Kadalasang itinuturing na isang karangalan ang maging isang tagapangasiwa para sa isang kawanggawa at isang pagkakataon na magbigay ng tulong sa komunidad. Gayunpaman, ang pagiging isang tagapangasiwa ay nangangailangan ng isang tiyak na pangako at antas ng responsibilidad na hindi dapat maliitin.
Isa ka mang trustee para sa isang kawanggawa, maging ito man ay isang lokal na proyekto o isang kilalang organisasyon, o nag-iisip na sumali, maraming responsibilidad ang ipinapataw sa iyo ng pagiging isang trustee.
Binalangkas namin ang mga pangunahing responsibilidad sa ibaba, na may partikular na diin sa mga kinakailangan sa accounting at audit para sa mga kawanggawa sa Scotland.
Kaligiran
Ang sektor ng mga kawanggawa sa Scotland ay karaniwang pinangangasiwaan ng Office of the Scottish Charity Regulator (OSCR), na kilala rin bilang 'Scottish Charity Regulator'. Ang OSCR ay isang departamento ng gobyerno na hindi pangministeryal na siyang independiyenteng regulator at registrar para sa mga kawanggawa sa Scotland.
Ang OSCR ay gumaganap ng mahalagang papel sa sektor ng kawanggawa at nakatakda upang bigyan ng tiwala ang publiko sa integridad ng mga kawanggawa at tulungan ang mga tagapangasiwa ng kawanggawa na maunawaan at sumunod sa kanilang mga legal na tungkulin.
Ang isang mahalagang bahagi ng trabaho ng OSCR ay ang pagbibigay ng payo sa mga trustee. Maraming kapaki-pakinabang na payo ang matatagpuan sa website, kung saan mayroong isang seksyon na nakatuon sa mga tungkulin ng mga trustee ng kawanggawa.
Mga uri ng kawanggawa
Ang pangunahing batas na pinapatakbo ng mga kawanggawa sa Scotland ay ang Charities and Trustee Investment Act (Scotland) 2005 (ang 2005 Act). Ang mga kawanggawa ay maaaring malikha sa iba't ibang paraan ngunit kadalasan ay alinman sa:
- isinama sa ilalim ng Companies Act 2006 o mas maaga (mga kawanggawa na limitado ang kumpanya)
- isinama sa ilalim ng 2005 Act sa pamamagitan ng The Scottish Charitable Incorporated Organisations Regulations 2011 ('ang General Regulations') (mga Scottish charitable incorporated organization, mga SCIO); o
- nilikha sa pamamagitan ng isang deklarasyon ng tiwala (mga hindi inkorporadang kawanggawa).
Ang bawat isa sa mga kawanggawang ito ay kailangang magparehistro at maghain ng kanilang mga account sa OSCR at ang mga limitadong kumpanya ay nakarehistro rin sa Companies House.
Ang uri ng kawanggawa ang magtatakda sa buong saklaw ng mga responsibilidad ng isang tagapangasiwa.
Sino ang isang katiwala?
Tinutukoy ng Batas ng 2005 ang mga trustee bilang 'mga taong may pangkalahatang kontrol at pamamahala sa administrasyon ng isang kawanggawa'. Karaniwang kasama sa kahulugang ito ang:
- para sa mga hindi inkorporada na kawanggawa at mga SCIO, mga miyembro ng komite ng ehekutibo o pamamahala
- para sa mga kawanggawa na may limitadong kumpanya, ang mga direktor o miyembro ng komite ng pamamahala.
Kailangang tuparin ng mga kawanggawa sa lahat ng oras ang layunin ng kawanggawa kung bakit sila nilikha at tungkulin ng lahat ng mga tagapangasiwa na tiyakin ito.
Mga paghihigpit at pananagutan ng tagapangasiwa
Bukod sa mga responsibilidad ng pagiging isang tagapangasiwa, mayroon ding ilang mga paghihigpit na maaaring ipatupad. Ang mga ito ay naglalayong pigilan ang isang salungatan ng interes na nagmumula sa pagitan ng mga personal na interes ng isang tagapangasiwa at ng kanilang mga tungkulin bilang isang tagapangasiwa. Sa pangkalahatan, itinatadhana nito ang mga sumusunod:
- hindi maaaring personal na makinabang ang mga trustee mula sa kawanggawa, bagama't maaaring mabayaran ang makatwirang mga gastusin mula sa sariling bulsa
- hindi dapat bayaran ang mga trustee para sa kanilang tungkulin bilang trustee.
