Penipuan dan keruntuhan korporat besar-besaran menjadi berita utama dari semasa ke semasa dan kebanyakannya berprofil tinggi dan jumlahnya melibatkan agak besar.
Dengan tekanan semasa yang masih kita hadapi daripada ekonomi yang perlahan, cabaran yang berkaitan dengan kesukaran dalam memperbaharui pembiayaan, cabaran untuk mencapai sasaran, malah sekadar membayar bil pembekal dan menjadi mudah untuk melihat bahawa risiko penipuan untuk semua saiz perniagaan telah meningkat dengan ketara.
Isu-isu yang berkaitan dengan penipuan yang dihebahkan dengan meluas mungkin kelihatan jauh berbeza daripada perniagaan anda tetapi kebenarannya ialah penipuan boleh menjejaskan perniagaan dari semua saiz. Sama ada anda menggaji pasukan kecil atau tenaga kerja yang ramai, lembaran fakta ini mempertimbangkan bagaimana anda boleh meningkatkan kesedaran anda tentang faktor-faktor yang menunjukkan penipuan. Ia juga menetapkan pertahanan yang boleh anda laksanakan untuk meminimumkan risiko dalam perniagaan anda.
Ia tidak mungkin berlaku di sini
Mudah untuk berfikir bahawa penipuan adalah sesuatu yang 'tidak boleh atau tidak akan berlaku di sini'. Walau bagaimanapun, walaupun perniagaan besar mempunyai sumber untuk melaksanakan apa yang mereka harapkan sebagai sistem kawalan dalaman yang berkesan untuk mencegah penipuan, perniagaan yang lebih kecil dan sederhana sering terpaksa bergantung pada sekumpulan kecil orang yang mereka percayai. Tidak syak lagi anda boleh memikirkan segelintir pekerja utama yang anda tidak dapat bayangkan tanpanya! Dalam banyak kesempatan, majikan telah berkata "dia (penipu) adalah pekerja saya yang paling dipercayai".
Satu kesukaran utama yang dihadapi oleh perniagaan yang lebih kecil ialah kekurangan pilihan untuk mengasingkan tugas. Individu perlu memenuhi beberapa peranan dan ini boleh membawa kepada peningkatan peluang dan skop untuk melakukan penipuan, dan bagi sesetengah pihak, godaannya boleh jadi terlalu besar.
Kawasan di mana penipuan boleh berlaku
Walaupun sifat sebenar sebarang penipuan adalah khusus kepada sifat perniagaan dan peluang yang diberikan kepada bakal penipu, terdapat beberapa perkara biasa di mana penipuan boleh berlaku.
Pekerja menyalahgunakan jawatan mereka
Kebanyakan penipuan memberi kesan kepada akaun untung rugi, di mana sama ada perbelanjaan dinyatakan terlebih atau pendapatan dinyatakan terkurang. Penipuan di sini boleh terdiri daripada beberapa paun perbelanjaan yang diubah suai, di mana tiada sesiapa yang menyemak dokumentasi sokongan atau menyemak sama ada dakwaan yang dibuat adalah munasabah, kepada penipuan yang lebih ketara. Ini mungkin melibatkan penubuhan pembekal palsu dan penghasilan invois palsu, atau pekerja yang meluluskan pembelian yang bekerjasama dengan pembekal.
Jawatan juga boleh disalahgunakan apabila perniagaan meminta tender. Di sini terdapat risiko 'sogokan' apabila individu yang terlibat dalam proses tender menerima rasuah atau pemanis daripada bakal pembekal. Ini boleh mengakibatkan kontrak yang tidak cekap ditandatangani mungkin untuk barangan yang berkualiti meragukan.
Jumlah individu yang terlibat dalam jenis penipuan ini mungkin tidak besar, jadi ia tidak disedari untuk beberapa ketika. Walau bagaimanapun, seiring berjalannya waktu, jumlah yang terlibat boleh menjadi besar. Ramai penipu semakin yakin dan angka yang terlibat meningkat apabila mereka menjadi 'tamak'. Sudah tentu penipuan berskala besar lebih cenderung untuk ditemui dan ketamakan sering memainkan peranan dalam pengenalpastian dan penangkapan penipu.
