Pagtatakda ng eksena
Pagpapanatili sa kanila ng kaalaman
Mas magiging handa sila kung may alam silang anumang pagbabago sa iyong negosyo na maaaring makaapekto sa aming trabaho. Maaaring kabilang dito ang mga pagbabago sa:
- produkto o pamilihan
- estratehiya sa negosyo hal. patakaran sa pagpepresyo
- sistema ng pagtatala ng libro
- mga pangunahing tauhan.
Kung magpapanatili ka ng katitikan ng anumang mga pulong ng pamamahala na iyong isinasagawa, ang pagbibigay sa kanila ng mga kopya nito ay maaaring maging isang malaking tulong na paraan para maunawaan nila ang mga pangunahing pangyayaring iyong hinarap sa buong taon.
Bilang bahagi rin ng kanilang trabaho, malamang na tatanungin ka namin kung nagkaroon ng anumang mga pagkakataon ng hindi pagsunod sa legal at regulasyon na balangkas kung saan nagpapatakbo ang iyong negosyo, kabilang ang kung nagkaroon ng anumang mapanlinlang na aktibidad na alam mo. Ito ay kumakatawan sa bahagi ng kanilang mga obligasyon na kinakailangan nilang gampanan bilang iyong propesyonal na tagapayo at hindi nangangahulugang naniniwala sila na maaaring nakagawa ka ng anumang pagkakamali.
Ang Kailangan Nila
Kung alam mo kung anong impormasyon ang kailangan nila para matapos ang kanilang trabaho, masisiguro mong makukuha nila ito.
Maaari silang magkasamang magdesisyon kung ano ang maaari mong ihanda para sa kanila at kung ano ang kakailanganin nilang ihanda.
Ang mas maayos na komunikasyon ay makakatulong upang mabawasan ang mga hindi pagkakaunawaan at maiwasan ang mga hindi kinakailangang gawain.
Talaorasan
Magkasundo nang maaga sa isang angkop na iskedyul. Nagbibigay ito sa parehong pagkakataon na maging maayos na handa.
Gayunpaman, kung mahuli ka sa iyong iskedyul, ipaalam sa kanila sa lalong madaling panahon upang maisaayos muli ang iskedyul kung kinakailangan.
Paano ka makakatulong
Mga libro at rekord
Ang pag-aayos at pagpapanatili ng iyong mga libro sa isang organisadong paraan ay makakatulong upang mabilis at madaling makuha ang impormasyong kinakailangan upang ihanda o i-audit ang iyong mga account. Makakatulong din ito sa iyo na makita sa isang sulyap ang kalagayan ng iyong negosyo.
Ang pagsasaalang-alang sa mga sumusunod na punto ay maaaring mapabuti ang organisasyon ng iyong mga talaan:
- Ang pagsusuma at pagbabalanse ng iyong mga libro sa mga regular na pagitan ay makakatulong sa iyo na matukoy at maitama ang anumang mga pagkakamali
- pagsusuri ng iyong mga bayad at resibo upang madaling makuha ang impormasyon
- pag-file ng iyong mga invoice sa lohikal na pagkakasunod-sunod (numero, alpabeto o petsa) upang madaling mahanap ang alinman sa mga ito.
Mga Pamamaraan
Sa pamamagitan ng pagtatatag at pagpapanatili ng ilang partikular na pamamaraan, mas makokontrol mo ang iyong mga rekord at ang iyong negosyo. Nangangahulugan din ito na mababawasan nila ang trabahong kailangan nilang gawin na maaaring makatipid sa iyo ng pera.
Matutulungan ka nila na i-set up ang mga pamamaraang ito sa simula at kapag naitatag na, magagawa mo na ang mga ito nang mag-isa. Kabilang sa mga pamamaraang ito ang mga control account, mga rekonsiliasyon, at pag-iimbentaryo.
Mga kontrol na account
Itinatala ng mga control account ang mga paggalaw ng pera, mga may utang, at mga nagpapautang gamit ang mga buwanang kabuuan mula sa iyong cash book at mga buod ng mga benta at pagbili.
Ipapakita ng cash control account kung magkano ang pera ng negosyo sa katapusan ng bawat buwan.
Ipapakita ng control account ng mga may utang o sales ledger kung magkano ang utang sa iyo ng iyong mga customer sa katapusan ng bawat buwan.
Ipapakita ng control account ng mga nagpautang o purchase ledger kung magkano ang utang mo sa iyong mga supplier sa katapusan ng bawat buwan.
Mga Pagkakasundo
Ang mga rekonsiliasyon ay nakakatulong upang matiyak na ang mga numero sa iyong mga libro ay kumpleto at tumpak. Samakatuwid, kung gagawin ito nang regular, makakatulong ang mga ito sa iyo na matukoy ang anumang mga pagkakamali na maaaring itama bago namin suriin ang iyong mga talaan. Ang ilan sa mga talaan na kailangang i-reconcile ay:
- mga account sa bangko
- mga kontrol na account
- mga pahayag ng mga supplier.
