Perundangan syarikat memberi peluang kepada sesebuah organisasi perniagaan untuk mendapat manfaat daripada perlindungan liabiliti terhad, sekali gus memisahkan persona undang-undang organisasi tersebut daripada individu yang memiliki dan mengendalikannya.
Sebagai balasan untuk perlindungan ini, sejumlah maklumat tentang sesebuah syarikat mesti tersedia untuk umum termasuk, sebagai contoh, akaun tahunan syarikat, alamat pejabat berdaftar dan butiran pengarah, setiausaha syarikatnya (jika ada) dan ahlinya. Dari segi sejarah, menyediakan dan mengemas kini maklumat ini merupakan tugas setiausaha syarikat.
Adakah semua syarikat memerlukan setiausaha syarikat?
Sejak April 2008, melainkan terdapat keperluan nyata dalam artikel persatuan syarikat, Akta Syarikat 2006 tidak lagi mewajibkan syarikat sendirian berhad ('berhad' atau 'berhad') untuk melantik setiausaha syarikat. Walaupun artikel tersebut mewajibkannya, adalah agak mudah bagi pengarah syarikat untuk meminda peruntukan tersebut, tertakluk kepada persetujuan pemegang saham.
Walaupun tiada keperluan bagi syarikat swasta untuk menggaji setiausaha syarikat jika artikel mereka tidak memerlukannya, dalam praktiknya ramai yang masih memilih untuk berbuat demikian. Tugas-tugas penting yang biasanya akan jatuh ke tangan setiausaha syarikat, termasuk pentadbiran dan komunikasi pemegang saham, tadbir urus korporat dan pematuhan berkanun masih mesti dilakukan. Sekiranya tiada setiausaha syarikat, undang-undang syarikat menyatakan bahawa pengarah mesti memikul tanggungjawab ini. Akibatnya, banyak syarikat swasta terus menggaji setiausaha syarikat untuk mengurangkan beban pentadbiran dan tadbir urus korporat yang sepatutnya diletakkan ke atas pengarah mereka.
Syarikat awam berhad (yang namanya berakhir dengan 'plc') masih dikehendaki mempunyai setiausaha syarikat yang mesti mempunyai "pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan" yang dicapai dengan memiliki kelayakan profesional (perakaunan atau setiausaha syarikat), kelayakan undang-undang, pengalaman terkini atau kecekapan lain yang mendorong para pengarah untuk mempercayai bahawa mereka boleh bertindak sebagai setiausaha syarikat.
Setiausaha syarikat ialah pegawai syarikat. Ini bermakna mereka mungkin bertanggungjawab secara jenayah atas keingkaran syarikat: contohnya, gagal memfailkan dokumen dalam masa yang dibenarkan atau gagal mengemukakan penyata tahunan syarikat.
Jika syarikat swasta anda tidak mahu mempunyai setiausaha syarikat
Jika sesebuah syarikat swasta memutuskan untuk tidak mempunyai setiausaha syarikat, maka ia harus menyemak Tataurusan Pertubuhannya bagi memastikan peraturannya sendiri tidak mewajibkannya melantik seorang. Syarikat harus memaklumkan Companies House tentang peletakan jawatan mana-mana setiausaha syarikat sedia ada.
Jika sesebuah syarikat swasta memilih untuk tidak mempunyai setiausaha syarikat, sebarang perkara yang biasanya dihantar kepada setiausaha syarikat dianggap sebagai dihantar kepada syarikat. Sebarang tugas yang biasanya menjadi tanggungjawab setiausaha syarikat akan dijalankan sama ada oleh pengarah atau orang yang diberi kuasa oleh para pengarah.
Setiausaha syarikat dan Rumah Syarikat
Setiausaha syarikat, atau dalam kes syarikat swasta, orang yang bertanggungjawab untuk tugas-tugas kesetiausahaan syarikat, akan berurusan secara tetap dengan Companies House kerana di sinilah rekod awam mengenai syarikat disimpan.
Kebanyakan komunikasi dengan Companies House adalah melalui Pemfailan Web. Companies House sedang menuju ke arah pemfailan dalam talian 100% dan di bahagian laman web di mana borang tersedia untuk dimuat turun dan dicetak, terdapat bendera yang jelas untuk bahagian yang sebaliknya boleh dilengkapkan secara elektronik.