Walau bagaimanapun, masa yang diambil untuk mengesan penipuan adalah penting. Ia mungkin memberi perbezaan yang besar kepada aliran tunai kerana penipuan menguras sumber perniagaan yang diperlukan untuk berkembang.
Pembekal mengambil kesempatan
Jika sesebuah perniagaan mempunyai sedikit atau lemah prosedur dan kawalan pemeriksaan, pembekal mungkin menyedari fakta ini dan mengambil kesempatan. Contohnya, lebih sedikit barang yang mungkin sebenarnya dihantar daripada yang disertakan pada nota penghantaran. Invois mungkin termasuk kuantiti atau harga yang lebih tinggi daripada yang dihantar dan dipersetujui.
Ini menekankan kepentingan menyemak nota penghantaran dan invois serta menindaklanjuti sebarang percanggahan dengan segera.
Kawasan risiko lain
Kecurian maklumat sulit seperti senarai pelanggan atau harta intelek seperti proses perindustrian boleh menyebabkan masalah perniagaan yang tidak terperi jika maklumat ini dicuri oleh pekerja yang tidak berpuas hati. Malah terdapat contoh maklumat ini disalin ke telefon pintar!
Maklumat juga mungkin terdedah kepada serangan dari luar. Kemajuan dalam perkembangan teknologi bermakna perniagaan perlu mempertimbangkan risiko berkaitan IT. Pada masa kini, sering dipercayai bahawa komputer sentiasa betul, jadi lebih sedikit pemeriksaan manual yang dilakukan secara amnya dalam organisasi.
Sesetengah jenis organisasi mempunyai risiko penipuan yang lebih tinggi, contohnya organisasi yang berasaskan tunai boleh menjadi lebih terdedah disebabkan oleh kesukaran dalam melaksanakan kawalan yang berkesan ke atas tunai. Begitu juga, perniagaan yang berurusan dengan barangan pengguna yang menarik mempunyai risiko yang lebih tinggi.
Contoh
JF Bogus & Sons
Anda mungkin berfikir bahawa ini tidak mungkin berlaku kepada anda tetapi jika penjaga buku yang anda percayai memberikan anda invois dan cek untuk ditandatangani, betapa telitinya anda melihat invois tersebut? Amaunnya mungkin agak kecil dan sudah tentu disokong oleh invois. Anda perlu menandatangani cek dengan tergesa-gesa kerana anda tidak akan masuk esok dan sekarang pukul 5.15 petang. Penjaga buku anda akan mengisi barisan penerima sebelum cek dihantar.
Akhirnya, angka akhir tahun anda kelihatan tidak tepat dan siasatan berikutnya mengenal pasti invois yang hilang dan akhirnya, pemegang buku telah membuat cek ini dibayar kepada dirinya sendiri.
Kehidupan bersukan!
Kawalan stok telah diuji dalam perniagaan pakaian dan peralatan sukan yang menunjukkan terlalu banyak perbezaan antara stok berkomputer dan yang sebenarnya dikira pada akhir tahun. Perbezaan tersebut tidak dapat dijelaskan dan akhirnya pengawasan digunakan untuk memantau gudang.
Rakaman yang mendedahkan menunjukkan pekerja pembersihan menambah pelbagai jenis kayu pemukul, bola dan peralatan ke dalam beg tong sampah yang penuh dengan sampah yang dibuang setiap petang!
Perniagaan yang berkembang pesat juga mungkin lebih mudah terdedah kepada penipuan. Apabila sumber syarikat dan pengarah secara peribadi dihadkan kepada kapasiti yang mencukupi, adalah lebih sukar untuk mengekalkan gambaran keseluruhan. Petunjuk penipuan mungkin tidak disedari.
Ada sesiapa tahu di mana Sid?
Bayangkan betapa terkejutnya seorang pengarah syarikat pembuatan tempatan apabila dia mengedarkan slip gaji kepada tenaga kerjanya dan tinggal dua lagi! Pengawal kewangannya, yang tidak pernah terlepas mengedarkannya sebelum ini, telah jatuh sakit dan tidak dapat datang bekerja. Siasatan berikutnya mendedahkan bahawa untuk beberapa waktu, kakitangan yang sangat dipercayai ini telah mencipta pekerja palsu dan telah membayar gaji ke dalam akaun banknya sendiri.
