Menetapkan suasana
Menjaga mereka sentiasa dimaklumkan
Mereka akan lebih bersedia jika mereka mengetahui sebarang perubahan dalam perniagaan anda yang boleh menjejaskan kerja kami. Ini mungkin termasuk perubahan pada:
- produk atau pasaran
- strategi perniagaan contohnya dasar penetapan harga
- sistem pembukuan
- kakitangan utama.
Jika anda menyimpan minit mesyuarat pengurusan yang anda adakan, memberikan mereka salinannya boleh menjadi cara yang sangat membantu untuk mereka memahami peristiwa penting yang telah anda hadapi sepanjang tahun ini.
Selain itu, sebagai sebahagian daripada kerja mereka, kami mungkin akan bertanya kepada anda sama ada terdapat sebarang kejadian ketidakpatuhan terhadap rangka kerja perundangan dan peraturan di mana perniagaan anda beroperasi, termasuk sama ada terdapat sebarang aktiviti penipuan yang anda ketahui. Ini mewakili sebahagian daripada kewajipan mereka yang perlu mereka laksanakan sebagai penasihat profesional anda dan tidak bermaksud untuk menyiratkan bahawa mereka percaya bahawa anda mungkin telah melakukan sebarang salah laku.
Apa yang Mereka perlukan
Jika anda tahu maklumat yang mereka perlukan untuk menyelesaikan kerja mereka, anda boleh memastikan ia tersedia.
Mereka boleh memutuskan bersama apa yang boleh anda sediakan untuk mereka dan apa yang perlu mereka sediakan.
Komunikasi yang lebih baik akan membantu mengurangkan salah faham dan mengelakkan kerja yang tidak perlu.
Jadual Waktu
Setujui jadual waktu yang sesuai terlebih dahulu. Ini memberi peluang kepada kedua-dua pihak untuk membuat persediaan yang betul.
Walau bagaimanapun, jika anda mendapati diri anda lewat daripada jadual, beritahu mereka secepat mungkin supaya jadual waktu boleh disusun semula jika perlu.
Bagaimana anda boleh membantu
Buku dan rekod
Menyediakan dan menyelenggara buku akaun anda dengan cara yang teratur akan membantu anda mendapatkan maklumat yang diperlukan untuk menyediakan atau mengaudit akaun anda dengan cepat dan mudah. Ia juga akan membolehkan anda melihat sepintas lalu keadaan perniagaan anda.
Pertimbangan perkara-perkara berikut boleh menambah baik organisasi rekod anda:
- Menjumlahkan dan mengimbangkan buku anda secara berkala akan membantu anda mengenal pasti dan membetulkan sebarang kesilapan
- menganalisis pembayaran dan resit anda supaya maklumat dapat diekstrak dengan mudah
- memfailkan invois anda dalam susunan logik (berangka, abjad atau tarikh) untuk memudahkan pencarian mana-mana satu daripadanya.
Prosedur
Dengan mewujudkan dan mengekalkan prosedur tertentu, anda akan dapat mengekalkan kawalan yang lebih baik ke atas rekod dan perniagaan anda. Ini juga bermakna mereka boleh mengurangkan kerja yang perlu mereka lakukan yang boleh menjimatkan sedikit wang anda.
Mereka boleh membantu anda menyediakan prosedur ini pada mulanya dan setelah ditetapkan, anda akan dapat melaksanakannya sendiri. Prosedur ini akan merangkumi akaun kawalan, penyelarasan dan pengambilan stok.
Akaun kawalan
Akaun kawalan merekodkan pergerakan tunai, penghutang dan pemiutang dengan menggunakan jumlah bulanan daripada buku tunai anda dan ringkasan jualan dan pembelian.
Akaun kawalan tunai akan menunjukkan jumlah tunai yang dimiliki perniagaan pada akhir setiap bulan.
Akaun kawalan penghutang atau lejar jualan akan menunjukkan jumlah hutang pelanggan anda kepada anda pada akhir setiap bulan.
Akaun kawalan pemiutang atau lejar pembelian akan menunjukkan jumlah hutang anda kepada pembekal anda pada akhir setiap bulan.
