Bertindak sebagai pemegang amanah untuk badan amal dan peluang untuk menyumbang kembali kepada masyarakat sering dianggap sebagai satu penghormatan. Walau bagaimanapun, menjadi pemegang amanah melibatkan komitmen dan tahap tanggungjawab tertentu yang tidak boleh dipandang remeh.
Sama ada anda sudah menjadi pemegang amanah untuk badan amal, sama ada projek tempatan atau nama yang terkenal, atau sedang berfikir untuk terlibat, terdapat beberapa tanggungjawab yang diletakkan oleh seorang pemegang amanah ke atas anda.
Kami menggariskan tanggungjawab utama di bawah, dengan penekanan khusus pada keperluan perakaunan dan audit untuk badan amal Scotland.
Latar Belakang
Sektor amal di Scotland secara amnya diselia oleh Pejabat Pengawal Selia Amal Scotland (OSCR), juga dikenali sebagai 'Pengawal Selia Amal Scotland'. OSCR ialah jabatan kerajaan bukan menteri yang merupakan pengawal selia dan pendaftar bebas untuk amal Scotland.
OSCR memainkan peranan penting dalam sektor amal dan diwujudkan untuk memberi keyakinan kepada orang ramai terhadap integriti amal dan untuk membantu pemegang amanah amal memahami dan mematuhi tugas undang-undang mereka.
Sebahagian penting dalam kerja OSCR adalah untuk memberi nasihat kepada pemegang amanah. Banyak nasihat berguna boleh didapati di laman web, di mana terdapat bahagian yang dikhaskan untuk tugas pemegang amanah amal.
Jenis-jenis amal
Perundangan utama yang dikendalikan oleh badan amal di Scotland ialah Akta Pelaburan Badan Amal dan Pemegang Amanah (Scotland) 2005 (Akta 2005). Badan amal boleh diwujudkan dalam beberapa cara tetapi biasanya sama ada:
- diperbadankan di bawah Akta Syarikat 2006 atau sebelumnya (badan amal syarikat terhad)
- diperbadankan di bawah Akta 2005 melalui Peraturan-Peraturan Organisasi Amal Scotland 2011 ('Peraturan Am') (organisasi amal Scotland, SCIO); atau
- diwujudkan melalui pengisytiharan amanah (badan amal yang tidak diperbadankan).
Setiap badan amal ini perlu mendaftar dan memfailkan akaun mereka dengan OSCR dan syarikat berhad juga berdaftar dengan Companies House.
Jenis badan amal akan menentukan sepenuhnya tanggungjawab pemegang amanah.
Siapakah pemegang amanah?
Akta 2005 mentakrifkan pemegang amanah sebagai 'orang yang mempunyai kawalan dan pengurusan am pentadbiran badan amal'. Takrifan ini biasanya merangkumi:
- untuk badan amal dan SCIO yang tidak diperbadankan, ahli jawatankuasa eksekutif atau pengurusan
- untuk badan amal syarikat terhad, pengarah atau ahli jawatankuasa pengurusan.
Badan amal perlu sentiasa memenuhi tujuan amal yang diwujudkan dan adalah menjadi tanggungjawab semua pemegang amanah untuk memastikan perkara ini.
Sekatan dan liabiliti pemegang amanah
Selain tanggungjawab sebagai pemegang amanah, terdapat juga beberapa sekatan yang mungkin dikenakan. Ini bertujuan untuk mencegah konflik kepentingan yang timbul antara kepentingan peribadi pemegang amanah dan tugas mereka sebagai pemegang amanah. Ini secara amnya memperuntukkan bahawa:
- pemegang amanah tidak boleh mendapat manfaat secara peribadi daripada badan amal itu, walaupun perbelanjaan poket yang munasabah boleh dibayar balik
- pemegang amanah tidak sepatutnya dibayar untuk peranan mereka sebagai pemegang amanah.
Terdapat pengecualian terhad kepada prinsip-prinsip ini yang dinyatakan dalam Akta 2005. Sekiranya pemegang amanah tidak bertindak secara berhemat, sah atau mengikut dokumen tadbir urus mereka, mereka mungkin mendapati diri mereka bertanggungjawab secara peribadi atas sebarang kerugian yang mereka sebabkan kepada badan amal tersebut.
Tanggungjawab Pemegang Amanah
Panduan OSCR 'Tugas Pemegang Amanah Amal' menerangkan apa ertinya menjadi pemegang amanah. Pemegang amanah mempunyai tanggungjawab penuh terhadap badan amal dan tugas umum untuk bertindak demi kepentingan badan amal. Ini bermakna mereka harus:
- beroperasi dengan cara yang selaras dengan tujuan amal badan amal
- mematuhi undang-undang dan peraturan dalam dokumen pentadbiran badan amal
- bertindak dengan teliti dan tekun
- menguruskan sebarang konflik kepentingan antara badan amal dan mana-mana orang atau organisasi yang mungkin melantik pemegang amanah badan amal tersebut.
Pemegang amanah mempunyai tanggungjawab untuk memastikan bahawa dana badan amal mereka hanya digunakan untuk memajukan objektif amalnya. Mereka perlu dapat menunjukkan bahawa ini adalah kesnya, jadi mereka harus menyimpan rekod yang mampu melakukan ini.