Pagkuha ng Imbentaryo
Kung ang iyong negosyo ay may anumang stock, kakailanganin mong bilangin ito nang kahit isang beses sa isang taon. Upang matiyak na ang pagbibilang ay isinasagawa nang mahusay at tumpak, dapat mong isaalang-alang ang mga sumusunod na punto:
- Ang mga imbentaryo ay dapat na nakaimbak nang maayos at lohikal upang mas mapadali ang pagbibilang
- dapat bigyan ng malinaw na mga tagubilin ang lahat ng kawaning kasangkot sa pagbibilang
- Sikaping bawasan ang paggalaw ng mga imbentaryo habang binibilang. Kung maaari, dapat ihinto ang mga paghahatid papasok at palabas hanggang sa matapos ang pagbibilang
- dapat isagawa ang mga spot check habang binibilang.
Kung mayroon kayong malaking halaga ng imbentaryo, maaaring kailanganin naming dumalo sa stocktake at magsagawa ng aming sariling mga pagsusuri.
Mga Iskedyul
Mayroong ilang mga iskedyul na kailangang gawin upang maihanda at/o ma-awdit ang mga account. Maaari nilang ihanda ang lahat ng mga iskedyul na ito nang mag-isa ngunit malinaw na kung gagawin mo ang mga ito, makakatipid ito ng oras at pera.
Maaari mong isaalang-alang ang paghahanda ng ilan sa mga sumusunod na iskedyul:
- isang detalyadong listahan ng mga karagdagan at pagtatapon ng mga nakapirming asset na may kalakip na kopya ng naaangkop na mga invoice ng pagbebenta at pagbili
- mga iskedyul na nagpapakita ng bawat aytem ng stock na hawak, ang dami, halaga ng bawat yunit at kabuuang halaga. Ipahiwatig ang anumang mga aytem sa stock na luma o sira
- isang listahan ng iyong mga may utang sa katapusan ng taon kasama ang kung magkano ang utang nila sa iyo at kung gaano na sila katagal na hindi pa nababayaran. Ipahiwatig ang alinman na malamang na hindi magbabayad sa iyo
- isang iskedyul ng lahat ng balanse sa bangko at pera sa katapusan ng taon, kasama ang lahat ng mga pahayag ng bangko para sa bawat bank account
- isang listahan ng mga nagpapautang na dapat kasama ang HMRC pati na rin ang mga karaniwang supplier ng negosyo.
- mga sumusuportang gawain para sa mga pagsisiwalat na kailangang isama sa iyong mga account, tulad ng karaniwang bilang ng mga empleyado, mga pangako sa operating lease o kabayaran ng mga direktor (kinakailangan para sa mga kumpanya lamang).
Hindi lahat ng iskedyul na ito ay naaangkop sa iyong negosyo kaya bago gumawa ng anumang bagay, maaari mong talakayin ito nang mabuti.
Iba pang mga isyu
Ang ilang mga isyu ay may kaugnayan lamang sa mga kumpanya. Kabilang dito ang:
Mga ulat sa pagsasalaysay
Maaaring kailanganin ng mas malalaking negosyo na magsama ng ilang uri ng naratibong pag-uulat na kasama ng mga account tulad ng isang estratehikong ulat. Ito ang iyong pagkakataon na magbigay ng karagdagang impormasyon na maaaring sumuporta sa pag-unawa ng mga gumagamit ng iyong mga account sa iyong negosyo at sa pagganap nito. Kung ganito ang kaso, tatalakayin nila sa iyo ang mga kinakailangang ito upang makagawa ka ng mga salita para sa anumang kinakailangang ulat.
Mga plano sa hinaharap
Bilang bahagi ng proseso ng paggawa ng mga account, kinakailangan mong isaalang-alang ang posisyon ng negosyo sa patuloy na operasyon, upang matiyak na tiwala kang magkakaroon ito ng sapat na mapagkukunan upang manatili sa negosyo sa loob ng hindi bababa sa 12 buwan mula sa petsa ng pag-apruba ng mga account. Bukod pa rito, kinakailangan mo ring isaalang-alang kung mayroong anumang ebidensya na ang halaga ng iyong mga asset ay nabawasan, halimbawa bilang resulta ng pagiging lipas na dulot ng mga pagbabago sa merkado o mga pag-unlad sa teknolohiya.
Kung mayroong anumang kawalan ng katiyakan tungkol sa hinaharap na pagganap ng negosyo, maaari silang humingi sa iyo ng ebidensya bilang suporta sa iyong pagtatasa ng patuloy na operasyon. Maaaring kabilang dito ang mga resulta ng pagtataya at mga pagtataya ng daloy ng salapi, mga natanggap na order sa pagbebenta o mga detalye ng mga bagong mapagkukunan ng pondo. Ang pagbibigay ng mga ito sa pinakamaagang pagkakataon ay titiyak na ang aming trabaho ay matatapos nang mabilis at mahusay hangga't maaari.
