Stórfelld fyrirtækjasvik og gjaldþrot urðu fréttnæm öðru hvoru og mörg þeirra voru áberandi og upphæðirnar umtalsverðar.
Með þeim þrýstingi sem við stöndum enn frammi fyrir vegna hægs efnahagsástands, áskorana sem tengjast erfiðleikum við að endurnýja fjármögnun, áskoruninni við að ná markmiðum, jafnvel einfaldlega að greiða reikninga birgja, verður auðvelt að sjá að hætta á svikum fyrir fyrirtæki af öllum stærðum hefur aukist verulega.
Vandamálin sem tengjast vel kynntum svikum geta virst fjarri fyrirtæki þínu en sannleikurinn er sá að svik geta haft áhrif á fyrirtæki af öllum stærðum. Hvort sem þú ert með lítið teymi eða stóran starfsmannahóp, þá fjallar þetta upplýsingablað um hvernig þú getur aukið vitund þína um þá þætti sem benda til svika. Það setur einnig fram varnir sem þú getur gripið til til að lágmarka áhættu innan fyrirtækisins.
Þetta gat ekki gerst hér
Það er auðvelt að halda að svik séu eitthvað sem „gæti ekki eða myndi ekki gerast hér“. Hins vegar, þó að stór fyrirtæki hafi úrræði til að innleiða það sem þau vonast til að séu skilvirk innri eftirlitskerfi til að koma í veg fyrir svik, þurfa minni og meðalstór fyrirtæki oft að reiða sig á lítinn hóp fólks sem þau treysta. Þú getur eflaust hugsað þér nokkra lykilstarfsmenn sem þú gætir ekki ímyndað þér að vera án! Í svo mörgum tilfellum hafa vinnuveitendur sagt að „hann/hún (svikarinn) var minn traustasti starfsmaður“.
Helsta vandamálið sem minni fyrirtæki standa frammi fyrir er skortur á möguleikum til að aðgreina verkefni. Einstaklingar þurfa að gegna ýmsum hlutverkum og þetta getur leitt til aukinna tækifæra og svigrúms til að fremja svik, og fyrir suma getur freistingin verið of mikil.
Svæði þar sem svik geta átt sér stað
Þó að nákvæm eðli svika fari eftir eðli fyrirtækisins og þeim tækifærum sem hugsanlegum svikara bjóðast, þá eru nokkur algeng svið þar sem svik geta átt sér stað.
Starfsmenn misnota stöðu sína
Flest svikatilvik hafa áhrif á rekstrarreikning, þar sem annað hvort útgjöld eru ofmetin eða tekjur vanmetnar. Svikin hér geta verið allt frá fáeinum pundum af lélegum útgjöldum, þar sem enginn kannar fylgiskjöl eða fer yfir hvort fullyrðingin sé sanngjörn, til alvarlegri svika. Þetta gæti falið í sér að stofna tilbúna birgja og framleiða falska reikninga, eða starfsmann sem samþykkir innkaup í samráði við birgja.
Einnig gæti staða verið misnotuð þegar fyrirtæki óskar eftir tilboðum. Hér er hætta á „bakgreiðslum“ þar sem einstaklingar sem taka þátt í útboðsferlinu þiggja mútur eða sætuefni frá hugsanlegum birgjum. Þetta gæti leitt til þess að óhagkvæmir samningar séu undirritaðir, hugsanlega um vörur af vafasömum gæðum.
Upphæðirnar sem um ræðir í þessum tegundum svika eru hugsanlega ekki háar, þannig að þær fara fram hjá neinum um tíma. Hins vegar geta upphæðirnar orðið umtalsverðar með tímanum. Margir svikarar öðlast sjálfstraust og tölurnar aukast eftir því sem þeir verða „gráðugir“. Auðvitað eru meiri líkur á að stórfelld svik uppgötvist og græðgi spilar oft hlutverk í því að bera kennsl á og handtaka svikara.
Engu að síður er tíminn sem það tekur að uppgötva svik afar mikilvægur. Það getur skipt sköpum fyrir sjóðstreymi þar sem svik tæma fyrirtæki af auðlindum sem það þarf til að vaxa.