Pemegang amanah amal mesti mengutamakan kepentingan badan amal tersebut daripada keperluan mereka sendiri atau saudara-mara atau kepentingan perniagaan. Sekiranya keputusan mesti diambil di mana satu pilihan adalah untuk kepentingan pemegang amanah dan satu lagi untuk kepentingan badan amal, pemegang amanah harus memastikan pemegang amanah yang lain mengetahui konflik tersebut dan tidak boleh mengambil bahagian dalam perbincangan atau keputusan tersebut.
Tugas Pemegang Amanah Amal juga menyediakan maklumat tentang beberapa tugas khusus yang terkandung dalam Akta 2005. Panduan ini menetapkan tugas pemegang amanah untuk:
- mengemas kini butiran badan amal anda – berikan semua maklumat yang diperlukan untuk memastikan Daftar Badan Amal Scotland dikemas kini
- melapor kepada OSCR – mematuhi kewajipan berkanun untuk membekalkan maklumat tertentu kepada OSCR mengenai pemantauan tahunan, perakaunan amal dan membuat perubahan pada amal anda
- penyimpanan dan perekodan rekod kewangan – simpan rekod perakaunan yang betul dan sediakan penyata akaun tahunan dan laporan tahunan yang diteliti secara luaran dan dihantar bersama penyata tahunan kepada OSCR
- pengumpulan dana – mengawal cara badan amal mengumpul dana
- memberikan maklumat kepada orang ramai.
Tugas-tugas ini dikongsi oleh setiap individu yang bertanggungjawab ke atas badan amal tersebut. Tiada pemegang amanah amal individu (contohnya Pengerusi atau Bendahari) mempunyai lebih banyak tanggungjawab daripada pemegang amanah yang lain.
Keperluan perakaunan
Akta 2005 mewajibkan badan amal:
- menyimpan rekod perakaunan yang lengkap dan tepat (dan keperluan dana amat penting di sini)
- menyediakan akaun amal dan laporan tahunan mengenai aktivitinya
- memastikan audit atau pemeriksaan bebas dijalankan
- mengemukakan penyata tahunan, laporan tahunan dan akaun kepada OSCR (dan, untuk badan amal syarikat terhad, kepada Companies House).
Sejauh mana keperluan ini perlu dipenuhi secara amnya bergantung pada jenis badan amal dan berapa banyak pendapatan yang dijana.
Keperluan dana
Satu aspek penting dalam perakaunan untuk badan amal ialah pemahaman tentang 'dana' berbeza yang boleh dimiliki oleh badan amal.
Pada asasnya, dana mewakili pendapatan badan amal dan mungkin terdapat sekatan tentang bagaimana jenis dana tertentu yang dikumpulkan boleh digunakan. Contohnya, derma hanya boleh diterima dengan pemahaman bahawa ia akan digunakan untuk tujuan tertentu.
Maka menjadi tanggungjawab pemegang amanah untuk memastikan bahawa dana 'terhad' tersebut hanya digunakan seperti yang dimaksudkan.
Pengumpulan Dana
Pengurusan dan kawalan pengumpulan dana yang berkesan juga merupakan tanggungjawab pemegang amanah yang penting. Panel Piawaian Pengumpulan Dana Scotland menyelia piawaian pengumpulan dana dan mengendalikan aduan pengumpulan dana untuk badan amal berdaftar Scotland selaras dengan Kod Amalan Pengumpulan Dana.
Laporan tahunan
Laporan tahunan selalunya merupakan dokumen yang agak komprehensif, kerana undang-undang menetapkan jumlah minimum maklumat yang perlu disertakan. Laporan tersebut secara amnya merangkumi:
- laporan pemegang amanah (yang boleh berfungsi sebagai laporan pengarah dan laporan strategik, jika diperlukan untuk syarikat amal)
- penyata aktiviti kewangan bagi tahun tersebut
- akaun pendapatan dan perbelanjaan untuk tahun tersebut (untuk sesetengah syarikat amal)
- kunci kira-kira
- penyata aliran tunai
- nota kepada akaun (termasuk dasar perakaunan).
Keperluan audit
Sama ada sesebuah badan amal memerlukan audit atau tidak bergantung terutamanya kepada berapa banyak pendapatan yang diterima atau dijana dan akhir tahun mereka:
- semua badan amal yang pendapatannya melebihi £500,000 memerlukan audit
- semua badan amal lain memerlukan pemeriksaan bebas. Di mana akaun 'akruan' disediakan, pemeriksa bebas mestilah berkelayakan yang sesuai.
Terdapat kriteria lain yang perlu dipertimbangkan, terutamanya mengenai jumlah aset, dan kami dengan senang hati akan membincangkannya dengan lebih terperinci dengan anda.
Keperluan pelaporan
Terdapat rangka kerja komprehensif yang menentukan bagaimana akaun badan amal harus disediakan.
Badan amal yang tidak diperbadankan dengan pendapatan di bawah £250,000 boleh menyediakan akaun resit dan pembayaran, melainkan jika dokumen tadbir urus mereka menyatakan sebaliknya.
Semua badan amal lain mesti menyediakan akaun yang menunjukkan pandangan 'benar dan saksama' dan dirujuk sebagai akaun 'akruan'. Untuk menunjukkan pandangan 'benar dan saksama', akaun secara amnya perlu mematuhi keperluan Penyataan Amalan yang Disyorkan (SORP) Badan Amal. SORP boleh dilihat di www.charitysorp.org dan badan amal dapat membina versi SORP yang ditempah khas yang berkaitan dengan keadaan mereka sendiri.
