Apakah pendaftaran automatik?
Pendaftaran automatik meletakkan tugas ke atas majikan untuk mendaftarkan 'pekerja' secara automatik ke dalam skim pencen berasaskan kerja. Tugas utama adalah:
- menilai jenis pekerja dalam perniagaan
- menyediakan skim pencen pendaftaran automatik yang layak untuk pekerja yang berkaitan
- menulis kepada kebanyakan pekerja mereka untuk menerangkan maksud pendaftaran automatik ke dalam pencen tempat kerja bagi mereka
- mendaftarkan semua 'pemegang kerja yang layak' secara automatik ke dalam skim ini dan membayar caruman majikan
- melengkapkan pengisytiharan pematuhan dan menyimpan rekod
- melakukan pendaftaran semula dan pengisytiharan semula setiap tiga tahun.
Menilai jenis pekerja dalam perniagaan
Sama ada ini tugas yang mudah atau sukar bergantung pada jenis perniagaan. Perniagaan yang menggunakan khidmat pekerja sambilan, pekerja yang sangat muda atau sangat tua perlu meluangkan sedikit masa untuk menganalisis tenaga kerjanya. Perniagaan yang hanya menggaji kakitangan bergaji akan mempunyai tugas yang lebih mudah.
Seorang 'pekerja' ialah:
- seorang pekerja; atau
- seseorang yang mempunyai kontrak untuk menyediakan kerja atau perkhidmatan secara peribadi dan tidak menjalankan kerja tersebut sebagai sebahagian daripada perniagaan mereka sendiri.
Kategori kedua ditakrifkan dengan cara yang sama seperti 'pekerja' dalam undang-undang pekerjaan. Orang seperti itu, walaupun bukan pekerja, berhak mendapat hak pekerjaan teras seperti Gaji Minimum Kebangsaan (NMW). Individu dalam kategori ini termasuk beberapa pekerja agensi dan beberapa pekerja kasual jangka pendek.
Terdapat tiga kategori pekerja: pemegang pekerjaan yang layak; pemegang pekerjaan yang tidak layak; dan pekerja yang berhak.
'Pemegang kerja yang layak' ialah pekerja yang:
- berumur antara 22 tahun dan Umur Pencen Negeri
- pendapatan melebihi ambang pendapatan minimum (kini £10,000)
- bekerja atau biasanya bekerja di UK
- belum lagi berada dalam skim pencen yang layak.
Kebanyakan pekerja akan menjadi pemegang pekerjaan yang layak melainkan majikan sudah mempunyai skim pencen yang layak. Mereka ini adalah pekerja yang memerlukan pendaftaran automatik.
Pekerja lain (pemegang kerja yang tidak layak) mungkin berhak untuk 'ikut serta' (iaitu menyertai skim) dan oleh itu harus dianggap sebagai pemegang kerja yang layak jika mereka memilih untuk menyertai. 'Pekerja yang berhak' berhak untuk menyertai skim ini tetapi tiada keperluan ke atas majikan untuk membuat caruman majikan berkenaan dengan pekerja ini.
Pengkategorian pekerja boleh menjadi sukar dalam beberapa keadaan. Sila hubungi kami jika anda tidak pasti bagaimana untuk menilai jenis pekerja yang anda ada.
Pada Disember 2017, susulan semakan semula sistem pendaftaran automatik oleh Jabatan Kerja dan Pencen, kerajaan mencadangkan untuk mengubah had umur yang lebih rendah daripada 22 kepada 18 tahun (sambil mengekalkan had umur atas di SPA). Di bawah cadangan tersebut, mereka yang berumur antara 18 tahun dan SPA akan didaftarkan secara automatik ke dalam skim pencen tempat kerja jika mereka memperoleh pendapatan melebihi £10,000 setahun. Pekerja berumur 16 hingga 18 tahun dan pekerja yang melebihi SPA akan kekal layak untuk memilih skim pencen tempat kerja mereka. Kerajaan merancang untuk melaksanakan cadangan tersebut pada pertengahan tahun 2020-an.