Panduan sepuluh langkah untuk mencegah dan mengesan penipuan
Memandangkan pelbagai jenis penipuan yang boleh dilakukan, apakah langkah yang boleh anda ambil untuk meminimumkan risiko penipuan yang dilakukan dalam organisasi anda? Pertimbangkan sepuluh petua terbaik kami untuk mengesan dan mencegah penipuan.
- Mulakan dengan merekrut orang yang tepat untuk bekerja dalam organisasi anda. Pastikan anda menyemak rujukan dengan betul dan pastikan mana-mana kakitangan sementara juga ditapis, terutamanya jika mereka akan bekerja dalam bidang utama.
- Pastikan anda mempunyai dasar yang jelas bahawa penipuan tidak akan diterima dalam organisasi dan pastikan perkara ini dimaklumkan kepada semua kakitangan.
- Pertimbangkan bahagian organisasi anda yang mungkin berisiko, kemudian rancang dan laksanakan pertahanan yang sesuai. Sasarkan bahagian di mana sebahagian besar pendapatan anda berasal dan di mana sebahagian besar kos anda berada. Bangunkan beberapa sistem kawalan dalaman yang mudah untuk mempertahankan bahagian ini. Kawalan yang berkesan termasuk:
- tugas pengasingan
- penyeliaan dan semakan
- pemeriksaan aritmetik
- perbandingan perakaunan
- kebenaran dan kelulusan
- kawalan dan kiraan fizikal
- Seboleh-bolehnya, jangan hanya mempunyai seorang sahaja yang bertanggungjawab mengawal keseluruhan bidang perniagaan. Ini khususnya merangkumi fungsi perakaunan tetapi juga akan merangkumi bidang utama yang lain. Contohnya, memesan barang, kawalan stok dan penghantaran dalam perniagaan yang stoknya merangkumi barangan pengguna yang menarik.
- Sentiasa kekalkan tahap kawalan ke atas fungsi perakaunan utama perniagaan anda. Jangan tandatangani cek kosong terlebih dahulu selain dalam keadaan luar biasa dan pastikan invois yang sepadan dikemukakan bersama cek.
- Berhati-hati dengan permintaan luar biasa daripada kakitangan yang terlibat dalam fungsi perakaunan.
- Berhati-hati dengan pekerja yang terlalu melindungi peranan mereka – mereka mungkin mempunyai sesuatu yang disembunyikan. Begitu juga, berhati-hati dengan pekerja yang tidak berpuas hati, yang mungkin menyimpan dendam atau mereka yang keadaannya berubah menjadi lebih buruk atau menjadi lebih baik secara tidak dapat dijelaskan!
- Berhati-hati dengan perubahan ketara dalam aliran tunai apabila pekerja tiada di pejabat, contohnya semasa bercuti. Begitu juga, berhati-hatilah dengan pekerja yang tidak pernah mengambil cuti mereka. Kedua-duanya boleh menjadi petunjuk penipuan, sesuatu yang kita lihat apabila kita melihat kembali secara retrospektif.
- Sediakan belanjawan dan akaun pengurusan bulanan dan bandingkan dengan keputusan sebenar anda supaya anda menyedari perbezaan. Mengambil tindakan penyiasatan segera di mana perbezaan timbul boleh membuat semua perbezaan dengan menutup peluang yang diberikan kepada penipu.
- Jika penipu ditangkap, pastikan tindakan sewajarnya diambil dan pelajari daripada pengalaman tersebut.
Memenangi pertempuran menentang penipuan
Walaupun penipu yang paling licik mungkin tidak disedari untuk beberapa ketika, ramai penipu adalah individu biasa yang melihat peluang. Penipuan yang mereka lakukan agak mudah sifatnya.
Pelaksanaan beberapa pemeriksaan mudah dalam perniagaan boleh menyukarkan penipu untuk mengambil kesempatan. Hasilnya mungkin mengejutkan – penipuan sebanyak £100 setiap minggu bersamaan dengan sekitar £5,000 meninggalkan perniagaan selama setahun. Beroperasi pada margin 20% bermakna menjana perolehan sebanyak £25,000 untuk mengimbanginya.
