munu fara yfir umsókn þína, en það getur tekið allt að 45 daga. Hafðu í huga að þú getur ekki tekið við eða greitt reiðufé yfir 10.000 evrur fyrr en þú ert skráð(ur). Þú munt fá tölvupóst þegar ákvörðun hefur verið tekin um umsókn þína, en þú þarft að skrá þig inn á reikninginn þinn til að sjá þá ákvörðun.
Skráning er nauðsynleg þegar fyrirtæki:
- tekur við eða greiðir jafngildi 10.000 evra eða meira í reiðufé fyrir eina færslu eða í afborgunum sem eru tengdar eða
- tekur stefnumótandi ákvörðun um að framkvæma slík viðskipti.
Sérhver lögaðili sem rekur HVD-fyrirtæki verður að vera skráður. Greiða þarf upphafsgjald upp á 300 pund fyrir skráningu fyrir hvert húsnæði sem skráð er í umsókninni. Árleg endurnýjun upp á 300 pund á húsnæði gildir. Reglugerðin frá 2017 krefst samþykkisprófa fyrir „lykilstarfsmenn“ til að kanna hvort viðkomandi hafi verið sakfelldur. Þetta er óendurgreiðanlegt gjald upp á 40 pund á mann.
Fyrirtæki sem skrá sig ekki geta átt yfir höfði sér sektir ef þau framkvæma HVD-viðskipti.
Hvaða stefnur og verklagsreglur gegn peningaþvætti eru nauðsynlegar?
Fyrirtæki þitt ætti að koma á fót, endurskoða og viðhalda stefnu og verklagsreglum varðandi:
- áreiðanleikakönnun viðskiptavina
- áhættumat og stjórnun
- eftirlit og stjórnun á reglufylgni
- skýrslugerð
- skráning
- innra eftirlit
- innri samskipti þessara stefnu og verklagsreglna.
Áreiðanleikakönnun viðskiptavina (CDD)
HVD verða að staðfesta auðkenni allra viðskiptavina sem greiða eða fá endurgreidda heildargreiðslu í reiðufé sem nemur 10.000 evrum eða meira fyrir eina færslu eða tengdar færslur.
Til að staðfesta hver viðskiptavinurinn er þarftu að vera viss um að hann sé sá sem hann segist vera með því að afla sönnunargagna um nafn hans, heimilisfang og fæðingardag. Nánari upplýsingar um verklagsreglur um viðskiptaþvætti er að finna í upplýsingablaði um peningaþvætti og ágóða af glæpum.
Áhættumat
HVD verður að framkvæma áhættumat til að bera kennsl á og meta áhættuna á peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka sem fyrirtækið er háð. Þú verður að skrifa þetta niður, ásamt öllum undirliggjandi upplýsingum sem þú notaðir til að gera það mat (til dæmis löndin þar sem þú starfar, vörurnar sem þú selur, eðli viðskiptavina þinna o.s.frv.).
Tilnefna einstakling sem ábyrgðarmann á reglufylgni
Reglugerðin krefst, þar sem það á við um stærð og eðli fyrirtækisins, að stjórnarmaður (eða sambærilegur starfsmaður) eða framkvæmdastjóri sé sá sem ber ábyrgð á að farið sé að reglugerðunum. Skattstofa fjármálaráðuneytisins, sem eftirlitsstofnun þín, verður að vera upplýst um hver einstaklingurinn er þegar hann er fyrst skipaður og um allar síðari breytingar.
Skipa tilnefndan fulltrúa vegna peningaþvættis
Þetta er mjög mikilvægt hlutverk innan fyrirtækis sem sérhæfir sig í háskerpu og ætti að vera gegnt af einstaklingi með viðeigandi yfirburðastöðu. Þessi einstaklingur getur einnig verið sá sem ber ábyrgð á að farið sé að reglugerðunum og einnig verður að upplýsa HMRC um hver hann er.
Helstu hlutverk MLNO ættu að vera að:
- setja nauðsynlegar verklagsreglur til að framfylgja kröfum reglugerðarinnar
- taka við og fara yfir tilkynningar um mögulegt peningaþvætti frá öðrum sem koma að rekstrinum
- ákveða hvort kæra skuli til lögreglunnar í Bandaríkjunum (NCA).
