Öll fyrirtæki (nema ákveðin skráð fyrirtæki) eru skyldug til að halda skrá yfir einstaklinga með veruleg stjórnunarhlutverk (PSC-skrá) og skrá viðeigandi upplýsingar hjá Fyrirtækjaskrá. Þessi krafa er til viðbótar við þær sem varða núverandi skrár.
Markmið kröfunnar um að halda PSC-skrá er að auka gagnsæi varðandi stjórn og eignarhald á breskum fyrirtækjum. Þetta setur þó frekari skyldur á fyrirtæki, stjórnendur þeirra og þá sem hafa veruleg stjórn á þeim.
Hverjar eru kröfurnar?
Nýju kröfurnar eru meðal annars:
- að grípa til eðlilegra ráðstafana til að komast að því hvort til staðar séu einstaklingar með veruleg stjórn (e. veruleg stjórn)
- hafa samband við fólk sem hefur verið greint sem viðeigandi, eða aðra sem kunna að þekkja það, til að staðfesta hvort það sé PSC
- afla eða staðfesta viðeigandi upplýsingar til að færa í PSC-skrána
- að skrá upplýsingar sem aflað er í PSC-skrána
- að halda PSC-skránni uppfærðri.
Breytingar á upplýsingum um einstaklinga með veruleg stjórn verða að vera uppfærðar í eigin skrá félagsins innan 14 daga og tilkynntar til Fyrirtækjaskrár innan 14 daga til viðbótar. Óháð breytingum verða félög einnig að staðfesta, með árlegri staðfestingaryfirlýsingu sinni, að upplýsingarnar um fulltrúa fyrirtækjaskrár þeirra, eins og þær eru geymdar í miðlægri skrá, séu réttar. Frá 8. apríl 2025 þurfa allir sem vilja uppfæra skrána hjá Fyrirtækjaskrá að staðfesta hverjir þeir eru, annað hvort beint hjá Fyrirtækjaskrá eða í gegnum viðurkenndan fyrirtækjaþjónustuaðila (ACSP).
Ef fyrirtækið verður einhvern tímann meðvitað um að upplýsingar í PSC-skránni þurfi að breytast, en viðeigandi upplýsingar hafa ekki enn verið staðfestar, verður að uppfæra skrána til að sýna dagsetninguna þegar upplýsingarnar voru ekki lengur réttar og stöðu rannsóknarinnar á nýju PSC-skránum.
Hvað er átt við með PSC?
PSC er skilgreindur sem einstaklingur sem uppfyllir eitt eða fleiri af eftirfarandi skilyrðum:
- á, beint eða óbeint, meira en 25% hlutabréfa eða atkvæðisréttar í félaginu
- hefur rétt, beint eða óbeint, til að skipa eða víkja meirihluta stjórnar félagsins frá
- hefur rétt til að hafa eða hefur í raun veruleg áhrif eða stjórn á félaginu
- þar sem sjóður eða fyrirtæki uppfyllir eitthvert ofangreindra skilyrða, hver sá einstaklingur sem hefur rétt til að hafa eða hefur í raun veruleg áhrif eða stjórn á starfsemi þess sjóðs eða fyrirtækis.
Fyrirtæki verður að grípa til hæfilegra ráðstafana til að bera kennsl á þjónustuaðila sína. Sum fyrirtæki kunna ekki að hafa neina þjónustuaðila eða eiga auðvelt með að komast að því hverjir þjónustuaðilarnir eru, en önnur gætu þurft að fylgja vandlega öllum skrefunum sem sett eru fram til að reyna að komast að því hvort einhverjir þjónustuaðilar séu til staðar og ef svo er, hverjir þeir eru og hverjir eru þeir.
Í sumum tilfellum er fyrirtæki í eigu eða undir stjórn lögaðila, frekar en einstaklings. Upplýsingar um viðeigandi og skráningarhæfa lögaðila verða einnig að vera færðar á PSC-skrána. Aðili sem á eða stjórnar fyrirtæki telst viðeigandi ef hann heldur sína eigin PSC-skrá eða hefur atkvæðisréttarhlutabréf tekin til viðskipta á ákveðnum mörkuðum (t.d. ef það er skráð á London Stock Exchange).
Hvaða upplýsingar þarf að geyma í skránni?
Verðbréfaskráin (PSC) verður að vera geymd og hún má ekki vera auð! Þegar fyrirtæki er til dæmis að afla upplýsinga eða staðfesta þarf samkvæmt lögum að gera sérstaka yfirlýsingu þar að lútandi í PSC-skránni.
Nýjar upplýsingar verða að vera færðar inn í PSC-skrá fyrirtækisins innan 14 daga og sendar til Fyrirtækjaskrár innan 14 daga til viðbótar. Brot á þessum kröfum er refsivert brot.