Apakah skim pencen pendaftaran automatik yang layak?
Majikan boleh mematuhi obligasi mereka dengan menggunakan skim pencen sedia ada yang layak, menubuhkan skim baharu atau menggunakan skim kos rendah kerajaan – National Employment Savings Trust (NEST).
Adalah penting bahawa skim pencen yang dipilih akan memberikan hasil yang baik untuk simpanan persaraan pekerja. Ini mungkin bermakna skim sedia ada majikan mungkin tidak sesuai kerana ia mungkin telah direka bentuk untuk keperluan pekerja bergaji lebih tinggi dan lebih senior. Ini mungkin bermakna NEST sebagai contoh mungkin merupakan skim yang sesuai untuk pekerja yang pada masa ini tidak layak menjadi ahli skim majikan sedia ada.
Untuk menjadi skim pendaftaran automatik yang layak, sesebuah skim mesti memenuhi kriteria kelayakan dan kriteria pendaftaran automatik.
Bahagian utama kriteria kelayakan memerlukan skim pencen memenuhi piawaian minimum tertentu, yang berbeza mengikut jenis skim pencen. Kebanyakan majikan ingin menawarkan skim pencen caruman tertakrif. Keperluan minimum untuk skim sedemikian adalah jumlah caruman minimum berdasarkan pendapatan yang layak, yang mana jumlah tertentu mesti datang daripada majikan.
Untuk menjadi skim pendaftaran automatik, skim tersebut tidak boleh mengandungi sebarang peruntukan yang:
- menghalang majikan daripada membuat pengaturan yang diperlukan untuk mendaftar, memilih masuk atau mendaftar semula 'pemegang kerja' secara automatik
- menghendaki pemegang kerja untuk menyatakan pilihan berhubung dengan apa-apa perkara, atau untuk memberikan apa-apa maklumat untuk kekal sebagai ahli aktif skim pencen.
Perkara kedua di atas bermaksud, sebagai contoh, skim pencen mempunyai dana ingkar di mana caruman pencen yang boleh dikaitkan dengan pemegang kerja akan dilaburkan. Walau bagaimanapun, pemegang kerja harus mempunyai pilihan dana lain jika mereka mahu.
Kami mungkin boleh menasihati anda tentang laluan yang sesuai untuk diambil. Sila hubungi kami.
Adakah pendaftaran automatik terpakai kepada semua majikan?
Sejak Oktober 2017, semua majikan mempunyai tugas pendaftaran automatik dari tarikh mereka menggaji kakitangan pertama mereka.
Pada prinsipnya, caruman perlu dibayar dari hari pertama pekerjaan tetapi pendaftaran automatik untuk sesetengah atau semua pekerja boleh ditangguhkan untuk tempoh sehingga tiga bulan. Ini boleh, sebagai contoh, digunakan untuk mengelakkan pengiraan caruman ke atas pendapatan separa tempoh.
Majikan boleh mengetahui lebih lanjut tentang tugas mereka di www.thepensionsregulator.gov.uk.
Berkomunikasi dengan pekerja anda
Majikan dikehendaki menulis surat kepada semua pekerja (kecuali mereka yang berumur di bawah 16 tahun, atau 75 tahun ke atas) untuk menjelaskan maksud pendaftaran automatik ke dalam pencen tempat kerja bagi mereka.
Terdapat keperluan maklumat yang berbeza untuk setiap kategori pekerja. Bagi pemegang jawatan yang layak, surat tersebut mesti merangkumi butiran tentang bagaimana pekerja boleh memilih untuk keluar daripada skim ini jika mereka mahu. Walau bagaimanapun, surat tersebut tidak boleh menggalakkan pekerja untuk memilih untuk keluar.
