Rejim pengecualian dikenakan untuk perbelanjaan pekerja.
Lembaran fakta ini mempertimbangkan operasi dan pelaporan perbelanjaan dan faedah pekerja.
Rejim pengecualian
Pengecualian mungkin terpakai untuk pelaporan perbelanjaan pekerja pada borang P11D selagi syarat-syarat yang diperlukan dipenuhi. Di bawah pengecualian ini, perniagaan mesti memastikan bahawa pekerja berhak mendapat pelepasan cukai penuh ke atas perbelanjaan yang dibayar balik.
Pengecualian itu
Pengecualian terpakai yang bermaksud perniagaan tidak perlu membayar cukai dan NIC ke atas pembayaran perbelanjaan yang telah dibayar atau dibayar balik atau melaporkannya pada P11D. Pengecualian ini meletakkan tanggungjawab ke atas majikan untuk menentukan sama ada perbelanjaan pekerja boleh ditolak sepenuhnya untuk tujuan cukai.
Jenis perbelanjaan
Jenis perbelanjaan utama yang dikenakan pengecualian ini adalah:
- perbelanjaan perjalanan dan sara hidup
- yuran dan langganan
- perbelanjaan hiburan perniagaan.
Semua perbelanjaan lain yang tidak dibenarkan masih boleh dilaporkan pada P11D dan/atau tertakluk kepada PAYE (dan mungkin NIC). Pekerja boleh menuntut pelepasan cukai berkenaan dengan perbelanjaan perniagaan yang tidak dibayar balik.
Pengecualian ini tidak terpakai kepada perbelanjaan atau faedah yang disediakan di bawah pengaturan pengorbanan gaji yang berkaitan. Ini termasuk sebarang pengaturan di mana pekerja melepaskan hak untuk menerima pendapatan sebagai balasan untuk pembayaran perbelanjaan bebas cukai atau di mana tahap pendapatan mereka bergantung pada jumlah sebarang pembayaran perbelanjaan.
Syarat-syarat rejim
Agar perbelanjaan yang dibayar balik oleh pekerja dianggap sebagai bayaran yang dikecualikan, majikan perlu meletakkan dirinya dalam kedudukan pekerja tersebut. Majikan kemudian bertanya kepada dirinya sendiri soalan ini – adakah perbelanjaan tersebut layak mendapat pelepasan cukai penuh kepada pekerja (jika bukan kerana jumlah tersebut dikecualikan)?
Majikan harus mempertimbangkan:
- menetapkan dasar korporat tentang jenis perbelanjaan yang boleh dibayar balik dan keperluan untuk perbelanjaan tersebut munasabah
- memerlukan penyiapan borang tuntutan perbelanjaan standard
- keperluan untuk sebarang tuntutan perbelanjaan disokong oleh resit
- membuat semakan ke atas tuntutan perbelanjaan
- memerlukan orang kanan untuk membenarkan tuntutan tersebut.
Bagaimana pula dengan kadar skala?
Peraturan ini membenarkan jumlah berdasarkan kadar skala untuk dibayar atau dibayar balik, bukannya kos sebenar pekerja dalam keadaan tertentu. Kadar skala biasanya untuk perbelanjaan perjalanan dan sara hidup dan terdiri daripada jumlah bulat yang dibenarkan untuk keadaan tertentu.
Dua jenis kadar skala utama tersedia untuk digunakan oleh majikan:
- kadar "penanda aras" dan
- kadar "dipesan khas".
Kadar penanda aras
Kadar penanda aras ialah satu set kadar pembayaran balik maksimum untuk makanan. Jumlah bulat ini boleh digunakan oleh majikan untuk pembayaran atau pembayaran balik perbelanjaan pekerja jika syarat kelayakan yang berkaitan dipenuhi.
Kadar ini hanya terpakai jika pekerja menanggung perbelanjaan dalam perjalanan perniagaan yang layak seperti berikut:
- satu elaun makan sehari yang dibayar berkenaan dengan satu perjalanan yang layak, yang jumlahnya tidak melebihi:
- £5 jika tempoh perjalanan yang layak pada hari tersebut adalah 5 jam atau lebih
- £10 jika tempoh perjalanan yang layak pada hari tersebut adalah 10 jam atau lebih, atau
- £25 jika tempoh perjalanan yang layak pada hari tersebut adalah 15 jam atau lebih dan berterusan pada jam 8 malam atau
- elaun makan tambahan tidak melebihi £10 sehari yang dibayar jika elaun makan a. atau b. dibayar dan perjalanan yang layak yang berkenaan dengannya elaun itu dibayar sedang dijalankan pada jam 8 malam.