May mga limitadong eksepsiyon sa mga prinsipyong ito na nakasaad sa Batas ng 2005. Kung ang mga tagapangasiwa ay hindi kumikilos nang maingat, naaayon sa batas, o alinsunod sa kanilang namamahalang dokumento, maaari silang maging personal na mananagot para sa anumang pagkalugi na dulot nila sa kawanggawa.
Mga responsibilidad ng mga tagapangasiwa
ng gabay ng OSCR na 'Mga Tungkulin ng Tagapangasiwa ng Kawanggawa' kung ano ang ibig sabihin ng pagiging isang tagapangasiwa. Ang mga tagapangasiwa ay may ganap na responsibilidad para sa kawanggawa at isang pangkalahatang tungkulin na kumilos para sa mga interes ng kawanggawa. Nangangahulugan ito na dapat nilang:
- kumilos sa paraang naaayon sa mga layuning pangkawanggawa ng kawanggawa
- sundin ang batas at mga patakaran sa dokumentong namamahala ng kawanggawa
- kumilos nang may pag-iingat at kasipagan
- pamahalaan ang anumang salungatan ng interes sa pagitan ng kawanggawa at sinumang tao o organisasyon na maaaring magtalaga ng mga tagapangasiwa ng kawanggawa.
May tungkulin ang mga tagapangasiwa na tiyakin na ang mga pondo ng kanilang kawanggawa ay ginagamit lamang sa pagsusulong ng mga layuning pangkawanggawa nito. Kailangan nilang maipakita na ito ang kaso, kaya dapat silang magtago ng mga rekord na may kakayahang gawin ito.
Dapat unahin ng mga tagapangasiwa ng kawanggawa ang mga interes ng kawanggawa bago ang kanilang sariling mga pangangailangan o ang mga kamag-anak o interes sa negosyo. Kung saan kailangang gumawa ng desisyon kung saan ang isang opsyon ay para sa interes ng isang tagapangasiwa at ang isa pa ay para sa interes ng kawanggawa, dapat tiyakin ng tagapangasiwa na alam ng ibang mga tagapangasiwa ang alitan at hindi dapat makibahagi sa talakayan o desisyon.
Ang Mga Tungkulin ng Charity Trustee ay nagbibigay din ng impormasyon tungkol sa ilang partikular na tungkulin na nakapaloob sa 2005 Act. Itinatakda ng patnubay ang mga tungkulin ng mga trustee na:
- pag-update ng mga detalye ng iyong kawanggawa – ibigay ang lahat ng impormasyong kailangan upang mapanatiling napapanahon ang Scottish Charity Register
- pag-uulat sa OSCR – sumunod sa itinakdang tungkulin na magbigay ng ilang impormasyon sa OSCR tungkol sa taunang pagsubaybay, pagtutuos ng kawanggawa at paggawa ng mga pagbabago sa iyong kawanggawa
- pag-iingat at pagtatala ng mga talaang pinansyal – magtago ng wastong mga talaan ng accounting at maghanda ng taunang pahayag ng account at taunang ulat na sinusuri sa labas at ipinapadala kasama ng taunang deklarasyon sa OSCR
- pangangalap ng pondo – kontrolin kung paano nangangalap ng pondo ang kawanggawa
- magbigay ng impormasyon sa publiko.
Ang mga tungkuling ito ay pinagsasaluhan ng bawat indibidwal na namamahala sa kawanggawa. Walang indibidwal na tagapangasiwa ng kawanggawa (halimbawa ang Tagapangulo o Ingat-yaman) ang may higit na responsibilidad kaysa sa ibang tagapangasiwa.
Mga kinakailangan sa accounting
Iniaatas ng Batas ng 2005 na ang mga kawanggawa ay:
- panatilihin ang kumpleto at tumpak na mga talaan ng accounting (at ang mga kinakailangan sa pondo ay may partikular na kahalagahan dito)
- maghanda ng mga talaan ng kawanggawa at isang taunang ulat sa mga aktibidad nito
- tiyaking isasagawa ang isang audit o independiyenteng pagsusuri
- magsumite ng taunang pagbabalik ng ulat, taunang ulat, at mga account sa OSCR (at, para sa mga kawanggawa na may limitadong kumpanya, sa Companies House).