Tugas setiausaha syarikat
Tugas-tugas orang yang bertanggungjawab bagi hal ehwal kesetiausahaan syarikat tidak ditakrifkan secara khusus dalam undang-undang syarikat tetapi secara amnya boleh dibahagikan kepada tiga bidang utama:
- mengekalkan daftar berkanun (mengemas kini rekod syarikat)
- melengkapkan dan memfailkan borang berkanun (mengemas kini rekod awam)
- mesyuarat dan resolusi (memastikan syarikat mematuhi peraturan dalamannya dan undang-undang).
Mengekalkan daftar berkanun
Semua syarikat mesti menyimpan daftar butiran penting yang terkini. Ini termasuk:
- daftar ahli
- daftar pengarah
- daftar caj
- daftar Orang yang Mempunyai Kawalan Ketara (daftar PSC)*.
Butiran dalam daftar ini termasuk, sebagai contoh, nama, alamat, tarikh pelantikan dan peletakan jawatan (untuk pengarah) dan untuk ahli, bilangan dan jenis saham yang dipegang. Ini bukanlah senarai yang lengkap.
Tanggungjawab untuk penyelenggaraan buku dan rekod berkanun syarikat adalah tugas yang biasanya jatuh ke tangan setiausaha syarikat. Ia boleh menjadi tugas yang memakan masa yang sering diabaikan, tetapi kegagalan untuk memastikan daftar dikemas kini boleh dikenakan penalti sehingga £5,000.
Daftar-daftar tersebut mesti disediakan untuk pemeriksaan oleh orang awam di pejabat berdaftar syarikat atau di lokasi pemeriksaan alternatif tunggal (SAIL) yang juga mesti direkodkan di Companies House.
Sebuah syarikat boleh memilih untuk merahsiakan alamat kediaman pengarahnya dan merekodkan alamat perkhidmatan untuk mereka. Jika ya, ia perlu menyimpan daftar tambahan yang menunjukkan alamat kediaman pengarah, yang tidak terbuka untuk pemeriksaan oleh orang awam.
* Seseorang yang mempunyai kawalan yang ketara ialah individu yang akhirnya memiliki atau mengawal lebih daripada 25% saham atau hak mengundi sesebuah syarikat atau yang sebaliknya menjalankan kawalan ke atas sesebuah syarikat atau pengurusannya.
Mengekalkan maklumat berkanun di Companies House
Secara alternatifnya, syarikat swasta juga boleh memilih (memilih) untuk menyimpan beberapa daftar berkanun dalam daftar awam di Companies House dan bukannya di pejabat berdaftarnya atau SAIL. Ini termasuk daftar pengarahnya, alamat kediaman biasa pengarah, setiausaha, ahli dan Orang yang Mempunyai Kawalan Penting. Walaupun pilihan raya ini berkuat kuasa, syarikat tidak perlu mengemas kini daftar berkanunnya yang berasingan.
Orang awam boleh mengakses maklumat syarikat melalui Companies House dan bukannya melawat pejabat berdaftar semasa pilihan raya ini berkuat kuasa. Ini termasuk beberapa maklumat, seperti alamat ahli atau tarikh lahir penuh pengarah, yang secara amnya tidak terdapat dalam rekod awam untuk syarikat swasta.
Melengkapkan dan memfailkan borang berkanun
Syarikat mesti memastikan rekod mereka di Companies House sentiasa terkini dan mengandungi butiran terkini tentang pelbagai perkara berkanun.
Banyak jenis maklumat yang lebih biasa boleh dihantar dalam talian dengan mendaftar terlebih dahulu di www.companieshouse.gov.uk. Secara alternatif, Companies House kini mempunyai lebih 100 borang berkanun untuk membenarkan pemfailan kertas.
Tugas-tugas kesetiausahaan syarikat akan diperluaskan untuk memastikan bahawa, sebagai contoh:
- Akaun tahunan syarikat difailkan tepat pada masanya di Companies House. Bagi syarikat sendirian berhad, dalam keadaan biasa, ini mesti dalam tempoh 9 bulan dari akhir tahun perakaunan. Denda akan dikenakan jika akaun lewat.