Upplýsingar um viðkomandi einstakling sem þarf að afla og staðfesta til að vera skráðar í PSC-skrá fyrirtækis eru meðal annars:
- nafn þeirra
- fæðingardagur þeirra
- þjóðerni þeirra
- landið, fylkið (eða hluti Bretlands) þar sem póstþjónustufulltrúinn hefur venjulega búsetu
- þjónustufang
- Venjulegt heimilisfang þeirra (ef það er annað en þjónustufang)
- dagsetningin þegar einstaklingurinn varð póstþjónustuaðili (PSC) í tengslum við fyrirtækið
- eðli stjórnunar PSC yfir fyrirtækinu samkvæmt opinberu orðalagi
- allar takmarkanir sem eru í gildi á miðlun upplýsinga PSC.
Einnig er krafist sérstakrar yfirlýsingar í PSC-skránni ef þú telur að fyrirtækið hafi engin PSC-númer.
Upplýsingar um PSC verða að vera staðfestar áður en þær eru færðar í PSC-skrána. Hægt er að líta á upplýsingar sem staðfestar ef PSC-ið:
- gaf upplýsingarnar eða vissi að verið væri að veita þær
- hefur verið beðinn um að staðfesta að upplýsingarnar séu réttar og hefur gert það
- hefur áður staðfest upplýsingarnar og engin ástæða er til að ætla að þær hafi breyst.
Hafa PSC einhverjar skyldur?
Fjölmargar lagalegar skyldur hvíla á einkahlutafélagi. Til dæmis gæti viðkomandi einstaklingur sem svarar ekki beiðnum um upplýsingar um einkahlutafélag verið að fremja refsivert brot. Fyrirtæki hefur einnig rétt til að setja takmarkanir á hluti eða réttindi í félaginu sem einstaklingur sem svarar ekki á.
Eru upplýsingar sem eru geymdar í PSC-skránni aðgengilegar opinberlega?
Næstum allar upplýsingar í miðlægu skránni yfir fulltrúa í sjóði eru aðgengilegar almenningi. Einu upplýsingarnar sem ekki verða aðgengilegar eru venjulegt heimilisfang fulltrúa í sjóði (nema það hafi verið gefið upp sem tilkynningarfang) og fæðingardagur fulltrúa í sjóði. Skráin sem þú geymir verður að vera aðgengileg almenningi til skoðunar, en þú ættir ekki að gefa upp venjulegt heimilisfang neins fulltrúa í sjóði þegar hún er skoðuð eða afrit er óskað eftir.
Ef þú velur að geyma PSC-skrána þína eingöngu hjá Companies House, þá verða allar upplýsingar sem annars birtust í PSC-skrá fyrirtækisins aðgengilegar opinberlega. Þetta þýðir að fullur fæðingardagur PSC-skrárinnar þinnar mun birtast, en heimilisfangið verður samt sem áður falið.
Í undantekningartilvikum (þar sem alvarleg hætta er á ofbeldi eða hótunum) er til kerfi til að fella allar upplýsingar sem tengjast lánshæfismatsfyrirtæki úr skránni yfir lánshæfismatsfyrirtæki og miðlægu skránni til skoðunar almennings eða til að koma í veg fyrir að heimilisfang þeirra sé deilt með lánshæfismatsfyrirtækjum.
Að sjálfsögðu verða allar upplýsingar aðgengilegar löggæsluyfirvöldum og Fyrirtækjaskrá mun veita upplýsingar um heimilisföng og fæðingardaga til lánshæfismatsfyrirtækja og ákveðinna opinberra aðila við vissar aðstæður.
Hvað gerist ef fyrirtækið uppfyllir ekki kröfurnar?
Brot á kröfum PSC-reglunnar getur leitt til þess að félagið, stjórnendur eða tilgreindir PSC-aðilar fremji refsivert brot. Félagið og stjórnendur þess geta átt yfir höfði sér sekt eða fangelsisvist, eða hvort tveggja.
Í þessu sambandi skal tekið fram að samkvæmt reglugerð um peningaþvætti, fjármögnun hryðjuverka og millifærslu fjármuna (upplýsingar um greiðanda) frá 2017 (með síðari breytingum) er þeim sem starfa í eftirlitsskyldum geira í þeim tilgangi að berjast gegn peningaþvætti, svo sem endurskoðendur eða lögfræðingar, skylt að skoða PSC-skrá fyrirtækis og tilkynna fyrirtækjaskrá um öll frávik í raunverulegum eignarhaldi.
Eru frekari leiðbeiningar tiltækar?
Viðskipta-, orku- og iðnaðarráðuneytið hefur gefið út töluvert magn viðbótarupplýsinga í formi samantektar, lögbundinna og ólögbundinna leiðbeininga á þessu sviði. Þessar leiðbeiningar innihalda til dæmis nánari upplýsingar um kröfur og ferla sem fylgja á ýmsum stigum halds PSC-skrár, opinbert orðalag fyrir færslu í PSC-skrána og dæmi um tilkynningar varðandi öflun og staðfestingu PSC-upplýsinga.
Leiðbeiningarnar má nálgast á www.gov.uk/government/organisations/companies-house.
