May nalalapat na sistema ng eksepsiyon para sa mga gastusin ng empleyado.
Isinasaalang-alang ng factsheet na ito ang pagpapatakbo at pag-uulat ng mga gastos at benepisyo ng empleyado.
Ang rehimen ng eksepsiyon
Maaaring may ilalapat na eksepsiyon sa pag-uulat ng mga gastusin ng empleyado sa mga form na P11D basta't natutugunan ang mga kinakailangang kundisyon. Sa ilalim ng eksepsiyon, dapat tiyakin ng negosyo na ang empleyado ay may karapatan sa ganap na kaluwagan sa buwis sa mga gastusing ibinalik.
Ang eksepsiyon
May nalalapat na eksepsiyon na epektibong nangangahulugan na ang mga negosyo ay hindi kailangang magbayad ng buwis at NIC sa mga bayad o nabayarang gastos o iulat ang mga ito sa isang P11D. Ang eksepsiyon ay naglalagay ng responsibilidad sa mga employer na matukoy kung ang mga gastos ng empleyado ay ganap na maaaring ibawas para sa mga layunin ng buwis.
Mga uri ng gastusin
Ang mga pangunahing uri ng gastusin kung saan naaangkop ang eksepsiyon ay:
- mga gastusin sa paglalakbay at kabuhayan
- mga bayarin at suskrisyon
- mga gastos sa libangan sa negosyo.
Ang lahat ng iba pang hindi pinapayagang gastusin ay maaari pa ring iulat sa isang P11D at/o sasailalim sa PAYE (at posibleng NIC). Ang mga empleyado ay maaaring mag-claim ng bawas sa buwis kaugnay ng mga hindi nabayarang gastusin sa negosyo.
Ang eksepsiyon ay hindi nalalapat sa mga gastusin o benepisyong ibinibigay sa ilalim ng isang kaugnay na kaayusan sa pagsasakripisyo ng suweldo. Kabilang dito ang anumang kaayusan kung saan isinusuko ng isang empleyado ang karapatang makatanggap ng kita kapalit ng mga bayad sa gastos na walang buwis o kung saan ang antas ng kanilang kita ay nakadepende sa halaga ng anumang bayad sa gastos.
Mga kondisyon ng rehimen
Para maituring na exempt payment ang nabayarang gastos ng isang empleyado, kailangang ilagay ng employer ang kanyang sarili sa posisyon ng empleyado. Pagkatapos ay itatanong ng employer sa kanyang sarili – kwalipikado ba ang gastos na iyon para sa buong tax relief ng empleyado (kung hindi dahil sa exempt ang halaga)?
Dapat isaalang-alang ng isang employer ang:
- pagtatakda ng patakaran ng korporasyon kung aling uri ng mga gastusin ang maaaring ibalik at ang pangangailangan na maging makatwiran ang mga gastusing iyon
- nangangailangan ng pagkumpleto ng isang karaniwang form para sa paghahabol sa gastos
- ang pangangailangan para sa anumang paghahabol sa gastos na suportahan ng isang resibo
- paggawa ng mga tseke sa mga paghahabol sa gastos
- paghingi ng pahintulot sa isang nakatataas na tao para sa mga paghahabol.
Kumusta naman ang mga rate ng iskala?
Pinapayagan ng mga patakaran ang mga halagang batay sa mga rate ng sahod na bayaran o ibalik, sa halip na ang aktwal na gastos ng empleyado sa ilang partikular na pagkakataon. Ang mga rate ng sahod ay karaniwang para sa mga gastos sa paglalakbay at pamumuhay at binubuo ng mga bilog na halagang pinapayagang halaga para sa mga partikular na pagkakataon.
Dalawang pangunahing uri ng mga rate ng iskala ang magagamit ng isang employer:
- mga rate ng "benchmark" at
- mga "pasadya" na rate.
Mga rate ng benchmark
Ang mga benchmark rate ay isang hanay ng pinakamataas na rate ng reimbursement para sa mga pagkain. Ang mga round sum na halagang ito ay maaaring gamitin ng mga employer para sa pagbabayad o reimbursement ng mga gastusin ng mga empleyado kung saan natutugunan ang mga kaugnay na kundisyon.
Ang mga singil na ito ay nalalapat lamang kung ang empleyado ay gumastos sa kurso ng 'kwalipikadong paglalakbay sa negosyo' gaya ng sumusunod:
- isang meal allowance kada araw na binabayaran para sa isang pagkakataon ng kwalipikadong paglalakbay, na ang halaga ay hindi hihigit sa:
- £5 kung saan ang tagal ng kwalipikadong paglalakbay sa araw na iyon ay 5 oras o higit pa
- £10 kung saan ang tagal ng kwalipikadong paglalakbay sa araw na iyon ay 10 oras o higit pa, o
- £25 kung saan ang tagal ng kwalipikadong paglalakbay sa araw na iyon ay 15 oras o higit pa at nagpapatuloy ng 8pm o
- isang karagdagang meal allowance na hindi hihigit sa £10 bawat araw na babayaran kung saan ang meal allowance a. o b. ay binayaran at ang kwalipikadong paglalakbay na may kaugnayan sa pagbabayad ng allowance na iyon ay magpapatuloy ng 8:00 PM.
Mga pasadyang rate
Ito ay mga singil na pinag-usapan at partikular na napagkasunduan sa HMRC nang nakasulat. Kung nais ng negosyo na magbayad ng mga pasadyang singil para sa mga pagkain o iba pang uri ng gastusin, maaari itong mag-aplay sa HMRC.