Pengawal Selia Pencen (TPR) telah membangunkan satu set templat surat untuk membantu anda semasa menulis surat kepada pekerja anda.
Pendaftaran automatik pemegang pekerjaan yang layak dan pembayaran caruman
Sebagai sebahagian daripada proses pendaftaran automatik, majikan perlu membuat caruman kepada skim pencen untuk pemegang pekerjaan yang layak.
Semua majikan kini perlu menyumbang sekurang-kurangnya 3% daripada 'pendapatan pencen yang layak' untuk pemegang pekerjaan yang layak. Terdapat juga caruman yang perlu dibayar oleh pekerja jika majikan tidak memenuhi jumlah caruman minimum sebanyak 8%.
Contoh
- Jika majikan hanya menyumbang 3% maka caruman kasar pekerja akan menjadi 5% supaya jumlah caruman minimum 8% dibuat.
- Jika majikan menyumbang 5% maka caruman kasar pekerja hanya akan menjadi 3%.
Apakah pendapatan pencen yang layak?
Pendapatan meliputi elemen tunai gaji termasuk kerja lebih masa dan bonus (kasar) tetapi caruman minimum tidak semestinya dikira atas jumlah pendapatan. Caruman akan dibayar ke atas pendapatan antara ambang yang lebih rendah dan lebih tinggi. Ambang ini pada masa ini ialah £6,240 dan £50,270. (Pendapatan antara jumlah ini dipanggil pendapatan yang layak).
Jika kami membuat pengiraan gaji anda, kami boleh membantu anda membuat pengiraan ini dan memberitahu anda potongan daripada gaji dan bayaran yang diperlukan untuk skim pencen.
Perisytiharan Pematuhan
TPR ditubuhkan untuk mengawal selia pencen berasaskan kerja.
Majikan sepatutnya telah melengkapkan Deklarasi Pematuhan dalam tempoh lima bulan dari tarikh permulaan tugas mereka. Pada dasarnya, proses Deklarasi Pematuhan menghendaki majikan untuk:
- mengesahkan prosedur pendaftaran automatik yang betul telah dipatuhi; dan
- menyediakan pelbagai maklumat seperti bilangan pemegang pekerjaan yang layak mendaftar.
Tugas berterusan majikan
Majikan terus mempunyai tanggungjawab berterusan berkenaan pendaftaran automatik.
Pendaftaran semula
Majikan mempunyai kewajipan undang-undang untuk mendaftarkan semula pekerja tertentu ke dalam skim pencen automatik setiap tiga tahun. Proses ini melibatkan penilaian semula tenaga kerja dan mendaftarkan semula pekerja tertentu ke dalam skim pencen automatik yang layak dipilih. Majikan juga dikehendaki melengkapkan pengisytiharan semula pematuhan dengan TPR, walaupun mereka tidak mempunyai kakitangan untuk mendaftar semula. Pendaftaran semula hendaklah berlaku kira-kira tiga tahun selepas tarikh pementasan asal.
Sebagai sebahagian daripada tanggungjawab pendaftaran semula mereka, majikan dikehendaki melaksanakan tugas-tugas berikut:
- Tarikh pendaftaran semula
- Melainkan tarikh pendaftaran semula yang pertama, ini sentiasa merupakan ulang tahun ketiga tarikh pendaftaran semula sebelumnya. Tiada pilihan untuk menangguhkan tarikh pendaftaran semula.
- Jika ia merupakan tarikh pendaftaran semula yang pertama, terdapat tempoh enam bulan untuk memilih tarikh bagi pendaftaran semula. Ini boleh jadi tiga bulan sebelum atau selepas ulang tahun ketiga tarikh pementasan asal. Situasi ini mungkin luar biasa.
