Bertindak sebagai pemegang amanah untuk badan amal dan peluang untuk menyumbang kembali kepada masyarakat sering dianggap sebagai satu penghormatan. Walau bagaimanapun, menjadi pemegang amanah melibatkan komitmen dan tahap tanggungjawab tertentu yang tidak boleh dipandang remeh.
Sama ada anda sudah menjadi pemegang amanah untuk badan amal, sama ada projek tempatan atau nama yang terkenal, atau sedang berfikir untuk terlibat, terdapat beberapa tanggungjawab yang diletakkan oleh seorang pemegang amanah ke atas anda.
Kami menggariskan tanggungjawab utama di bawah, dengan penekanan khusus pada keperluan perakaunan dan audit.
Latar Belakang
Sektor amal di England dan Wales secara amnya diselia oleh Suruhanjaya Amal. Suruhanjaya ini merupakan jabatan kerajaan yang mewajibkan pendaftaran kebanyakan badan amal.
Suruhanjaya ini memainkan peranan penting dalam sektor amal dan diwujudkan untuk memberi keyakinan kepada orang ramai terhadap integriti badan amal.
Semua badan amal perlu menunjukkan bahawa matlamat mereka adalah untuk manfaat awam, pada mulanya sebagai sebahagian daripada proses permohonan mereka kepada Suruhanjaya Badan Amal dan seterusnya setiap tahun pada masa mereka menyediakan laporan tahunan mereka.
Sebahagian penting dalam kerja Suruhanjaya adalah untuk memberi nasihat kepada pemegang amanah. Banyak nasihat berguna boleh didapati di laman web Suruhanjaya, di mana terdapat bahagian yang dikhaskan untuk Menubuhkan dan mengendalikan Badan Amal.
Jenis-jenis amal
Badan amal boleh diwujudkan dalam beberapa cara tetapi biasanya sama ada:
- diperbadankan di bawah Akta Syarikat 2006 atau sebelumnya (badan amal syarikat terhad)
- diperbadankan di bawah Akta Badan Amal 2011 (Organisasi Amal Diperbadankan – CIO); atau
- diwujudkan melalui pengisytiharan amanah (badan amal yang tidak diperbadankan).
Setiap badan amal ini perlu mendaftar dan memfailkan akaun mereka dengan Suruhanjaya Amal dan syarikat berhad juga berdaftar dengan Companies House. Jenis badan amal akan menentukan sepenuhnya tanggungjawab pemegang amanah.
Semua badan amal terjejas oleh Akta Badan Amal 2011.
Siapakah pemegang amanah?
Akta Badan Amal 2011 mentakrifkan pemegang amanah sebagai 'orang yang mempunyai kawalan dan pengurusan am pentadbiran badan amal'. Takrifan ini biasanya merangkumi:
- untuk badan amal dan CIO yang tidak diperbadankan, ahli jawatankuasa eksekutif atau pengurusan
- untuk badan amal syarikat terhad, pengarah atau ahli jawatankuasa pengurusan.
Sekatan dan liabiliti pemegang amanah
Selain tanggungjawab sebagai pemegang amanah, terdapat juga beberapa sekatan yang mungkin dikenakan. Ini bertujuan untuk mencegah konflik kepentingan yang timbul antara kepentingan peribadi pemegang amanah dan tugas mereka sebagai pemegang amanah. Ini secara amnya memperuntukkan bahawa:
- pemegang amanah tidak boleh mendapat manfaat secara peribadi daripada badan amal itu, walaupun perbelanjaan poket yang munasabah boleh dibayar balik
- pemegang amanah tidak boleh menjadi pekerja badan amal.
Terdapat pengecualian terhad kepada prinsip-prinsip ini. Sekiranya pemegang amanah tidak bertindak secara berhemat, sah atau mengikut dokumen tadbir urus mereka, mereka mungkin mendapati diri mereka bertanggungjawab secara peribadi atas sebarang kerugian yang mereka sebabkan kepada badan amal tersebut.
Tanggungjawab Pemegang Amanah
Panduan CC CC3a, 'Pemegang Amanah Amal: Apa yang terlibat' menerangkan maksud menjadi pemegang amanah dan cara untuk menjadi pemegang amanah. Pemegang amanah mempunyai tanggungjawab penuh terhadap badan amal dan dikehendaki untuk:
- mematuhi undang-undang dan peraturan dalam dokumen pentadbiran badan amal
- bertindak secara bertanggungjawab dan hanya untuk kepentingan badan amal
- menggunakan penjagaan dan kemahiran yang munasabah dan
- membuat keputusan yang bijak, menerima nasihat apabila perlu.
Penerbitan Suruhanjaya Amal CC3, 'Pemegang amanah penting: apa yang anda perlu tahu' menyediakan panduan yang lebih terperinci untuk pemegang amanah baharu dan sedia ada. Panduan ini menetapkan tugas dan tanggungjawab pemegang amanah di bawah enam tajuk:
- pastikan badan amal anda menjalankan tujuannya untuk kepentingan awam
- mematuhi dokumen tadbir urus badan amal anda dan undang-undang
- bertindak demi kepentingan terbaik badan amal anda
- pastikan badan amal anda bertanggungjawab
- uruskan sumber badan amal anda secara bertanggungjawab
- bertindak dengan berhati-hati dan berkemahiran yang munasabah.