Birgjar nýta sér það
Þar sem fyrirtæki hefur fáar eða veikar eftirlitsferla og eftirlitsaðferðir gæti birgir áttað sig á því og nýtt sér það. Til dæmis gætu færri vörur í raun verið afhentar en þær sem fram koma á afhendingarseðlinum. Reikningar geta innihaldið hærra magn eða verð en það sem afhent var og samþykkt var.
Þetta undirstrikar mikilvægi þess að athuga bæði afhendingarseðla og reikninga og fylgja eftir öllum frávikum tafarlaust.
Önnur áhættusvæði
Þjófnaður á trúnaðarupplýsingum eins og viðskiptavinalistum eða hugverkaréttindum eins og iðnaðarferlum gæti valdið fyrirtæki ólýsanlegum vandræðum ef óánægðir starfsmenn stela þeim. Það hafa jafnvel verið dæmi um að þær hafi verið afritaðar yfir á snjallsíma!
Upplýsingar gætu einnig verið viðkvæmar fyrir árásum utan frá. Framfarir í tækniþróun þýða að fyrirtæki þurfa að huga að áhættum sem tengjast upplýsingatækni. Nú á dögum er oft talið að tölvan hafi alltaf rétt fyrir sér, þannig að færri handvirkar athuganir eru almennt gerðar innan fyrirtækisins fyrir vikið.
Ákveðnar tegundir stofnana eru í meiri hættu á svikum, til dæmis geta þær sem byggja á reiðufé verið viðkvæmari vegna erfiðleika við að innleiða skilvirkt eftirlit með reiðufé. Á sama hátt eru fyrirtæki sem selja aðlaðandi neysluvörur í aukinni hættu.
Dæmi
JF Bogus & Sons
Þú gætir haldið að þetta gæti aldrei gerst hjá þér en ef traustur bókhaldari þinn gefur þér reikning og ávísun til undirritunar, hversu vandlega horfir þú þá á reikninginn? Upphæðin gæti verið tiltölulega lág og er auðvitað studd með reikningi. Þú verður að undirrita ávísunina í flýti því þú verður ekki heima á morgun og klukkan er 17:15. Bókhaldari þinn mun fylla út greiðslulínuna áður en ávísunin er send út.
Að lokum líta árslokatölur þínar einfaldlega ekki alveg réttar út og síðari rannsóknir leiða í ljós að reikningar hafa týnst og að lokum að bókarinn hefur verið að gera þessar ávísanir út á sjálfan sig.
Íþróttalífið!
Birgðastýring var reynd í íþróttafatnaði og -búnaði og leiddi í ljós of mikið misræmi milli tölvufærðra birgða og þeirra sem raunverulega voru taldar í árslok. Ekki var hægt að útskýra mismuninn og að lokum var eftirlit notað til að fylgjast með vöruhúsinu.
Afhjúpandi myndskeið sýndu ræstingarfólkið bæta ýmsum kylfum, boltum og búnaði í ruslapokana sem voru fulla af rusli sem voru fjarlægðir á hverju kvöldi!
Fyrirtæki sem eru í örum vexti geta einnig verið viðkvæmari fyrir svikum. Þegar bæði auðlindir fyrirtækisins og stjórnendur eru undir miklu álagi er enn erfiðara að hafa yfirsýn. Vísbendingar um svik geta farið fram hjá sér.
Veit einhver hvar Sid er?
Ímyndið ykkur undrunina sem forstjóri staðbundins framleiðslufyrirtækis varð fyrir þegar hann afhenti starfsfólki sínu launaseðla og tveir urðu eftir! Fjármálastjóri hans, sem hafði aldrei gleymt að afhenda þá áður, hafði veikst og gat ekki mætt til vinnu. Síðari rannsóknir leiddu í ljós að þessi trausti starfsmaður hafði um tíma búið til uppspunna starfsmenn og greitt launin inn á sinn eigin bankareikning.
