Lembaran fakta ini memberi tumpuan kepada perkara berkaitan VAT yang berkaitan dengan perniagaan yang lebih kecil. Matlamat utamanya adalah untuk mengetengahkan bidang risiko biasa kerana pemahaman yang lebih baik dapat menyumbang kepada pengurangan kesilapan dan membantu meminimumkan penalti. Satu lagi ramuan penting dalam mencapai matlamat tersebut ialah penyimpanan rekod yang baik, jika tidak, terdapat peningkatan risiko bahawa penyata VAT boleh disediakan berdasarkan maklumat yang tidak lengkap atau salah.
Aspek ini tidak dibincangkan lebih lanjut di sini tetapi panduan berguna boleh didapati di laman web GOV.UK.
Lihat lembaran fakta kami 'Menjadikan Cukai Digital untuk VAT' mengenai penyimpanan rekod digital mandatori dan penyata VAT digital.
Tarikh akhir penyata dan pembayaran VAT
Bagi perniagaan yang melengkapkan penyata suku tahunan atau bulanan, kedua-dua penyata VAT dan sebarang VAT yang perlu dibayar biasanya perlu dibayar kepada HMRC satu bulan dan tujuh hari selepas tamat tempoh VAT.
Jika tarikh akhir jatuh pada hujung minggu atau cuti umum, perniagaan hendaklah memastikan bahawa penyerahan penyata dan pembayaran sebarang VAT yang perlu dibayar telah sampai ke HMRC selewat-lewatnya pada hari bekerja terakhir sebelum tarikh akhir.
Cukai input
Apabila VAT yang ditanggung atas perbelanjaan boleh dituntut semula dalam penyata VAT, ia dipanggil 'cukai input'. Hanya perniagaan berdaftar VAT sahaja yang boleh menuntut semula VAT atas pembelian dengan syarat:
- perbelanjaan tersebut ditanggung untuk tujuan perniagaan
- perniagaan tersebut merupakan penerima bekalan barangan atau perkhidmatan
- terdapat invois VAT yang sah untuk pembelian tersebut.
Hanya perniagaan berdaftar VAT sahaja yang boleh mengeluarkan invois VAT yang sah. Oleh itu, VAT tidak boleh dituntut semula ke atas sebarang barangan atau perkhidmatan yang dibeli daripada perniagaan yang tidak berdaftar VAT. Invois proforma tidak boleh digunakan sebagai asas untuk pemulihan cukai input kerana ini secara tidak sengaja boleh menyebabkan tuntutan pemulihan VAT yang berganda.
Kebanyakan jenis pembekalan yang memerlukan pemulihan VAT mesti disokong oleh invois VAT yang sah. Ini biasanya perlu dialamatkan kepada peniaga yang menuntut cukai input. Senarai pembekalan yang sangat terhad tidak memerlukan invois VAT untuk dipegang bagi menyokong tuntutan, dengan syarat jumlah perbelanjaan bagi setiap pembekalan yang boleh dikenakan cukai ialah £25 atau kurang (termasuk VAT). Contoh yang paling praktikal untuk ini ialah caj tempat letak kereta dan caj tol tertentu.
Walau bagaimanapun, barang-barang biasa berikut tidak pernah dikenakan VAT dan oleh itu tiada VAT yang boleh dituntut semula – setem, tiket kereta api, tiket penerbangan dan bas, pada meter tempat letak kereta jalanan dan pembelian barangan runcit pejabat seperti teh, kopi dan susu.
Tujuan perniagaan
Ini sering menjadi perdebatan antara pembayar cukai dan HMRC kerana VAT tidak boleh dituntut semula secara automatik hanya kerana ia telah ditanggung oleh orang berdaftar VAT, atau kerana pembekal telah dibayar oleh perniagaan.
Dalam menilai sama ada penggunaan barangan atau perkhidmatan tersebut merupakan kegunaan perniagaan (bagi tujuan menetapkan hak untuk memotong VAT sebagai cukai input), pertimbangan mesti diberikan sama ada perbelanjaan tersebut berkaitan secara langsung dengan fungsi dan operasi perniagaan atau sekadar memberikan manfaat sampingan kepadanya.