Koma á fót óháðri endurskoðunardeild til að meta hvort farið sé eftir reglum
Heilbrigðiseftirlitsstofnanir ættu að tryggja að þær kanni hvort stefnur þeirra séu viðeigandi og að þær séu rétt innleiddar. Þar sem nauðsyn krefur ætti að gera breytingar til að tryggja að allt virki rétt. Stærri stofnanir verða beðnar um að ná þessu með því að koma á fót óháðri endurskoðunardeild, en minni fyrirtæki gætu gert þetta með árlegri innri eða ytri skoðun á verklagsreglum sínum.
Skoða viðeigandi starfsmenn
Þegar ráðið er nýtt starfsfólk sem mun koma að einhverju leyti við að uppfylla reglugerðirnar (t.d. taka við stórum reiðufégreiðslum) verður starfsmannastjóri að meta þá til að tryggja að þeir hafi viðeigandi þekkingu og færni fyrir starfið og til að meta hegðun þeirra og heiðarleika.
NCA
Peningaþvætti er ríkisstofnunin sem tilkynna skal alla grunsemdir um peningaþvætti til í gegnum vefsíðu stofnunarinnar.
Það kemur fyrir að MLNO berst innri tilkynningu um grun um peningaþvætti, þar sem viðskiptin eru ekki enn lokið. Við slíkar aðstæður þarf að fylgja sérstökum verklagsreglum hjá NCA og þú verður að bíða þar til NCA veitir samþykki fyrir því að viðskiptin fari fram.
Þjálfa starfsfólk þitt
Allt starfsfólk fyrirtækisins sem hefur samskipti við viðskiptavini verður að vera þjálfað til að vera meðvitað um:
- lög um peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka
- hvernig á að bera kennsl á og bregðast við grunsamlegum viðskiptum.
Starfsfólk ætti að fá reglulega þjálfun í þessu efni og endurtaka þjálfunina til að tryggja að þekkingu starfsfólks sé viðhaldið og að það sé hæft til að beita verklagsreglum um peningaþvætti. Áframhaldandi þjálfun ætti að tryggja að starfsfólk sé meðvitað um breyttar peningaþvættisvenjur.
Að stjórna áhættunni
HVDS ættu að:
- hafa kerfi til staðar til að skrá allar færslur að upphæð 10.000 evrur eða meira í bókhaldskerfi sínu og gera þær auðkenndar
- hafa til staðar stefnur og verklagsreglur varðandi móttöku þessara stóru viðskipta.
Skráningarhald
Skrárnar sem varðveita skal eru:
- afrit af, eða tilvísanir í, sönnunargögn um auðkenni viðskiptavinarins sem fengust samkvæmt CDD-ferlinu
- fylgigögn og skjöl varðandi viðskiptasambönd og einstaka viðskipti sem eru háð viðskiptaaðferðum til að öðlast viðskiptahæfileika eða stöðugu eftirliti.
Varðandi sönnun á auðkenni viðskiptavina verða fyrirtæki að geyma eftirfarandi skrár:
- afrit af samþykktum persónuskilríkjum og staðfestingargögnum sem aflað hefur verið, eða
- tilvísanir í sönnunargögn sem staðfesta auðkenni viðskiptavinar.
Hversu lengi þarf að geyma skrárnar?
- Geyma skal sönnunargögn um auðkenni viðskiptavinar í 5 ár frá þeim degi sem einstaka viðskipti fara fram eða viðskiptasambandi lýkur.
- Geyma skal skrár yfir viðskipti í 5 ár frá þeim degi sem viðskiptin eru lokið.
- Öll önnur skjöl skulu geymd í 5 ár frá þeim degi sem viðskiptasambandi lýkur.
Þú verður að geta brugðist hratt við fyrirspurn frá lögreglu eða öðrum viðeigandi rannsóknarlögreglumanni varðandi viðskiptavin eða fyrrverandi viðskiptavin.
Brot á ákvæðum
Fyrirtæki geta átt yfir höfði sér sektir fyrir að uppfylla ekki skráningarskyldu. Engin efri mörk eru á fjárhæð sektarinnar. Sektir verða taldar viðeigandi til að vera árangursríkar, í réttu hlutfalli við brot og letjandi.
Brot á skyldum samkvæmt reglugerðinni getur leitt til annað hvort saksóknar eða borgaralegrar refsingar. Sakfelling samkvæmt reglugerðinni getur varðað allt að tveggja ára fangelsi og/eða ótakmörkuðum sektum.