Perdamaian
Penyelarasan membantu memastikan angka-angka dalam buku anda lengkap dan tepat. Oleh itu, jika dihasilkan secara berkala, ia akan membantu anda mengesan sebarang kesilapan yang kemudiannya boleh diperbetulkan sebelum kami memeriksa rekod anda. Antara rekod yang perlu diselaraskan adalah:
- akaun bank
- akaun kawalan
- penyata pembekal.
Pengambilan stok
Jika perniagaan anda mempunyai sebarang stok, anda perlu mengiranya sekurang-kurangnya sekali setahun. Bagi memastikan pengiraan dijalankan dengan cekap dan tepat, anda harus mempertimbangkan perkara berikut:
- barang stok hendaklah disimpan dengan kemas dan logik untuk memudahkan pengiraan
- semua kakitangan yang terlibat dalam pengiraan hendaklah diberikan arahan yang jelas
- cuba meminimumkan pergerakan stok semasa pengiraan. Jika boleh, penghantaran masuk dan keluar harus ditangguhkan sehingga pengiraan selesai
- Pemeriksaan mengejut perlu dilakukan semasa pengiraan.
Jika anda menyimpan stok dalam jumlah yang banyak, kami mungkin perlu menghadiri pengambilan stok dan menjalankan pemeriksaan kami sendiri.
Jadual
Terdapat beberapa jadual yang perlu dihasilkan agar akaun dapat disediakan dan/atau diaudit. Mereka boleh menyediakan semua jadual ini sendiri tetapi sudah tentu jika anda menghasilkannya, ia akan menjimatkan masa dan wang.
Anda mungkin ingin mempertimbangkan penyediaan beberapa jadual berikut:
- senarai terperinci penambahan dan pelupusan aset tetap dengan salinan invois jualan dan pembelian yang berkaitan dilampirkan
- jadual yang menunjukkan setiap item stok yang dipegang, kuantiti, nilai seunit dan jumlah nilai. Nyatakan sebarang item stok yang lama atau rosak
- senarai penghutang anda pada akhir tahun termasuk jumlah hutang mereka kepada anda dan berapa lama mereka belum bayar. Nyatakan mana-mana yang tidak mungkin membayar anda
- jadual semua baki bank dan tunai pada akhir tahun, berserta semua penyata bank untuk setiap akaun bank
- senarai pemiutang yang harus merangkumi HMRC serta pembekal perniagaan biasa.
- kerja sokongan untuk pendedahan yang perlu dimasukkan ke dalam akaun anda, seperti purata bilangan pekerja, komitmen pajakan operasi atau imbuhan pengarah (diperlukan untuk syarikat sahaja).
Tidak semua jadual ini akan terpakai untuk perniagaan anda dan oleh itu sebelum melakukan apa-apa, anda mungkin ingin membincangkan perkara ini.
Isu-isu lain
Sesetengah isu hanya berkaitan dengan syarikat. Ini termasuk:
Laporan naratif
Perniagaan yang lebih besar mungkin dikehendaki memasukkan beberapa bentuk pelaporan naratif yang disertakan dengan akaun seperti laporan strategik. Ini adalah peluang anda untuk memberikan maklumat tambahan yang dapat menyokong pemahaman pengguna akaun anda tentang perniagaan anda dan prestasinya. Jika ini berlaku, mereka akan membincangkan keperluan ini dengan anda supaya anda boleh menghasilkan perkataan bagi sebarang laporan yang diperlukan.
Rancangan masa hadapan
Sebagai sebahagian daripada proses pengeluaran akaun, anda dikehendaki mempertimbangkan kedudukan perniagaan yang berterusan, bagi memastikan anda yakin bahawa ia akan mempunyai sumber yang mencukupi untuk terus beroperasi untuk tempoh minimum 12 bulan dari tarikh akaun diluluskan. Di samping itu, anda juga dikehendaki mempertimbangkan sama ada terdapat sebarang bukti bahawa nilai aset anda telah terjejas, contohnya akibat keusangan yang disebabkan oleh perubahan dalam pasaran atau perkembangan teknologi.
Jika terdapat sebarang ketidakpastian mengenai prestasi masa hadapan perniagaan, mereka mungkin meminta anda memberikan bukti bagi menyokong penilaian usaha berterusan anda. Ini mungkin termasuk keputusan ramalan dan unjuran aliran tunai, pesanan jualan yang diterima atau butiran sumber pembiayaan baharu. Menyediakannya secepat mungkin akan memastikan kerja kami dapat disiapkan secepat dan secekap mungkin.