- Sekali setahun, Companies House akan menghantar peringatan kepada setiap syarikat untuk memfailkan 'penyataan pengesahan', yang menggantikan Penyata Tahunan lama, dan boleh difailkan dalam talian atau dengan memuat turun dan melengkapkannya di atas kertas (dengan bayaran yang lebih tinggi). Syarikat mesti 'menyemak dan mengesahkan' bahawa maklumat yang disimpan pada tarikh akhir yang diberikan adalah tepat. Penyata mesti difailkan dalam tempoh 14 hari dari akhir 'tempoh semakan' dan tarikh akhir akan dinyatakan pada peringatan; jika ia dikembalikan lewat atau tidak dikembalikan langsung, syarikat, pengarah dan setiausaha (jika dilantik) boleh didakwa. Penyata pengesahan ini menggantikan penyata tahunan dari Jun 2016 dan syarikat dibenarkan memfailkannya lebih kerap daripada setahun jika mereka mahu, walaupun mereka masih hanya akan membayar yuran setiap tahun (dan bukannya setiap kali mereka memfailkan).
- Semua perubahan pada cara syarikat diuruskan perlu dimaklumkan kepada Companies House, dalam tempoh tertentu antara 14 dan 28 hari, bergantung pada perubahan tersebut. Penyata pengesahan tahunan tidak boleh digunakan untuk mengubah maklumat ini dan borang berasingan harus digunakan. Borang yang paling biasa termasuk:
- perubahan dalam pengarah, setiausaha dan butiran mereka
- perubahan tarikh rujukan perakaunan
- pertukaran pejabat berdaftar
- peruntukan saham.
- Jika sesebuah syarikat tidak melengkapkan penyata pengesahannya, Pendaftar boleh menganggap bahawa syarikat itu tidak lagi menjalankan perniagaan dan mengambil langkah untuk mengeluarkannya daripada daftar.
- Versi Tataurusan Syarikat yang dikemas kini difailkan apabila terdapat perubahan.
- Peraturan berkaitan daftar PSC telah berubah sejak daftar ini diperkenalkan. Pada mulanya, syarikat boleh mengemas kini versi awam daftar PSC mereka setiap tahun sebagai sebahagian daripada penyata pengesahan mereka, tetapi kini setiap perubahan perlu dikemas kini pada daftar dalam tempoh 14 hari dan dimaklumkan kepada Companies House dalam tempoh 14 hari lagi.
Caj
Apabila sesebuah syarikat memberikan cagaran untuk pinjaman, sama ada pemberi pinjaman atau peminjam hendaklah memaklumkan kepada Companies House dalam tempoh 21 hari, dengan mengisi borang yang sesuai dan membayar caj berkanun. Tanpa pendaftaran tepat pada masanya, caj tersebut akan terbatal – iaitu, pinjaman masih boleh dibayar balik tetapi cagaran yang diberikan tidak sah. Ini tidak terpakai kepada harta yang diperolehi yang tertakluk kepada caj.
Amalan setiausaha syarikat yang baik memastikan sebarang caj yang diwujudkan didaftarkan dan profil kredit syarikat dilindungi dengan mengalih keluar caj tersebut daripada daftar sebaik sahaja pinjaman dibayar balik.
Mesyuarat dan resolusi
Undang-undang syarikat menetapkan prosedur untuk menjalankan aspek tertentu perniagaan syarikat melalui mesyuarat formal di mana resolusi akan diluluskan. Apabila resolusi diluluskan, syarikat terikat dengannya (resolusi ialah perjanjian atau keputusan yang diambil oleh ahli).
Di sini, peranan setiausaha syarikat adalah untuk memastikan notis mesyuarat yang sewajarnya diberikan kepada mereka yang berhak hadir, mencatatkan prosiding dan memastikan salinan resolusi yang mempengaruhi cara syarikat dikendalikan dihantar ke Companies House dalam tempoh masa yang berkaitan.
Notis mesyuarat syarikat
Ahli dan juruaudit berhak mendapat notis mesyuarat syarikat. Bagi syarikat sendirian berhad, notis mesyuarat agung sekurang-kurangnya 14 hari diperlukan. Notis boleh dibuat secara bertulis, melalui e-mel atau melalui laman web (jika syarat-syarat tertentu dipenuhi). Walau bagaimanapun, syarikat swasta tidak lagi dikehendaki mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan (AGM), melainkan jika Tataurusan Persatuan syarikat membuat peruntukan yang jelas untuk mengadakan AGM.