Kadar tempahan khas
Ini adalah kadar yang dirundingkan dan dipersetujui secara khusus dengan HMRC secara bertulis. Jika perniagaan ingin membayar kadar tempahan khas untuk makanan atau jenis perbelanjaan lain, ia boleh memohon kepada HMRC.
HMRC telah mengeluarkan borang khusus: PAYE: pengecualian perbelanjaan dan faedah majikan
Memeriksa
Tidak perlu meminta resit apabila membuat pembayaran kepada pekerja untuk sara hidup menggunakan kadar skala penanda aras. Ini terpakai kepada elaun makan standard yang dibayar berkenaan dengan perjalanan yang layak dan penginapan ke luar negara serta kadar skala sara hidup. Majikan masih perlu memastikan bahawa pekerja melakukan perjalanan yang layak.
Peraturan sistem semakan telah dilonggarkan dan keperluan majikan untuk menyemak resit semasa membuat pembayaran kepada pekerja untuk sara hidup menggunakan kadar skala penanda aras telah dihapuskan. Ini terpakai kepada elaun makan standard yang dibayar berkenaan dengan perjalanan yang layak dan penginapan ke luar negara serta kadar skala sara hidup. Majikan masih perlu memastikan bahawa pekerja melakukan perjalanan yang layak.
Kadar skala penginapan dan sara hidup di luar negara dilayan dengan cara yang sama seperti kadar penanda aras. Majikan hanya perlu memastikan bahawa pekerja melakukan perjalanan yang layak.
HMRC telah mengeluarkan panduan tentang sistem pemeriksaan yang mereka harap majikan kendalikan. Kami boleh membantu anda dengan perkara ini atau dalam memohon kadar tempahan khas, jadi sila hubungi kami untuk maklumat lanjut.
Kadar perbatuan perniagaan
Perbelanjaan perjalanan dan sara hidup utama bagi kebanyakan pekerja adalah kos penggunaan kereta atau van mereka sendiri untuk perjalanan perniagaan. Ramai majikan dan pekerja mereka menggunakan elaun perbatuan berkanun yang dikenali sebagai 'bayaran elaun perbatuan yang dibenarkan' (AMAP). Ini adalah jumlah skala yang boleh dibayar oleh majikan kepada pekerja yang menggunakan kenderaan mereka sendiri untuk perjalanan perniagaan. Bagi kereta dan van, kadar skala ialah 45p setiap batu sehingga 10,000 batu dalam tahun cukai dan 25p setiap batu di atasnya.
AMAP merupakan rejim berkanun yang berasingan dan tidak termasuk dalam rejim pengecualian baharu.
Bagi kenderaan yang disediakan oleh majikan, kadar nasihat bahan api boleh digunakan untuk membayar balik kos bahan api yang ditanggung dalam perjalanan perniagaan. Kadar nasihat bahan api dikemas kini setiap suku tahun sepanjang setiap tahun cukai.
Perbelanjaan perjalanan yang layak
Perjalanan yang layak adalah syarat yang perlu bagi kedua-dua perbelanjaan perjalanan dan sara hidup untuk dianggap sebagai perbelanjaan yang dikecualikan (dan juga dalam penggunaan kadar perbatuan perniagaan untuk kereta dan van). Perjalanan perniagaan adalah perjalanan yang melibatkan sama ada:
- dari satu tempat kerja ke tempat kerja yang lain atau
- dari rumah ke tempat kerja sementara atau sebaliknya.
Walau bagaimanapun, perjalanan antara rumah pekerja dan tempat kerja yang kerap dihadiri bukanlah perjalanan perniagaan. Perjalanan ini adalah 'perjalanan ulang-alik biasa' dan tempat kerja sering dirujuk sebagai tempat kerja tetap. Ini bermakna kos perjalanan perlu ditanggung oleh pekerja.
Istilah 'tempat kerja sementara' bermaksud pekerja menghadiri tempat tersebut untuk tempoh terhad atau tujuan sementara. Walau bagaimanapun, sesetengah perjalanan antara tempat kerja sementara dan rumah mungkin tidak layak mendapat pelepasan jika perjalanan yang dibuat 'secara substansial serupa' dengan perjalanan yang dibuat ke atau dari tempat kerja tetap. 'Secara substansial serupa' ditafsirkan oleh HMRC sebagai perjalanan menggunakan jalan raya yang sama atau kereta api atau bas yang sama untuk sebahagian besar perjalanan.
Terdapat banyak variasi jenis perjalanan yang dilakukan oleh pekerja, jadi memastikan ia merupakan perjalanan perniagaan adalah penting terutamanya kerana istilah 'perbelanjaan perjalanan' merangkumi kos sebenar perjalanan bersama-sama dengan sebarang perbelanjaan sara hidup dan kos berkaitan lain yang ditanggung dalam perjalanan seperti caj tol atau kesesakan.