Kegunaan persendirian dan bukan perniagaan
Dalam banyak perniagaan, kewangan peribadi dan perniagaan boleh berkait rapat dan cukai input mungkin dituntut secara salah ke atas perbelanjaan yang sebahagian atau keseluruhannya untuk tujuan swasta atau bukan perniagaan.
Contoh tipikal bidang risiko di mana tuntutan mungkin dibuat tetapi tidak memenuhi ujian 'tujuan perniagaan' termasuk:
- perbelanjaan berkaitan dengan penginapan domestik di mana tiada hubungan perniagaan
- mengejar minat peribadi seperti aktiviti bersukan dan riadah
- perbelanjaan untuk kepentingan peribadi pengarah/pemilik syarikat dan
- perbelanjaan berkaitan dengan aktiviti bukan perniagaan.
Jika perbelanjaan mempunyai tujuan perniagaan dan persendirian yang bercampur, VAT yang berkaitan secara amnya hendaklah dibahagikan dan hanya elemen perniagaan yang dituntut. Peraturan khas terpakai untuk melaraskan cukai input yang dituntut ke atas aset dan stok apabila barang yang pada mulanya bertujuan untuk kegunaan perniagaan kemudiannya digunakan secara alternatif.
Contoh
Tiga komputer riba pada mulanya dibeli untuk perniagaan dan VAT input sebanyak £360 dituntut semula. Satu kemudiannya dihadiahkan oleh pemilik perniagaan kepada anaknya jadi VAT perlu diakaunkan kepada HMRC sebanyak £120 (1/3 x £360)
Hiburan perniagaan
VAT tidak boleh dituntut semula ke atas kebanyakan bentuk hiburan perniagaan walaupun VAT yang ditanggung ke atas hiburan pekerja boleh dituntut semula. Takrifan hiburan perniagaan secara amnya ditafsirkan sebagai layanan mesra dalam apa jua bentuk yang diberikan kepada seseorang yang bukan pekerja, yang boleh merangkumi situasi contoh berikut:
- perbelanjaan perjalanan yang ditanggung oleh bukan pekerja tetapi dibayar balik oleh perniagaan, seperti pekerja sendiri dan perunding
- elemen hospitaliti dalam pameran perdagangan dan acara perhubungan awam.
Hadiah perniagaan
Pembekalan VAT berlaku apabila barang perniagaan bertukar tangan, jadi secara teorinya sebarang barang yang diberikan oleh perniagaan akan mengakibatkan sejumlah VAT yang perlu dibayar. Peraturan mengenai hadiah perniagaan adalah bahawa tiada cukai output akan dikenakan ke atas hadiah kepada orang yang sama, dengan syarat kos hadiah kepada orang itu tidak termasuk VAT tidak melebihi £50 dalam tempoh 12 bulan.
Jika had £50 dilampaui, VAT akan dikenakan (cukai output) ke atas jumlah penuh. Terdapat pembekalan barang yang dianggap sebagai pembekalan untuk tujuan VAT. Jika ini berlaku, HMRC biasanya akan menerima bahawa perniagaan boleh tidak membenarkan VAT semasa membeli barang, yang mungkin lebih mudah daripada perlu mengira cukai output setiap kali hadiah diberikan.
Transaksi komersial rutin yang mungkin terjejas termasuk perkara-perkara seperti:
- anugerah perkhidmatan lama
- Hadiah Krismas
- hadiah atau insentif untuk kakitangan jualan.
Perbelanjaan kereta dan permotoran
Kesilapan cukai input sering berlaku berkaitan dengan pembelian atau pajakan kereta dan perbelanjaan permotoran secara umum. Beberapa isu utama ialah:
- VAT ke atas pembelian kereta bermotor secara amnya disekat daripada pemulihan kerana diandaikan akan ada ketersediaan untuk kenderaan persendirian dan oleh itu kenderaan tersebut bukan semata-mata untuk kegunaan perniagaan. Larangan ini biasanya tidak terpakai kepada kenderaan komersial dan van, dengan syarat terdapat unsur kegunaan perniagaan.