- Nilai semula tenaga kerja
- Majikan hanya perlu menilai pekerja yang sebelum ini telah mendaftar secara automatik dan kemudiannya sama ada: diminta untuk keluar (memilih keluar) daripada skim pencen; meninggalkan skim pencen selepas tamat tempoh pilihan keluar; atau menghentikan atau mengurangkan caruman pencen mereka kepada di bawah tahap minimum (dan yang memenuhi kriteria umur dan pendapatan untuk mendaftar semula). Setelah penilaian selesai, majikan harus mendaftar semula kakitangan yang layak ke dalam pencen yang layak dan mula membuat caruman dalam tempoh enam minggu dari tarikh pendaftaran semula mereka.
- Tulis kepada mereka yang telah mendaftar semula
- Majikan perlu menulis surat kepada setiap pekerja yang telah didaftarkan semula ke dalam skim pencen. Ini perlu dilakukan dalam tempoh enam minggu dari tarikh pendaftaran semula. Templat surat boleh didapati di laman web TPR.
- Lengkapkan pengisytiharan semula pematuhan
- Majikan dikehendaki melengkapkan dan mengemukakan pengisytiharan semula pematuhan dengan TPR untuk memberitahu mereka bahawa mereka telah memenuhi tanggungjawab undang-undang mereka. Ini hendaklah dilakukan dalam tempoh lima bulan dari ulang tahun ketiga tarikh pementasan/pendaftaran semula sebelumnya. Majikan dikehendaki melakukan ini walaupun mereka belum mendaftarkan semula mana-mana kakitangan ke dalam skim pencen.
Ingat, pendaftaran semula dan pengisytiharan semula adalah keperluan undang-undang dan kegagalan untuk mematuhi peraturan boleh mengakibatkan denda.
Penalti bagi ketidakpatuhan
Majikan yang gagal mematuhi tugas undang-undang mereka mungkin tertakluk kepada tindakan penguatkuasaan. TPR mempunyai pelbagai kuasa yang boleh digunakannya apabila mengambil tindakan atas ketidakpatuhan. Ini boleh terdiri daripada surat amaran dan notis berkanun kepada penalti kewangan. Denda adalah daripada penalti tetap £400, kepada penalti harian yang meningkat antara £50 dan £10,000, bergantung pada bilangan pekerja. Dalam kes yang paling ekstrem, Pengawal Selia boleh mendapatkan pendakwaan jenayah.
Menyimpan rekod
Akhir sekali, majikan mesti menyimpan rekod yang membolehkan mereka membuktikan bahawa mereka telah mematuhi tugas mereka. Menyimpan rekod yang tepat juga masuk akal dalam perniagaan kerana ia dapat membantu majikan untuk:
- mengelakkan atau menyelesaikan potensi pertikaian dengan pekerja
- membantu menyemak atau menyelaraskan caruman yang dibuat kepada skim pencen.
Panduan TPR pemeriksa tugas
Panduan TPR tersedia untuk majikan bagi membantu mereka mematuhi tugas pendaftaran automatik mereka: www.thepensionsregulator.gov.uk/en/employers.
Dengan menggunakan pemeriksa tugas dan panduan, majikan boleh mengikuti proses langkah demi langkah untuk mematuhi tugas mereka. Panduan ini juga merangkumi pautan ke alatan dan sumber.
Perubahan akan datang
Undang-undang baharu dalam bentuk Akta Pencen (Pelanjutan Pendaftaran Automatik) 2023 melanjutkan rejim pendaftaran automatik. Setiausaha Negara akan mempunyai kuasa untuk memperkenalkan peraturan baharu kepada:
- Kurangkan had umur yang lebih rendah untuk pendaftaran automatik daripada 22 kepada 18 tahun
- Keluarkan ambang pendapatan yang lebih rendah untuk pendapatan yang layak (ini pada masa ini ialah £6,240 setahun) supaya caruman dikira dari £1 pertama yang diperoleh sehingga had atas (kini £50,270 setahun)
Tarikh pelaksanaan untuk ini masih belum diumumkan.