Ang lawak kung saan kailangang matugunan ang mga kinakailangang ito sa pangkalahatan ay nakadepende sa uri ng kawanggawa at kung gaano kalaking kita ang nalilikha.
Mga kinakailangan sa pondo
Ang isang mahalagang aspeto ng pagtutuos para sa mga kawanggawa ay ang pag-unawa sa iba't ibang 'pondo' na maaaring taglayin ng isang kawanggawa.
Sa esensya, ang mga pondo ay kumakatawan sa kita ng kawanggawa at maaaring may mga paghihigpit sa kung paano magagamit ang ilang uri ng pondong nalikom. Halimbawa, ang isang donasyon ay maaari lamang matanggap kung nauunawaan na ito ay gagamitin para sa isang tinukoy na layunin.
Responsibilidad ng mga trustee na tiyakin na ang mga naturang 'pinaghihigpitang' pondo ay gagamitin lamang ayon sa nilalayon.
Pangangalap ng Pondo
Ang epektibong pamamahala at pagkontrol sa pangangalap ng pondo ay isa ring mahalagang responsibilidad ng tagapangasiwa. Ang Scottish Fundraising Standards Panel ang nangangasiwa sa mga pamantayan sa pangangalap ng pondo at humaharap sa mga reklamo sa pangangalap ng pondo para sa mga rehistradong kawanggawa sa Scotland alinsunod sa Code of Fundraising Practice.
Ang taunang ulat
Ang taunang ulat ay kadalasang isang komprehensibong dokumento, dahil itinatakda ng batas ang pinakamababang dami ng impormasyong dapat isama. Karaniwang kinabibilangan ng ulat ang:
- isang ulat ng mga tagapangasiwa (na maaaring magsilbing ulat ng mga direktor at isang estratehikong ulat, kung kinakailangan para sa mga kumpanyang pangkawanggawa)
- isang pahayag ng mga aktibidad sa pananalapi para sa taon
- isang talaan ng kita at gastos para sa taon (para sa ilang mga kumpanya ng kawanggawa)
- isang balanseng papel
- isang pahayag ng mga daloy ng salapi
- mga tala sa mga account (kabilang ang mga patakaran sa accounting).
Mga kinakailangan sa pag-audit
Ang pangangailangan o hindi ng isang kawanggawa para sa isang pag-audit ay pangunahing nakadepende sa kung magkano ang kita na natatanggap o nalilikha at sa kanilang pagtatapos ng taon:
- lahat ng mga kawanggawa kung saan ang kita ay lumampas sa £500,000 ay nangangailangan ng isang pag-awdit
- Ang lahat ng iba pang mga kawanggawa ay nangangailangan ng isang malayang pagsusuri. Kung saan inihahanda ang mga 'accrual' account, ang malayang tagasuri ay dapat na angkop na kwalipikado.
May iba pang mga pamantayan na dapat isaalang-alang, lalo na tungkol sa kabuuang mga asset, at ikalulugod naming talakayin ang mga ito nang mas detalyado sa iyo.
Mga kinakailangan sa pag-uulat
Mayroong komprehensibong balangkas na nagtatakda kung paano dapat ihanda ang mga talaan ng isang kawanggawa.
Ang mga hindi inkorporadong kawanggawa na may kita na mas mababa sa £250,000 ay maaaring maghanda ng mga account ng resibo at pagbabayad, maliban na lang kung iba ang nakasaad sa kanilang namamahalang dokumento.
Ang lahat ng iba pang mga kawanggawa ay dapat maghanda ng mga account na nagpapakita ng isang 'totoo at patas' na pananaw at tinutukoy bilang mga 'accrual' na account. Upang maipakita ang isang 'totoo at patas' na pananaw, ang mga account sa pangkalahatan ay kailangang sumunod sa mga kinakailangan ng Charities Statement of Recommended Practice (SORP). Maaaring tingnan ang SORP sa www.charitysorp.org at ang mga kawanggawa ay maaaring bumuo ng isang pasadyang bersyon ng SORP na naaayon sa kanilang sariling mga pangyayari.