- Jika kereta dipajak dan bukannya dibeli, 50% daripada VAT ke atas caj pajakan disekat daripada pemulihan atas sebab yang sama.
- Jika sesebuah perniagaan membekalkan elaun bahan api atau perbatuan untuk kereta, pelarasan perlu dibuat bagi memastikan hanya VAT ke atas elemen perbelanjaan perniagaan yang diperolehi semula. Terdapat beberapa kaedah berbeza yang boleh digunakan, jadi sila hubungi kami jika ini berkaitan dengan anda.
Isu cukai output
Hutang lapuk
Menjual barangan atau perkhidmatan secara kredit dalam iklim ekonomi semasa mungkin membawa risiko yang lebih tinggi. Walaupun prosedur kawalan kredit adalah kukuh, pasti akan ada risiko mengalami hutang lapuk. Pembekal biasanya mesti mengakaunkan cukai output apabila jualan dibuat, walaupun hutang itu tidak pernah dibayar oleh pelanggan, jadi terdapat risiko kerugian berganda.
Peraturan VAT tidak membenarkan pengeluaran nota kredit untuk membatalkan cukai output hanya kerana pelanggan tidak akan membayar! Sebaliknya, jika pelanggan tidak membayar, dengan syarat cukai output telah diakaunkan oleh pembekal, tuntutan untuk mendapatkan semula VAT sebagai pelepasan hutang lapuk boleh dibuat enam bulan selepas tarikh akhir pembayaran invois.
Contoh
Sebuah perniagaan membekalkan dan membuat invois barangan pada 19 Oktober 2022 untuk pembayaran sebelum 18 November 2022 (iaitu tempoh kredit 30 hari biasa). Jika hutang tidak diselesaikan, peluang terawal untuk pelepasan adalah pada 18 Mei 2023. Pelepasan tersebut akan dimasukkan dalam penyata VAT yang termasuk dalam tarikh ini, bergantung pada kitaran penyata perniagaan.
Jumlah tuntutan
Pembayar cukai hanya boleh menuntut pelepasan untuk cukai output yang pada asalnya dikenakan dan dibayar kepada HMRC, tidak kira sama ada kadar VAT telah berubah kemudiannya. Tuntutan tersebut dimasukkan ke dalam kotak 4 penyata VAT – menganggap VAT yang tidak dikutip sebagai perbelanjaan perniagaan tambahan – dan bukannya dengan mengurangkan cukai output.
Pelanggan itu
Pelanggan secara automatik dikehendaki membayar balik kepada HMRC sebarang VAT input yang dituntut atas pembelian di mana pembekal masih belum dibayar enam bulan selepas tarikh pembekalan (atau tarikh pembayaran perlu dibuat jika kemudian). Kesilapan dalam bidang ini adalah perkara biasa sehingga pegawai HMRC yang melawat telah membangunkan program yang membolehkan mereka menyemak pakej perakaunan Sage dan menyenaraikan baki lejar pembelian yang berusia lebih enam bulan, menjadikannya mudah untuk mengeluarkan taksiran bagi menolak VAT yang dituntut.
Mencegah masalah?
Perniagaan yang lebih kecil (dengan perolehan tahunan kurang daripada £1.35 juta) mungkin layak untuk menyertai Skim Perakaunan Tunai, yang bermaksud mereka hanya perlu mengakaunkan VAT ke atas jualan apabila pembayaran sebenarnya diterima daripada pelanggan.
Terdapat manfaat aliran tunai yang jelas serta pelepasan VAT terbina dalam daripada hutang lapuk. Pertimbangannya ialah perakaunan tunai hanya membenarkan perniagaan mendapatkan VAT atas perbelanjaan pada masa ia membuat pembayaran kepada pembekal.