Jika syarikat sedia ada dengan peruntukan nyata sedia ada untuk AGM ingin memansuhkan keperluan ini, ia perlu mengubah Artikelnya melalui resolusi khas.
Resolusi
Terdapat dua jenis resolusi yang boleh diluluskan: resolusi biasa (diluluskan dengan majoriti mudah ahli) dan resolusi khas (diluluskan dengan majoriti 75% ahli). Secara amnya, resolusi akan diundi oleh mana-mana ahli yang hadir dalam mesyuarat.
Syarikat swasta boleh membuat kebanyakan keputusan melalui resolusi bertulis. Resolusi sedemikian tidak memerlukan salinan cetak dan boleh diluluskan melalui e-mel. Walau bagaimanapun, resolusi ini perlu diluluskan oleh majoriti semua ahli syarikat, bukan hanya oleh mereka yang mengembalikan borang undian!
Adalah penting bagi syarikat untuk menyimpan salinan semua keputusan penting yang diambil dalam pengurusan syarikat jika ia dibuat pada mesyuarat atau melalui resolusi bertulis. Sekiranya keputusan ini mengubah cara syarikat dikendalikan, salinannya perlu difailkan di Companies House.
Menjaga rekod awam anda selamat
Companies House baru-baru ini melaporkan peningkatan tahap pemfailan maklumat palsu. Satu taktik kegemaran ramai adalah menukar pejabat berdaftar syarikat dengan menghantar borang yang sesuai kepada Companies House. Sebaik sahaja ini diterima, penipu boleh menukar pengarah atau memfailkan akaun palsu tanpa syarikat itu sedar bahawa mereka telah dicuri! Mereka kemudian boleh membeli barangan atau mendapatkan kredit berdasarkan maklumat palsu ini.
Companies House amat menggalakkan syarikat-syarikat untuk memfailkan maklumat mereka dalam talian. Ini boleh menjadi kaedah yang sangat selamat, terutamanya jika syarikat mendaftar untuk pengaturan keselamatan yang dipertingkatkan yang ditawarkan oleh sistem PROOF (pemfailan dalam talian yang dilindungi) mereka, yang menghalang pemfailan kertas bagi borang-borang tertentu.
Perubahan akan datang
Kerajaan telah menerbitkan kertas putih pada akhir Februari 2022 yang menetapkan pendiriannya mengenai pembaharuan Companies House sebelum memperkenalkan undang-undang ke Parlimen. Perubahan utama yang dicadangkan termasuk memperluas peranan Pendaftar bagi mengekalkan integriti maklumat yang disimpan dalam daftar awam, pengenalan pengesahan identiti bagi mereka yang membentuk, mengurus dan mengawal syarikat dan menambah baik maklumat kewangan yang tersedia, termasuk keperluan penandaan iXBRL bagi akaun yang difailkan dan penyingkiran keupayaan syarikat kecil untuk memfailkan akaun ringkas atau akaun yang difailkan. Walau bagaimanapun, telah disahkan bahawa tiada rancangan untuk meminda tarikh akhir pemfailan akaun yang akan melegakan ramai.
Rang Undang-Undang Jenayah Ekonomi dan Ketelusan Korporat telah mendapat Perkenan Diraja pada 26 Oktober 2023. Langkah-langkah pertama dalam akta ini telah diperkenalkan pada Musim Bunga 2024, namun banyak perubahan memerlukan pembangunan sistem dan perundangan sekunder sebelum ia diperkenalkan. Lama-kelamaan, langkah-langkah yang diperkenalkan akan membawa kepada peningkatan ketelusan dan maklumat yang lebih tepat dan dipercayai dalam daftar.
Yang amat relevan kepada setiausaha syarikat adalah keperluan bagi sesiapa yang bertindak bagi pihak syarikat untuk mengesahkan identiti mereka bagi terus berinteraksi dalam kapasiti tersebut dengan Companies House. Mulai 8 April 2025, individu perlu mengesahkan identiti mereka sama ada secara langsung dengan Companies House atau melalui Penyedia Perkhidmatan Korporat yang Dibenarkan (ACSP).
