Mendapatkan pelanggan baharu adalah bagus untuk perniagaan, melainkan mereka gagal membayar anda. Jika anda gagal menyemak sama ada pelanggan tersebut boleh menyokong jumlah kredit yang anda berikan, maka memulakan tindakan undang-undang apabila mereka tidak membayar boleh menjadi proses yang panjang, berlarutan dan berpotensi mahal.
Jika pembayaran daripada pelanggan tidak diperoleh dan barangan atau perkhidmatan telah disediakan, aliran tunai anda mungkin akan berada di bawah tekanan. Memastikan pelanggan membayar tepat pada masanya akan memudahkan pengurusan perniagaan anda.
Jika anda gagal membayar pembekal anda kerana anda belum dibayar oleh pelanggan anda, maka anda juga boleh merosakkan perniagaan mereka. Ini bukan sahaja amalan perniagaan yang buruk tetapi boleh dianggap sebagai sikap tidak bertanggungjawab sosial korporat. Layan pembekal anda seperti yang anda mahukan pelanggan anda melayan anda.
Faktor yang perlu dipertimbangkan
Perkara pertama yang perlu anda lakukan ialah mengenali pelanggan anda. Ini harus bermula sebelum anda mengambil pelanggan baharu dan sebelum anda memberi mereka sebarang kredit. Perkara minimum yang perlu anda ketahui ialah:
- nama pelanggan yang tepat dan alamat perdagangan (pertimbangkan untuk menggunakan perkhidmatan Companies House Webcheck)
- jenis struktur perniagaan mereka, contohnya adakah mereka peniaga tunggal, perkongsian atau syarikat berhad?
- nama dan alamat peribadi pemilik jika struktur mereka tidak diperbadankan (pertimbangkan untuk mengesahkan kertas kepala surat untuk menyokong maklumat ini)
- hubungi pembekal lain untuk mendapatkan rujukan
- penarafan kredit mereka melalui agensi kredit.
Sebelum anda menyediakan barangan atau perkhidmatan kepada mana-mana pelanggan, pastikan anda menangani perkara berikut:
- berbincang dan bersetuju dengan syarat pembayaran dengan pelanggan sebelum menerima pesanan
- bersetuju dengan syarat-syarat secara bertulis
- semak sebarang dokumentasi daripada pelanggan di mana mereka cuba mengubah terma pembayaran yang dipersetujui
- berunding dan bersetuju dengan syarat pembayaran dengan pembekal sebelum menerima pesanan
- Jika terdapat jurang antara terma pembayaran pelanggan dan pembekal, pertimbangkan sama ada kewangan tersedia untuk merapatkan jurang tersebut (ini memerlukan pemahaman tentang pengurusan modal kerja anda)
- menghasilkan ramalan aliran tunai yang meliputi semua pendapatan dan perbelanjaan yang dijangkakan
- mempunyai dasar standard untuk memastikan terma pembayaran tidak boleh diubah tanpa kebenaran yang sewajarnya
- pastikan anda berhak mengenakan bayaran lewat dan caj faedah ke atas invois.
Selepas anda menyediakan barangan atau perkhidmatan kepada pelanggan, pastikan anda:
- naikkan invois dengan segera
- membuat invois dengan tepat bagi memastikan semua item disertakan pada harga yang dinyatakan
- sertakan nombor rujukan untuk pesanan dan kemudian sebutkan nombor ini jika timbul sebarang pertikaian
- mempunyai semua yang diperlukan oleh pelanggan pada invois
- mempunyai proses untuk mendapatkan invois
- mempunyai proses untuk menangani pertikaian
- menyimpan log pertikaian untuk memastikan sama ada pertikaian yang serupa berlaku untuk pelanggan
- pastikan invois anda mematuhi sepenuhnya HMRC untuk tujuan VAT.
Pertimbangkan pembekal anda – layan mereka seperti anda ingin dilayan
Ingat bahawa tidak membayar pembekal anda tepat pada masanya adalah tabiat perniagaan yang buruk dan ia boleh mengakibatkan penurunan penarafan kredit anda. Anda harus:
- pastikan anda memaklumkan pembekal anda tentang sebarang pertikaian sebaik sahaja ia berlaku
- bayar tepat pada masanya dengan memastikan lejar pemiutang anda telah ditetapkan usianya dan
- sentiasa memaklumkan pembekal anda tentang sebarang masalah yang anda hadapi berkaitan pembayaran tepat pada masanya.
Sesetengah perniagaan malangnya menjadi 'muflis' jadi anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk mendapatkan insurans kredit di mana perniagaan tersebut:
- tidak akan dapat berfungsi jika pelanggan utama muflis
- tidak mempunyai kawalan untuk memastikan sama ada pelanggan berkemungkinan muflis
- sedang berusaha untuk mendapatkan maklumat tentang bakal pelanggan
- perlu menambah baik pengurusan kredit
- sedang mempertimbangkan usaha niaga pasaran baharu.
Perniagaan harus mempertimbangkan untuk mendapatkan pilihan pemfaktoran dan pembiayaan apabila:
- Rizab tunai yang tidak mencukupi tersedia untuk membayar pembekal tepat pada masanya
- perniagaan perlu berkembang
- tahap kewangan jangka pendek (termasuk sebarang kemudahan overdraf) tidak mencukupi
- kakitangan tidak mempunyai tahap kemahiran pengurusan kredit yang betul.