Sebelum anda bertindak sebagai pemegang amanah amal, anda mesti memastikan bahawa anda layak. CC3a menetapkan siapa yang layak menjadi pemegang amanah amal dan mengetengahkan peraturan untuk hilang kelayakan automatik. Jika anda hilang kelayakan daripada menjadi pemegang amanah amal, anda tidak boleh bertindak melainkan anda dibenarkan berbuat demikian melalui pengecualian daripada Suruhanjaya Amal.
Pemegang amanah mempunyai tanggungjawab undang-undang untuk memastikan bahawa dana badan amal mereka hanya digunakan untuk memajukan objektif amalnya. Mereka perlu dapat menunjukkan bahawa ini adalah kesnya, jadi mereka harus menyimpan rekod yang mampu melakukan ini.
Pengumpulan Dana
Pengawal Selia Pengumpulan Dana telah ditubuhkan untuk memperkukuh sistem pengawalseliaan amal dan memulihkan kepercayaan orang ramai terhadap pengumpulan dana. Pemegang amanah harus sedar tentang keperluan Kod Amalan Pengumpulan Dana, yang banyak dan pelbagai.
Keperluan perakaunan
Terdapat keperluan khusus untuk kebanyakan badan amal untuk:
- menyimpan rekod perakaunan yang lengkap dan tepat (dan keperluan dana amat penting di sini)
- menyediakan akaun amal dan laporan tahunan
- untuk memastikan audit atau pemeriksaan bebas dijalankan
- untuk mengemukakan penyata tahunan, laporan tahunan dan akaun kepada Suruhanjaya Amal (dan, untuk badan amal syarikat terhad, kepada Companies House).
Sejauh mana keperluan ini perlu dipenuhi secara amnya bergantung pada jenis badan amal dan berapa banyak pendapatan yang dijana.
Keperluan dana
Satu aspek penting dalam perakaunan untuk badan amal ialah pemahaman tentang 'dana' berbeza yang boleh dimiliki oleh badan amal. Pengurusan dan kawalan pengumpulan dana yang berkesan merupakan tanggungjawab pemegang amanah yang penting.
Pada asasnya, dana mewakili pendapatan badan amal dan mungkin terdapat sekatan tentang bagaimana jenis dana tertentu yang dikumpulkan boleh digunakan. Contohnya, derma hanya boleh diterima dengan pemahaman bahawa ia akan digunakan untuk tujuan tertentu.
Maka menjadi tanggungjawab pemegang amanah untuk memastikan bahawa dana 'terhad' tersebut hanya digunakan seperti yang dimaksudkan.
Laporan tahunan
Laporan tahunan selalunya merupakan dokumen yang agak komprehensif, kerana undang-undang menetapkan jumlah minimum maklumat yang perlu disertakan. Laporan tersebut secara amnya merangkumi:
- laporan pemegang amanah (yang boleh berfungsi sebagai laporan pengarah dan laporan strategik, jika diperlukan untuk syarikat amal)
- penyata aktiviti kewangan bagi tahun tersebut
- akaun pendapatan dan perbelanjaan untuk tahun tersebut (untuk sesetengah syarikat amal)
- kunci kira-kira
- penyata aliran tunai
- nota kepada akaun (termasuk dasar perakaunan).
Keperluan audit
Sama ada sesebuah badan amal memerlukan audit atau tidak bergantung terutamanya kepada berapa banyak pendapatan yang diterima atau dijana dan akhir tahun mereka. Had pendapatan berbeza-beza mengikut jenis badan amal seperti berikut:
- semua badan amal yang pendapatannya melebihi £1,000,000 dalam setahun kewangan memerlukan audit
- badan amal (kedua-dua diperbadankan dan tidak diperbadankan) memerlukan pemeriksaan bebas di mana pendapatan mereka jatuh antara £25,000 dan £1,000,000 dalam tahun kewangan mereka
- Jika pendapatan melebihi £250,000, pemeriksa bebas mestilah berkelayakan yang sesuai.
Terdapat kriteria lain yang perlu dipertimbangkan, terutamanya mengenai jumlah aset, dan kami dengan senang hati akan membincangkannya dengan lebih terperinci dengan anda.
Keperluan pelaporan
Terdapat rangka kerja komprehensif yang menentukan bagaimana akaun badan amal harus disediakan.
Badan amal yang tidak diperbadankan dengan pendapatan di bawah £250,000 boleh menyediakan akaun resit dan pembayaran.
Semua badan amal lain mesti menyediakan akaun yang menunjukkan pandangan yang 'benar dan adil'. Untuk mencapai matlamat ini, akaun secara amnya perlu mematuhi keperluan Penyata Amalan yang Disyorkan (SORP) Badan Amal.
SORP boleh dilihat di www.charitysorp.org dan badan amal dapat membina versi SORP yang ditempah khas untuk keadaan mereka sendiri.