Tíu skrefa leiðarvísir til að koma í veg fyrir og uppgötva svik
Í ljósi þess hve fjölbreytt úrval af svikum getur átt sér stað, hvaða skref geturðu gripið til til að lágmarka hættuna á svikum innan fyrirtækisins? Skoðið tíu helstu ráð okkar til að uppgötva og koma í veg fyrir svik.
- Byrjaðu á að ráða rétta fólkið til starfa í fyrirtækinu þínu. Gakktu úr skugga um að þú skoðir meðmæli vandlega og að allir tímabundnir starfsmenn séu einnig yfirfarnir, sérstaklega ef þeir eiga að vinna á lykilsviðum.
- Gakktu úr skugga um að þú hafir skýra stefnu um að svik verði ekki umborin innan fyrirtækisins og tryggðu að þetta sé kynnt öllu starfsfólki.
- Íhugaðu hvaða svið innan fyrirtækisins gætu verið í hættu og skipuleggðu og innleiddu viðeigandi varnir. Beindu sjónum þínum að þeim sviðum þar sem megnið af tekjunum kemur frá og þar sem megnið af kostnaðinum liggur. Þróaðu einföld innri eftirlitskerfi til að verjast þessum sviðum. Árangursrík eftirlit felur í sér:
- aðskilnaður skyldna
- eftirlit og endurskoðun
- reiknifræðilegar athuganir
- bókhaldssamanburður
- heimild og samþykki
- líkamlegt eftirlit og talningar
- Þegar mögulegt er, skal ekki hafa aðeins einn einstakling sem ber ábyrgð á að stjórna öllu sviði fyrirtækisins. Þetta felur sérstaklega í sér bókhaldshlutverkið en mun einnig ná til annarra lykilþátta. Til dæmis pöntunar á vörum, birgðastýringar og sendingar í fyrirtæki þar sem birgðir innihalda aðlaðandi neysluvörur.
- Hafðu alltaf einhverja stjórn á lykilbókhaldsstarfsemi fyrirtækisins. Undirritaðu ekki auða tékka fyrirfram nema í undantekningartilvikum og vertu viss um að samsvarandi reikningar séu framvísaðir með tékkunum.
- Verið á varðbergi gagnvart óvenjulegum beiðnum frá starfsfólki sem kemur að bókhaldsstarfsemi.
- Gættu að starfsmönnum sem eru of verndandi gagnvart starfi sínu – þeir gætu haft eitthvað að fela. Gættu einnig að óánægðum starfsmönnum, sem gætu borið gremju eða þeim sem aðstæður breytast til hins verra eða óútskýranlegs batnaðar!
- Fylgist með verulegum breytingum á sjóðstreymi þegar starfsmaður er ekki á skrifstofunni, til dæmis í fríi. Verið einnig á varðbergi gagnvart starfsmönnum sem aldrei taka frí. Þetta gætu bæði verið vísbendingar um svik, eitthvað sem við sjáum þegar við lítum til baka.
- Undirbúið fjárhagsáætlanir og mánaðarlega stjórnunarreikninga og berið þá saman við raunverulegar niðurstöður svo þið séuð meðvituð um frávik. Að grípa til tafarlausra rannsókna ef frávik koma upp getur skipt sköpum með því að loka fyrir tækifæri sem svikarar hafa.
- Þegar svikari er gripinn skal tryggja að viðeigandi aðgerðum sé gripið til og læra af reynslunni.
Að vinna baráttuna gegn svikum
Þótt lævísustu svindlararnir geti farið fram hjá neinum um tíma, eru margir þeirra venjulegir einstaklingar sem sjá tækifæri. Svikin sem þeir fremja eru frekar einföld að eðlisfari.
Innleiðing nokkurra einfaldra athugana innan fyrirtækis getur gert það mun erfiðara fyrir svikara að notfæra sér það. Niðurstöðurnar gætu verið ótrúlegar – svik upp á 100 pund á viku jafngildir um 5.000 pundum sem skila fyrirtæki eftir meira en ár. Að starfa með 20% framlegð þýðir að velta muni skila 25.000 pundum til að bæta upp fyrir þetta.