Naglabas ang HMRC ng isang partikular na anyo: PAYE: eksepsiyon sa mga gastos at benepisyo ng mga employer
Pagsusuri
Hindi na kailangang humingi ng resibo kapag nagbabayad sa mga empleyado para sa kanilang subsistence gamit ang benchmark scale rates. Nalalapat ito sa mga karaniwang meal allowance na binabayaran kaugnay ng mga kwalipikadong paglalakbay at mga rate ng akomodasyon at subsistence scale sa ibang bansa. Kailangan pa ring tiyakin ng mga employer na ang mga empleyado ay nagsasagawa ng mga kwalipikadong paglalakbay.
Luwag na ang mga patakaran sa sistema ng pagsusuri at inalis na ang kinakailangan para sa mga employer na suriin ang mga resibo kapag nagbabayad sa mga empleyado para sa subsistence gamit ang mga benchmark scale rates. Nalalapat ito sa mga karaniwang meal allowance na binabayaran kaugnay ng kwalipikadong paglalakbay at mga rate ng akomodasyon at subsistence scale sa ibang bansa. Kailangan pa ring tiyakin ng mga employer na ang mga empleyado ay nagsasagawa ng kwalipikadong paglalakbay.
Ang mga singil sa akomodasyon at subsistence sa ibang bansa ay tinatrato sa parehong paraan tulad ng mga benchmark rates. Kailangan lamang tiyakin ng mga employer na ang mga empleyado ay nagsasagawa ng mga kwalipikadong paglalakbay.
Naglabas ang HMRC ng gabay kung anong mga sistema ng pagsusuri ang inaasahan nilang gamitin ng mga employer. Matutulungan ka namin sa bagay na ito o sa pag-aaplay para sa mga pasadyang rate kaya mangyaring makipag-ugnayan sa amin para sa karagdagang impormasyon.
Mga rate ng milyahe ng negosyo
Ang mga pangunahing gastusin sa paglalakbay at pamumuhay para sa maraming empleyado ay ang kanilang mga gastos sa paggamit ng kanilang sariling kotse o van para sa paglalakbay pangnegosyo. Maraming employer at kanilang mga empleyado ang gumagamit ng mga statutory mileage allowance na kilala bilang 'authorised mileage allowance payments' (AMAPs). Ito ang mga scale amount na maaaring bayaran ng mga employer sa mga empleyadong gumagamit ng kanilang sariling sasakyan para sa paglalakbay pangnegosyo. Para sa mga kotse at van, ang scale rate ay 45p bawat milya para sa hanggang 10,000 milya sa taon ng buwis at 25p bawat milya na higit dito.
Ang mga AMAP ay isang hiwalay na rehimeng itinadhana at hindi kasama sa bagong rehimeng eksepsiyon.
Para sa mga sasakyang ibinigay ng employer, maaaring gamitin ang fuel advisory rates upang mabayaran ang mga gastos sa gasolina na natamo sa paglalakbay para sa negosyo. Ang mga advisory fuel rates ay ina-update kada quarter sa bawat taon ng buwis.
Mga kwalipikadong gastos sa paglalakbay
Ang kwalipikadong paglalakbay ay isang kinakailangang kondisyon para maituring ang parehong gastusin sa paglalakbay at pangkabuhayan bilang isang exempt expense (at gayundin sa paggamit ng business mileage rates para sa mga kotse at van). Ang isang business journey ay isa na kinabibilangan ng paglalakbay:
- mula sa isang lugar ng trabaho patungo sa isa pa o
- mula sa bahay patungo sa isang pansamantalang lugar ng trabaho o kabaliktaran.
Gayunpaman, ang mga paglalakbay sa pagitan ng tahanan ng isang empleyado at ng lugar ng trabaho na regular niyang pinupuntahan ay hindi mga paglalakbay pangnegosyo. Ang mga paglalakbay na ito ay 'ordinaryong pag-commute' at ang lugar ng trabaho ay kadalasang tinutukoy bilang isang permanenteng lugar ng trabaho. Nangangahulugan ito na ang mga gastos sa paglalakbay ay kailangang sagutin ng empleyado.
Ang terminong 'pansamantalang lugar ng trabaho' ay nangangahulugang ang empleyado ay pumapasok sa lugar para sa isang limitadong tagal o pansamantalang layunin. Gayunpaman, ang ilang paglalakbay sa pagitan ng isang pansamantalang lugar ng trabaho at tahanan ay maaaring hindi maging kwalipikado para sa tulong kung ang biyaheng ginawa ay 'malaki ang pagkakatulad' sa biyaheng ginawa papunta o pabalik sa permanenteng lugar ng trabaho. Ang 'malaki ang pagkakatulad' ay binibigyang-kahulugan ng HMRC bilang isang paglalakbay gamit ang parehong mga kalsada o parehong tren o bus para sa halos buong paglalakbay.
Maraming pagkakaiba-iba ng mga uri ng paglalakbay na isasagawa ng mga empleyado kaya napakahalagang tiyakin na ito ay isang paglalakbay sa negosyo lalo na't kasama sa terminong 'mga gastos sa paglalakbay' ang aktwal na gastos sa paglalakbay kasama ang anumang gastusin sa pamumuhay at iba pang kaugnay na gastos na natamo sa paglalakbay tulad ng mga singil sa toll o congestion.
